Методика MeetBuster: как не сойти с ума от встреч

«Как же достали эти созвоны» © Чуть более, чем каждый человек, работающий за компьютером

Как сказал Джейсон Стэтхем (а также Ленин, Толстой и Омар Хайям) : "Нет большего зла, чем встречи ради встреч". Неэффективные, хаотичные, с кучей разрозненных задач, из которых вся команда выходит выжатой, и нужен еще час, чтобы переключиться на другие задачи.

Поделимся методикой MeetBuster, которую мы разработали, чтобы сделать встречи не двухчасовым злом, а полезными 30 минутами. Поехали!

Врага нужно знать в лицо

В какой-то момент у любого лида или менеджера рабочий календарь превращается в сплошную череду митингов, стендапов, воркшопов и встреч 1 на 1. Больше людей, больше вопросов, больше задач.

Рисовать, “кодить”, продавать — становится некогда, но это только полбеды. Постепенно этот хаос начинает пожирать ресурсы мозга и влиять на эффективность.

А неуправляемость и отсутствие понятной структуры превращает такие совещания в вампиров – после них нет энергии, нет ресурсов решать задачи, да и на сами встречи идти не хочется.

Знакомая картина? Для нас да. И это чуть не стоило бизнеса одному из кофаундеров проекта. Поэтому мы создали MeetBuster и хотим поделиться с вами.

Что такое MeetBuster?

MeetBuster – это методика улучшения эффективности встреч и совещаний, с помощью которой легко:

• Выходить со встреч отдохнувшим, а не уставшим;
• Успевать много сделать (а не сказать) за время встречи;
• Сократить время встречи.

Она состоит из:

• Аналитики;
• Индивидуальных шаблонов встреч (сейчас в Notion);
• Best practices до, во время и после встреч.

Работа начинается с аналитики болей в конкретном бизнесе или департаменте и глубинных интервью с руководителями. Это поможет понять проблему и ее причину.

В период от 2-х недель до месяца проходит адаптация – и шаблонов под команду, и команды к шаблонам. При этом, можно создавать разные типы встреч (sync, daily meeting, PBR, planning, one2one и другие) и делать из них свои шаблоны.

Иван Серебренников, дизайн-лид в BeInCrypto, кофаундер MeetBuster:

«Сервис родился из внутренней потребности. Кроме стартапов, в моем управлении несколько дизайн-команд, каждая со своим пулом задач и сегментом ответственности.

Вместе с моим коллегой мы строим дизайн-департамент. И в какой-то точке развития столкнулись с мешаниной из множества вопросов, задач и новостей. Мы просто сидели час-полтора и разгребали 40-50 задач. С шаблоном за час стали успевать довольно много. Сейчас встречи сократились до 30 минут, и, в основном, мы уходим раньше.

В результате, мы эволюционировали от состояния «не хочется на встречу, она сложная, трудоемкая, занимает много времени» до того, что мы приходим, решаем все за 20 минут и уходим отдохнувшие, в хорошем настроении».

В дальнейшем - это система, в которой будет аудио- и видеосвязь, встречи происходят в режиме одного окна, планировщик, фреймворки для проведения встреч и борд с результатами.

Какие проблемы помогает решать?

Валентин Смолин, Product-manager PeopleDo и ex-eLama, кофаундер и создатель методики MeetBuster:

«Мы опросили лидов из 10-ти компаний. Проблемы примерно одинаковые - куча встреч проходит не про то, про что компании нужно.

Кроме того, после встречи сотрудники, не получив ответа, уходят демотивированными. Они потратили время впустую и будут делать задачи, связанные с этой встречей и ее неэффективностью.

И это глобальная история, которая съедает ресурсы. Поэтому наша методика помогает планировать, проводить встречи, работать с результатами и целеполаганием. В конечном счете, она напрямую влияет на продуктивность команды и бизнеса в целом».

Зачем использовать MeetBuster?

Валентин Смолин, Product-manager PeopleDo и ex-eLama, кофаундер и создатель методики MeetBuster:

«Мы проанализировали свойства продукта по модели Кано, опросили тестовых пользователей и вот, за что нас выбирают»:

1. Онлайн и оффлайн встречи продуктивнее в 2-3 раза. В BeInCrypto за 30 минут по шаблону команда успевает обсудить 10-15 задач, а до внедрения за час проходили только 5-6.

2. MeetBuster экономит время в 2-3 раза – команда сократила встречи от 1-2 часов до 30 минут, при этом, результативность стала выше.

3. Сервис помогает определить и убрать лишние/не нужные встречи и фокусироваться больше на основных рабочих задачах.

4. Высвобождается ресурс ключевых членов команды и руководителей, который раньше тратился на дизайн встречи.

Мы тестировали и поняли это с Иваном, дизайн-лидом BeInCrypto, у которого в день около 5-8 часов занимают встречи, как 1 на 1, так и с командой из 6-10 человек.

5. Повышается работоспособность, особенно, если встреч большое количество каждый день. Все проходит легко и понятно, мотивация и уровень удовлетворенности сотрудников от встреч внутри компании тоже растет. Это больше не вселенское скучное зло :)

6. Не теряются все важные вопросы в повестке и всегда хватает времени, чтобы обсудить все запланированное. Шаблон с решениями помогает вспомнить, что было на предыдущей встрече.

7. После встреч по шаблону MeetBuster у сотрудников более ресурсное состояние - им не нужно дополнительное время, чтобы настроиться и переключиться на другие задачи.

Как начать пользоваться?

У нас есть позитивный фидбек от, например, VK и BeInCrypto (World Top-3). Продукт сейчас проходит доработку, мы видим его как облачную платформу и стремимся к этому. Поэтому было бы интересно потестировать его версии в различных типах бизнеса.

Вы решите свои боли, связанные с хаотичными встречами, а мы получим хороший кейс и адекватный фидбек. Профит!