Несколько лет назад команда Точки кипения — Томск разработала «Атлас форматов совместной работы», чтобы сделать мероприятия эффективнее. Главной целью было показать, какие форматы уже успешно используют, и дать четкие правила, по которым пользователи будут использовать их в первозданном виде, адаптировать под свои нужды или даже миксовать для лучшего результата. Самые интересные варианты мы взяли для этой статьи. Пусть она станет вашей шпаргалкой, когда вам понадобится объединить людей, чтобы решить задачу.
Дизайн-сессия
Такой формат поможет найти свежие идеи и разработать решение сложной задачи. В основе — творческии подход и ориентация на клиентский опыт.
Для чего проводят:
- создать решение с фокусом на потребности пользователей;
- разработать что-то кардинально новое в сфере или на рынке;
- сформировать новый продукт, услугу или процесс в компании;
- решить проблему, когда не помогают традиционные методы.
Основной инструмент дизайн-сессии — дизайн-мышление. Сейчас это бизнес-тренд и парадигма для многих компаний. В дизайн-мышлении важно поставить в центр конечного потребителя и его потребности. Формат эффективен в том числе в сфере образования.
В дизайн-сессии пять этапов:
1. Сопереживание и эмпатия — этап исследований. Собираем информацию и получаем представление о проблеме. Проводим фокус-группы, глубинные интервью, наблюдения в реальных условиях.
2. Определение — анализ исследований. Изучаем и структурируем результаты первого этапа. Четко формулируем проблему.
3. Идея — мозговой штурм. Придумываем решения и пробуем по-другому посмотреть на проблему.
4. Прототипирование — экспериментальный этап. Отбираем наиболее удачные решения для каждой из проблем и создаем MVP продукта.
5. Тестирование продукта — показываем результат фокус-группе. Фиксируем недочеты и возвращаемся к предыдущим этапам процесса для следующих итерации совершенствования продукта.
Что важно:
— определить руководителя дизайн-сессии, модераторов, команды участников с междисциплинарными компетенциями и эксперта по теме сессии;
— предварительно подготовиться — провести кабинетные исследования по теме;
— разогреть участников командными играми и активностями на сплочение;
— следить за временем и последовательностью этапов;
— фиксировать результаты в схемах, презентациях и прототипах;
— провести рефлексию.
Участники команд отрабатывают творческое, логическое и проектное мышление, навыки наблюдения, поиска и формулирования идей. Формат помогает создать комфортные условия для командной работы, участникам — научиться работать с другими людьми и отработать профессиональные навыки.
Круглый стол
Это формат активной коммуникации: каждый участник высказывает свое мнение по конкретной теме. Круглый стол проводят как отдельное событие или как часть более крупного мероприятия. Бывают круглые столы с публичным наблюдением. Спикерам предоставляют повестку круглого стола и сопроводительные материалы.
Для чего проводят:
- определить точку зрения участников по обсуждаемой проблеме;
- открыть все возможные идеи по обсуждаемой теме;
- обобщить идеи и мнения, составить перечень вопросов по теме.
Может быть два типа механики: участники выступают с докладами и затем обсуждают услышанное либо модератор выдвигает тезисы и держит ход обсуждения в русле проблемы.
Участники отрабатывают навыки активного слушания и коммуникации, умения выслушать разные мнения и отстаивать собственную точку зрения, мыслить критически, прогнозировать, сотрудничать, работать в группе.
Что важно:
— подобрать модератора или ведущего, который хорошо разбирается в теме и умеет контролировать обсуждение;
— сфокусироваться на узкой теме;
— заранее подготовить вопросы и оповестить участников;
— заранее определить тайминг и порядок выступлений;
— обеспечить равноправное участие представителей всех заинтересованных сторон;
— выявить точки зрения всех участников во время мероприятия;
— уложиться в два часа.
Формат круглого стола позволяет установить и развить эффективную коммуникацию между участниками с принципиально разными мнениями, найти способы решения проблемы.
Воркшоп
Участники работают в небольших группах под руководством фасилитатора. В основе — решение практических бизнес-задач. Часто воркшопы включают образовательные элементы, когда участники получают знания и сразу отрабатывают их на практике для решения поставленной задачи. По итогам воркшопа команды презентуют результаты.
Для чего проводят:
- решить реальную задачу бизнеса;
- обучить людей новым скиллам;
- найти экспертов для проекта или закрыть вакансии.
Воркшопы популярны в технологическом секторе и занимают важное место в разработке новых продуктов.
