В статье рассказываем, как мы в kokoc.tech построили систему адаптации веб-мастера стажёра, внедрили ее в производство в формате квеста и научились масштабировать отдел с минимальными затратами в короткое время.
Чем занимаются веб-мастера и почему они нужны всегда
Веб-мастер – специалист, выполняющий задачи широкого профиля. Он может поправить вёрстку, залить контент, настроить редиректы или исправить поломку на сайте. Направление веб-мастеринга растет «в ширину», поэтому подходит для junior-специалистов, которые могут прокачаться на базовых задачах и на практике понять, какое направление в дальнейшем выбрать для роста внутри компании, фронтенд или бэкенд.
Развитие специалиста от веб-мастера до junior-разработчика в среднем занимает 6-12 месяцев, поэтому у компании есть потребность непрерывного ввода в работу новых веб-мастеров.
Мы выделили основные ошибки при онбординге:
- Забыли на испытательном сроке рассказать, как считаются бонусы, сотрудник не спросил, в результате возникло недопонимание.
- Не сообщили сотруднику о неочевидном регламенте, возникли ошибки в работе.
- Мелкие накладки, которые создают взаимное непонимание: не обменялись телефонами, не объяснили условия испытательного срока и прочее.
К тому же в команде было четкое разделение на крутых профи, с которыми хотели работать все заказчики, и новичков, которых неохотно включали в проекты.
Задача: разработать простой и понятный процесс адаптации
Мы хотели создать процесс ввода стажёров в работу, который бы:
- Сделал адаптацию полуавтоматической, с меньшими затратами и большей точностью.
- мотивировал участников на достижение результата.
- Был прозрачным и однозначным для всех участников процесса.
- Был легко управляем и позволял бы передавать задачи разным исполнителям без потери качества.
Как мы построили бизнес-процесс адаптации: от концепции до ведения задач
Концепция «куратор — стажёр»: как замотивировать наставника
Мы ввели систему наставничества «куратор — стажёр», при которой за начинающим специалистом закрепляется куратор — руководитель или опытный специалист отдела. Куратор отвечает за ведение процесса, качество передачи необходимой информации стажёру, разъяснение регламентов и прочие важные вещи.
Мотивация куратора — не только финансовая, это и получение дополнительного опыта. В рабочие планы специалиста заранее вписывается наставничество: 1 час рабочего времени в день в первый месяц испытательного срока стажёра и по 30 минут в день на второй и третий месяцы. В начале куратор поясняет и проверяет каждую поставленную стажёру задачу, в дальнейшем он подключается к производственным задачам опционально.
Для стажёра весь процесс выглядит линейно: пришел куратор, рассказал про технологию, попросил установить программу, описал компанию и продукты. Структура и четкий план задач наставничества остаются для стажёра «под капотом».
Формализация процесса адаптации: разбиваем задачи на три месяца
Мы подготовили набор задач, которые необходимо выполнить в процессе адаптации. Они позволяют за три месяца испытательного срока подготовить из стажёра джуниора со знаниями git, регламентов работы, системы мотивации и прочих деталей. Все задачи разбили на 3 месяца, чтобы информация выдавалась дозированно. Например, задача по разъяснениям мотивационной системы выполняется на третьем месяце работы, так как она актуальна ближе к окончанию испытательного срока. А задача на обучение вводится со второго месяца испытательного срока, ведь в первый месяц стажёру дается достаточно много новой информации, в которой предстоит разобраться.
Коллаборация со школой разработки Kokoc.tech
В процессе адаптации стажёр проходит обязательные учебные курсы в нашей школе разработки: «GIT», «Терминал и SSH» и «Выполнение задач по seo-аудитам». При этом наставником на курсах может быть и сам куратор.
Автоматизация процесса: ведем задачи в Asana
Для ведения процесса адаптации стажёров используем задачник Asana. Мы создали шаблон, который учитывает все задачи по адаптации: работа начинается с копирования задачи-шаблона и расстановки дедлайнов. В задачи добавили подсказки, ссылки на необходимые документы и регламенты. Это ускоряет работу со стажёрами и снимает проблему «забывчивости».
После расстановки дедлайнов задачи отображаются в календаре вместе с остальными задачами: становится сложнее забыть о них.
Адаптация как квест для стажёра: используем элементы геймификации
Основные задачи адаптации, которыми управляет сам стажёр, мы преобразовали в увлекательный квест. Схему квеста ярко оформили, распечатали и повесили на маркерную доску в офисе. При найме стажёра стикер с его именем помещаем на доску и передвигаем по мере прохождения задач.
Правила игры простые: единицей квеста является неделя. Если все задачи недели выполнены – стажёр переходит на следующую неделю. Если задачи не выполнены – стажёр остается на предыдущем уровне, а испытательный срок продлевается еще на одну неделю. Геймификация дополнительно мотивирует стажёра и позволяет визуализировать результаты испытательного срока.
С уходом на удаленку во время пандемии мы за несколько часов перенесли бумажный квест в электронную версию, собранную буквально «на коленке». Разработку с простым функционалом добавления и перемещения сотрудника по полю выполнили сами стажёры.
Сейчас используем и бумажную, и электронную версию квеста.
Итоговый тест: какие компетенции проверяем
В финале квеста стажёр пишет итоговый тест, который проверяет следующие компетенции:
- Hard skills – 70% вопросов.
- Административные знания, то есть правила работы, регламенты и истоки собственной мотивации – 25% вопросов.
- Коммуникации и офис – 5% вопросов.
Пример вопроса из итогового теста, проверяем hard skills.
Результаты адаптации: превращение стажёра в джуниора
В процессе адаптации из стажёра с базовыми техническими компетенциями получаем джуниора. Вот его основные черты:
- умеет самостоятельно решать базовые задачи отдела;
- отлично знает процессы и регламенты;
- разбирается в структуре компании и внутренней кухне;
- понимает, как считается его мотивация;
- ориентируется в рабочих инструментах и сервисах.
Кстати, наиболее вероятно, что стажёр — выпускник нашей школы разработки. О ней мы рассказывали в этой статье.
Пять примеров эффективности нашей системы адаптации
1. Руководитель не тратит много времени на обучение новичка — достаточно четко следовать отработанному процессу.
2. Нет шанса упустить важную задачу. Например, планирование исключает ситуацию, когда стажёр не знает, как считаются бонусы или как оформить отпуск. Усиливается понимание обеими сторонами общих правил работы.
3. Мы избавились от разделения в команде на профи и новичков. После испытательного срока мы получаем среднего веб-мастера с базовыми техническими знаниями и пониманием всех регламентов и чек-листов. Заказчики перестали вникать, кто из исполнителей делает задачи, так как получали примерно равный уровень качества. Это позволяет новичкам активно включаться в работу.
4. Мы научились быстро и с прогнозируемой скоростью готовить специалистов в отдел.
5. Решили вопрос мотивации на испытательном сроке: стажёр видит, что ему нужно изучить для получения результата и перехода на следующий уровень. Визуализация успехов и неудач положительно влияет на итоги испытательного срок.