Или лыжи не едут, или тайм-менеджмент не работает: в чем провалы красивой на словах теории

Про тайм-менеджмент есть куча умных книжек и статей, которые находят своих читателей и собирают миллионы просмотров в Интернете. У подхода есть немало положительных сторон — и многие подтвердят, что управление временем делает их жизнь проще. Однако тайм-менеджмент — не панацея, и он не дает ответов на все вопросы об эффективности. Почему не стоит воспринимать тайм-менеджмент и его принципы слишком буквально, рассказываем в этой статье.

Немудрено, что тема тайм-менеджмента актуальна: люди постоянно куда-то спешат и опаздывают, жалуются на нехватку времени. Они отказывают друзьям во встречах и забрасывают любимые хобби, иногда даже не навещают родителей и не уделяют должного внимания детям. Отговорка одна — «дедлайны жмут».

У кого-то всё расписано буквально по минутам. Другие уходят, как в омут с головой, в вечную гонку, чтобы «всё успеть и ничего не забыть». Иногда получается маневрировать между множеством разных задач, иногда не особо — стресс, проблемы со здоровьем или что-то другое, что не во власти человека, оказывается сильнее.

Работа занимает бόльшую часть жизни среднестатистического человека, и если есть проблемы со временем в этой области, оставлять их без внимания — преступление против самого себя.

Приведем краткие тезисы тайм-менеджмента:

• Планировать дела и прописывать примерные временные затраты на каждое;
• Расставлять приоритеты — что срочно, что сложно, а что можно отложить;
• Отказаться от всего, что отвлекает от дел или заниматься этим только тогда, когда закрыты все задачи на день;
• Делегировать часть дел другим людям.

Кстати, если вы не сильно в теме, но хотите погрузиться, есть отличная статья про тайм-менеджмент. Автор доступно описал все принципы и поделился полезными техниками — пользуйтесь на здоровье, если вам это подходит и у вас нет нареканий к тезисам.

Если хотите критику подхода — идем дальше. Спойлер: без человеческого фактора и субъективности тут никуда, поэтому стараемся учитывать их и показывать реальные примеры.

Но начнем с хорошего. Скорее всего, вы итак в курсе о достоинствах подхода — о них не рассказал еще только ленивый Ютубер, Тик-Токер или блогер — «проповедник успешного успеха». Тайм-менеджмент действительно дает подсказки, как рационально расходовать самый ценный ресурс — время, как стать дисциплинированным, доводить до конца всё, что задумали и что должны сделать по договоренности.

Любая теория не идеальна, и тайм-менеджмент в том числе. Без ответа остается множество вопросов.

Почему тайм-менеджмент и прокрастинация — взаимоисключающие вещи?

Тайм-менеджмент против отвлекающих факторов. Но как бороться с прокрастинацией? Особенно, если профессия творческая, и человек не может заставить себя сесть за серьезную научную статью, пока не пересмотрит всю ленту ВК за сегодня, например.

В самом деле, иногда человек после такого «ритуала» более творчески мыслит, быстрее схватывает вѝдение и тратит меньше времени на задачу. Но как объяснить это строгим руководителям, которые мониторят каждый шаг сотрудника на рабочем месте? Увы, не все работодатели знают фразу Стива Джобса о том, что нужно работать не 24 часа в сутки, а головой — и, тем более, не все с этим согласны.

Как ставить приоритеты и достигать целей, а не работать ради работы?

Ловушка, в которую часто попадает человек без понимания истинной цели: откладывает сложные задачи на потом и растрачивается на мелкие, делает всё ради «галочки».

Возьмем такой случай: «маленький» человек в большой организации. Чем больше уровней иерархии, тем сложнее обмен информацией. Донести до каждого работника его задачу так, чтобы он понял свою роль в достижении общей цели компании — непростая задача. Совсем экстремальный вариант: есть приказ — значит, надо выполнять, а не задавать вопросы.

В итоге на первый план выходит процесс, а не результат. В таком случае тайм-менеджмент и не улучшит ситуацию, и не поможет в ней ориентироваться человеку и сделать бизнес-процессы прозрачнее для него.

Как всё успевать?

Как управлять временем — вроде бы ясно на первый взгляд. Одна новая задача — это минус одна старая, а затраты на выполнение всех задач в сумме дают время, которое вы тратите на работу. Но такая математика не всегда сходится.

Во-первых, частое препятствие — согласования, которые не всегда идут гладко. Это актуально для фрилансеров. Выполнить заказ в срок и по требованиям заказчика — тот еще квест, особенно если опыт небольшой. Укладываться в сроки — это одно, а успевать сделать хорошо — другое, помимо грамотного тайм-менеджмента здесь нужен опыт и умение договариваться о возможных изменениях и доработках.

Во-вторых, промежуточные цели могут меняться, и часто приходится действовать «по ситуации», собирать пазл заново.