Какие могут быть роли:
- заказчик;
- потребитель результата;
- фасилитатор;
- методолог;
- генератор контента;
- бизнес-аналитик, который формулирует ожидаемый результат и помогает определить содержание бизнес-вопроса;
- приглашенные эксперты по заданной теме, представители бизнеса, заказчика или потребителя;
- визуализаторы или стенографы, которые оформляют результаты каждого этапа работы группы, чтобы участники видели наработанные результаты;
- маркетологи и ивент-менеджеры, которые организуют процесс, находят участников и площадку.
Что важно:
— взять за основу реальный актуальный бизнес-кейс;
— выявить конкретного заказчика и потребителя результата;
— сформулировать измеримый результат;
— подобрать релевантных участников, возможно методом анкетирования;
— разработать сценарий и методологию воркшопа.
Воркшопы помогают участникам найти новые контакты, получить знания и проявить себя, а организаторам — выявить «новых» специалистов и получить применимый в бизнесе результат.
Лекция
Устное выступление эксперта для большой аудитории. Лекции могут быть короткими и входить в серию или идти до нескольких часов. Для всех желающих или только для узкого круга.
Для чего проводят:
- погрузить аудиторию в историю вопроса;
- сформировать представление о предмете;
- предложить задачу или проблему.
Что важно:
— четко понять цели и задачи, на достижение которых влияет лекция;
— определить продолжительность лекции, целевую аудиторию и тональность;
— составить презентационный материалы и справку о лекторе.
С помощью лекций эксперт нарабатывает опыт публичных выступлений, структурирования и упаковки информации, работы с аудиторией. Слушатели учатся фокусироваться на теме, конспектировать тезисы, сопоставлять полученную информацию со своими задачами и задавать вопросы.
Стратегическая сессия
Этот формат групповой работы позволяет проанализировать и оценить ситуацию, выявить проблемы, разработать решения и общий взгляд на развитие на определенный период времени. Стратегическая сессия может длиться от нескольких часов до нескольких дней. Как правило, в группах участвует по 5‒9 человек, но могут быть варианты.
Фундамент стратегической сессии — чередование формата конференции и групповой работы. В первой части участники выступают с докладами, задают вопросы и отвечают на них. Во второй — дискутируют и формируют единое мнение. Чередование форматов позволяет довести работу с проблемой до проекта и плана реализации.
Какие могут быть типы:
- «Классическая» — высказывание позиций, обсуждение сценариев развития каждого варианта и формулирование базового сценария реализации стратегии.
- «Assessment-сессия», или «Сессия ситуационного анализа» — оценка ситуациипо конкретному вопросу.
- Стресс-форсайт — сопоставление проблем развития отрасли и стресс-факторов, которые могут повлиять на развитие конкретной компании.
Для чего проводят:
- определить стратегические цели, приоритеты и задачи развития компании или проекта;
- найти эффективные способы реализации федеральных и региональных проектов в случае участия госорганов;
- сформулировать цели и позиции стейкхолдеров по конкретному вопросу.
Какие могут быть роли:
- заказчик — формирует задачу;
- архитектор сессии — отвечает за структуру, сценарий, подбор инструментов;
- ведущий — объявляет программу и тайминг, разъясняет участникам задачу работына каждом этапе;
- фасилитаторы — дают установки на работу в группе, поддерживают рабочии процесс, вовлекают участников, помогают разрешать конфликты;
- администратор — поддерживает техническую часть работы;
- стенограф или скрайбер — фиксирует результаты;
- дизайнер — создает прототип, если потребуется.
Что важно:
— определить задачу: почему ее необходимо решать сейчас, были ли попытки решить задачу раньше, к чему они привели, кто сторонники и противники решения задачи;
— включить в работу сессии заказчика или руководителя, как минимум на открытие стратсессии и приемку материалов;
— организовать комфортное пространство, которое вмещает всех участников, с хорошим освещением, флип-чартами и досками;
— пригласить представителей разных подразделении или сфер деятельности и предложить алгоритм достижения согласия с учетом интересов всех сторон;
— предоставить каждому участнику возможность заявить позицию, метод стикеров поможет высказаться всем в условиях нехватки времени;
— организовать качественную фасилитацию для вовлечения участников в процесс;
— применять разные инструменты вовлечения: доклады, работу со стикерами и карточками, интерактивное голосование;
— установить достаточное время для решения задачи.
Участники учатся работать в командах «под задачу» и переключаться из авторитарной модели работы в горизонтальную коммуникацию. Так формат позволяет услышать молодых специалистов, а также тех, с кем проявлялись разногласия. Также участники учатся обсуждать сложные темы, поддерживая безопасную атмосферу общения, формулировать проблематику и смотреть на проблему с других сторон, пересматривать убеждения и принимать отличные точки зрения.
Примерно
60% усилии команды уходит на этап проектирования и подготовки,
35% — на проведение,
5% — на «упаковку», передачу и интерпретацию результатов, а также подготовку предложении, как их использовать.
Совещание
Проводят, чтобы засинхронить позиции участников по выбранному вопросу: в узком или расширенном кругу, на постоянной основе или стихийно.
Для чего проводят:
- обменяться информацией;
- прояснить ситуацию и принять решение;
- согласовать мнение;
- сформировать общее решение по вопросу.
Что важно:
— определить задачи, подготовить повестку, следовать регламенту;
— учитывать уровень подготовки, информированности и настроя участников;
— предоставить участникам время для выступления: основному докладчику — 15‒20 минут, выступающим — 5‒10 минут;
— вести протокол, чтобы зафиксировать важную информацию и финальное решение.
На совещании участники учатся лаконично передавать информацию и разворачивать подробности в случае необходимости, быстро делать выводы, давать обратную связь и предлагать идеи в ответ на выступления других участников.
Семинар/Тренинг
Формат для развития индивидуальных или групповых навыков в узкой области. Обычно проходит с участием экспертов по предмету.
Для чего проводят:
- передать участниками новые знания и навыки в конкретной области.
Что важно:
— подготовить информационные и методические материалы;
— найти эксперта с опытом в нужной теме и признанными в профессиональном сообществе компетенциями.
На тренингах и семинарах участники учатся структурировать мысли, обсуждать сложные темы, отстаивать собственные позиции, анализировать чужое мнение.
Сессия у костра
Это формат группового обсуждения в неформальной обстановке и с ограниченным количеством участников. Один или несколько человек задают темы и основные идеи для обсуждения и мотивируют обсуждение на заданную тему. Все желающие делятся опытом. Как правило, проводят во время крупных мероприятий, но может перерасти в регулярные неформальные встречи.
Для чего проводят:
- создать условия для peer-to-peer learning и позволить участникам самим управлять процессами в группе;
- сформировать новые клубы или малые группы.
Что важно:
— ограничить число участников до 20‒30 человек;
— создать неформальную обстановку, в которой все участники будут чувствовать себя комфортно, можно стилизовать пространство под костровую поляну;
— заменить компьютеры и планшеты на распечатанные изображения и раздаточные материалы;
— ограничить время мероприятие до 90 минут и выступления участников до 15 минут;
— не ставить докладчиков в центр — они лишь задают темы, а дальше тема переходит к остальным участникам.
Формат позволяет участникам презентовать себя и свои мысли, поучиться друг у друга, найти единомышленников и партнеров.
Блиц-доклады
Серия коротких выступлении по пять минут на крупных дискуссионных площадках. Этот формат появился в IT, на конференции по языку программирования Python в 1997 году. На конференции 2000 года по языку Perl YAPC закрепился термин lightning talk.
В блиц-докладах вопросы из зала после выступлении не предусмотрены, чтобы не сбивать динамику. Иногда слушателям предлагают зафиксировать вопросы и задать их после всех выступлении. Об окончании выступления докладчика сигнализирует удар гонга или объявление ведущего.
Для чего проводят:
- поделиться идеями за короткое время;
- создать условия для выступления сразу большого количества экспертов;
- дать слово молодым спикерам.
Что важно:
— предварительно подготовить сценарий мероприятия, чтобы все выступления следовали друг за другом в тематической последовательности;
— пригласить 10‒15 спикеров с докладами в заданной концепции;
— собрать с докладчиков раздаточные материалы для слушателей или презентации на 3‒5 слайдов;
— предотвратить однотипные выступления;
— создать неформальную обстановку.
Блиц-формат позволяет отработать навык публичного выступления на большой аудитории, научиться лаконично формулировать мысли, презентовать себя и свою идею, удерживать внимание и интерес аудитории.
Какие вопросы помогут спикерам подготовить выступления:
Есть ли что-то новаторское в том, что вы делаете?
Ваша работа влияет на компанию или сообщество?
Вы значительных результатов или узнали что-то важное?
В чем ключевая идея вашего выступления? Поставьте ее в начало.
Мировое кафе
Формат World Cafe разработали в 1995 году Хуанита Браун и Дэвид Айзекс. Это структурированный обмен знаниями: группы людеи за несколькими столами обсуждают заданную тему, меняясь местами. В идеале за следующим столом участники развивают темы и вопросы предыдущего стола. Есть бренды, которые выпускают оборудование для World Cafe, например, бумажные скатерти с заранее размеченными секторами.