Пример — работа логиста. На нем все транспортные и человеческие риски. Выполнению тривиальной задачи — организации командировки — могут помешать самые разные внешние и внутренние обстоятельства, по которым приходится откладывать деловую поездку: от отмены авиарейса до болезни сотрудника. Предусмотреть всё это при распределении времени просто нереально, поэтому без гибкого планирования никуда.

Как делать «перезагрузку» и бороться со стрессом?

Чтобы работа была в радость и по силам, важно, чтобы результаты приносили гордость и воодушевление на будущие подвиги, а не усталость и подавленность.

Планирование и реализация плана тесно связаны со стрессом. Что-то не успел сделать вовремя — плохо, забыл — еще хуже. Любые рамки и ограничения напрягают изначально, а если не удается в них уложиться — приводят к стрессу.

Иногда люди сами неосознанно создают себе сложности: некоторые склонны брать на себя больше, чем могут выполнить, забывать про отдых. Меньшее из зол, которое может случиться — недовольство результатами труда и собой, большее — профессиональное выгорание. Тут вопрос, скорее, не к тайм-менеджменту, а к психотерапии, режиму отдыха и дефициту витаминов и микроэлементов.

Слишком жесткие планы

Чтобы всё расписать по минутам, нужно планировать. Если что-то идет не по плану, иногда это выбивает из колеи. Нужны гибкие планы, а это, скорее, уже импровизация — навык, который приходит с опытом.

Всегда будьте готовы к тому, что что-то может пойти не так и сроки сдвинутся. На первое время, пока сложно планировать «поминутно», это нормально и не должно вас расстраивать. Совет: чтобы успевать всё разруливать в срок, закладывайте между задачами дополнительное время для маневров и факапов.

Слишком жесткие рамки

Речь о том, когда и в каких условиях приходится выполнять задачи, как распределять время между рабочими и личными делами.

Если человек распоряжается своим временем не так, как ему удобно, он работает не так эффективно, как мог бы. Вот хочет он перед работой с собакой погулять, но не выносит общества других людей. Чтобы в одиночку это сделать, придется встать рано, а это та еще задача для «сов».

Пятидневка с 9 до 6 подходит не всем, благо есть альтернативы — гибкий и комбинированный график. «В трендах» удаленный режим работы — если этот вариант вам нравится, у нас есть статья, как выбрать удаленную работу и не ошибиться в выборе.

Работа в команде и тайм-менеджмент — вещи не всегда совместимые

Когда результат зависит не только от вас, а от команды, гибкий тайм-менеджмент нужен для всей команды. Гибкий — потому что все люди работают по-своему и выделяют время на задачи по-своему, от этого зависит, сработаются они или нет. Помочь может опытный руководитель, хотя и это не 100% гарантия.

Индивидуалистам работать с кем-то еще — просто ад, а не работа. Они привыкли делать всё сами и рассчитывать только на себя. Если кто-то накосячит — страдает результат, в который они вложили силы. Если накосячили сами — подвели команду. Обе ситуации их злят.

Следовательно, работать бόльшую часть времени в команде — не лучший вариант для индивидуалистов. Для такого типа людей подойдут профессии, которые предполагают минимальное взаимодействие с людьми и самостоятельность в планировании своих задач. Например, массажист, многие творческие профессии.

Перфекционизм — враг времени

Тайм-менеджмент, при котором человек «не щадит себя» — причина стресса и преждевременного выгорания. Это усугубляет чрезмерный перфекционизм, свойственный некоторым людям. Он убивает время, эффективность и удовлетворенность результатами своего труда. Жесткие рамки по срокам — не выход, а наоборот.

Исправить перфекционизм в себе и сказать человеку забить, если что-то не идеально по его мнению — рекомендация из ряда «У тебя депрессия? А ты не грусти». Найти работу, где платят за процесс, а не за результат — уже ближе к истине.

Делегирование доступно не всем

Во-первых, для некоторых людей делегирование — это проблемы с доверием, с разделением ответственности. Иногда проще и быстрее сделать самому, чем контролировать результаты того, кому поручили задачу.

Во-вторых, делегирование не всем это доступно. Ладно, если у вас полномочия руководителя, а если вы в компании — «маленький» человек, просьбы которого игнорировать не возбраняется — то извини, брат, не для тебя эти тайм-менеджменты писаны!

Планировать или не планировать — это личное дело каждого. Главное — управлять своим временем так, чтобы оно не работало против вас. Чтобы человеку выполнить работу в срок, получить результат и удовольствие от работы, ему нужно личное пространство — это не прихоть и не модный термин зумеров. Это необходимое условие успешной деятельности, которое в том числе включает управление собственным временем и выбор условий труда.

Если негативные стороны тайм-менеджмента — это не про вас, и у вас отлично получается управлять временем, всё успевать и не стрессовать, можете попробовать удобный шаблон планировщика в Notion, который главред Yagla адаптировала под свое личное управление временем. Здесь вы можете сохранить себе шаблон и начать им пользоваться + посмотреть советы-подсказки, как всё работает.