Для чего проводят:
- найти решение проблемы;
- принять нестандартные решения;
- объединить несколько точек зрения;
- спланировать работу;
- подвести итоги проекта, конференции, обучения, года;
- обменяться опытом.
Во время общения за столами участники должны активно слушать друг друга и выцеплять ценные мысли и идеи. У каждого стола есть «table host» — хозяин. Он фиксирует ход обсуждения, рассказывает участникам с других столов, как прошло предыдущее обсуждение, а в конце делится совместными открытиями со всеми — этот этап называется «сбор урожая».
Что важно:
— определить цели мероприятия и выбрать наиболее важные элементы: участников, темы и вопросы, результаты;
— выбрать светлое уютное помещение с атмосферой кофейни, добавить живые цветы, ненавязчивую музыку, напитки;
— пригласить минимум 12 участников, чтобы за одним столом сидели 3‒7 человек;
— определить «table host» для каждого стола и ведущего, который объяснит правила, проследит за временем, даст команду для перехода между столами;
— определить вопросы для обсуждения;
— дать возможность перемещаться между столами, знакомиться с новыми людьми, активно делиться мыслями, находить связи между своими открытиями и постоянно расширяющимися кругами мышления;
Примерный тайминг — 60‒90 минут:
Вступительное слово ведущего, объединение в группы, выбирается «хозяина стола», раздача маркеров, стикеров и флипчартов — 3‒5 минут.
Первое обсуждение — 10‒20 минут.
Переход участников, кроме table host к другому столу по часовой стрелке, погружение новых участников в курс дела, обсуждение — 10‒20 минут.
Со следующего перехода продолжительность обсуждения за столами сокращается до 7‒15 минут.
Участники возвращаются за свои столы, подводят итоги, готовят выступление с визуализацией на листах флипчарта.
Каждый стол представляет результаты работы — по 5 минут.
Во время мероприятия участники учатся формулировать и задавать вопросы, развивают социальные навыки, критическое, аналитическое и креативное мышление.
Agile сommand training
Это настольная ролевая игра, которая моделирует процесс разработки программного обеспечения и дает эффект быстрого опыта. Ведущии моделирует взаимодеиствие с клиентом, коллегами, конкурентами и, наблюдая за командой, добавляет новые ситуации. Чаще всего применяют в IT.
В основе тренинга — гибкие методологии Agile и Scrum. По сценарию команда должна выполнить проект за три спринта. Этому препятствуют события, которые игроки получают рандомно или от ведущего: сдвиг сроков, болезнь разработчиков, ошибки в коде, изменения требовании клиентом, неожиданный аудит, общение с конкурентами. Дает возможность применить жесткие правила и механики в забавной игровой форме.
В игре два принципа:
- Принцип быстрой связи — некачественное, нецелевое деиствие ведет к негативным последствиям. Так участники видят очевидную связь между поступком и результатом.
- Реальные кеисы, проблемы и ситуации. Для тренинга разработаны методология и чек-листы для оценки участников. Так можно отследить динамическое развитие навыков внутри команды.
Для чего проводят:
- оценить и отобрать специалистов при трудоустройстве;
- показать важность качественного взаимодеиствия внутри команды и последствия его отсутствия;
- точечно проработать проблемы внутри команды или вскрыть качества отдельного игрока;
- смоделировать ситуации, в которых можно получить опыт проваленной командной разработки, чтобы не допустить этого в работе;
- научить коммуницировать внутри команды и учитывать риски замалчивания проблем;
- научить правильно реагировать на проблемы во время работы над проектом;
- отследить развитие Soft Skills участников от тренинга к тренингу;
- интегрировать новых специалистов в рабочии процесс.
Что важно:
— подобрать ведущего, который будет направлять сюжет и погружать участников в тренинг;
— назначить тренинг на первую половину дня, так как он длится 3‒5 часов;
— предоставить настольную игру и стенд для визуализаций;
— организовать кофе-брейк для «перезагрузки» участников.
В процессе тренинга участники учатся работать в команде, общаться с коллегами, грамотно и убедительно излагать мысли, заказчиками, руководством и управлять конфликтами, реагировать на изменения, планировать и организовывать работу, распознавать эмоции и управлять ими.
Всего в Атлас вошло 26 форматов групповой работы, включая четыре формата, которые создали в Точках кипения. Прочитать о сети Точек и найти пространство для встречи в своем городе можно на Leader-ID.
Наконец-то кто-то собрал эти понятия и рассказал отличия)
Томск ❤️