7 подводных камней при организации образовательных мероприятий

Раннее мы рассказывали, как организовать конференцию без бюджета.

Данная статья посвящена детализации подводных камней, с которыми можно столкнуться при организации образовательных проектов на каждом этапе.

Планирование сроков

Прежде чем начать подготовку мероприятия, необходимо определить концепцию и общую тематику, а также дату.

Первый подводный камень: время на подготовку. Закладывайте минимум 2 месяца на всю подготовку, если планируете платное мероприятие. На бюджетные мероприятия — не менее 3-х недель.

За это время предстоят этапы, на каждом из которых подстерегают трудности:

• поиск площадки;
• поиск и сбор информации от спикеров;
• продвижение мероприятия;
• работа с партнерами;
• тайминг и его согласование;
• полиграфия;
• мелкие нюансы.

Горячо рекомендую еще на берегу определять зоны ответственности и основного координатора мероприятия.

Второй подводный камень: зоны ответственности. Если у вас 4-5 организаторов, то, скорее всего, без общей координации и индивидуальной ответственности каждый подумает, что задачу сделает другой человек.

Основной координатор не принимает конкретные решения, а систематизирует работу всех организаторов и предлагает варианты решения.

Ответственные лица должны быть за каждый из пунктов. За работу со спикерами и партнерами чаще всего несколько ответственных.

Давайте сразу договоримся: если у вас расчёт на заработок — обратитесь к профессионалам.

Важно запланировать бюджет, который вы можете потратить на организацию мероприятия: часть на продвижение, часть на орграсходы.

Cкорее всего вы потратите больше, чем планировали. Закладывайте + 10% на непредвиденные траты.

Возможно, проблема локальная, но наша задача: вас предупредить.

Третий подводный камень: место проведения.

В Твери очень большой дефицит с площадками на 100 человек, которые подходят для коммерческих бизнес-мероприятий.

О чем предстоит договориться с площадкой:

• дата;
• время и количество часов;
• количество гостей и расстановка зала;
• возможность организовать внешний кофе-брейк;
• техническое сопровождение: экран, проектор, микрофоны и их количество, свет, презентер (кликер), специалист по звуку и картинке;
• организация видеосъемки с презентацией;
• наличие гардероба зимой.

Не все площадки оснащены парковкой, желательно про это предупреждать гостей.

Главный вопрос: за деньги или бесплатно?

Есть спикеры хедлайнеры: они именитые, глобальные и с райдером. С ними вопроса не возникает, но можно раздробить оплату и добиться каких-то поблажек. Важно: мы платим этим спикерам не столько за ценный контент, а потому что на них придут люди.

Есть спикеры с классным контентом, но не на широкую публику, известные только группе людей в городе. С такими ребятами мы договариваемся на безвозмездной основе для развития медийности.

На наших мероприятиях формат выступления: 20 минут, обычно мы работаем без хедлайнера с крутыми Тверскими ребятами.

Подводный камень №4: будьте готовы к сливу спикера после запуска промо. Причин множество: заболел, передумал, забыл, не рассчитал силы, семейные обстоятельства.

Если зал находится внутри ТОЦ, необходимо обеспечить логистику, чтобы участники не заблудились. Указатели — это хорошо, но живые люди — лучше.

Подводный камень №5: если хотите привлечь волонтеров, это необходимо делать заранее.

Пошаговая инструкция:

• написать координатору объединения и узнать о загруженности на вашу дату;
• написать формальную бумагу на университет (если волонтеры при университете);
• дать развернутое сообщение: количество волонтеров, форма одежды, количество часов, функционал, раздатка, информацию про обед (если более 2-х часов — обязательно), ответ про освобождения с печатью организации и прочие нюансы. Это должно быть и в письме, и в сообщении координатору.

Как рассчитать количество: 2 человека на 1 локацию. В среднем для координации гостей нужно от 5 до 10 человек.

В целом отправлять информацию надо за 2 недели до мероприятия: вы уже тогда должны понимать тайминг.

Если же локация сама по себе находится во дворе или за углом, то желательно в день мероприятия снять тайм-лапс и отправить участникам. Людей на улице лучше не расставлять, хотя на моей практике волонтерства были и такие мероприятия.

Закупками лучше заниматься накануне мероприятия, когда вам известно примерное количество гостей.

Как рассчитать: на 1 участника в среднем 2 стаканчика, 3 печеньки и 3 закуски. и 10% сверху, так как много не бывает, а если кому-то не хватит — будет очень обидно. Важно учесть спикеров, организаторов и волонтеров.

Важно: если на мероприятии от 60 человек, нужно 2 кулера, желательно в разных углах.

Подводный камень №6: не забудьте про мелочи: салфетки, ложки/мешалки, кусковой сахар, красивые корзинки для печенек, сливки к кофе, сам кофе и чай в пакетиках в индивидуальной упаковке черный и зеленый, одноразовые тарелочки, и, конечно, мусорные пакеты.

Возможные казусы, которые вы предотвратите:

• сахар-песок или кофе в банке, а ложек нет, только мешалки;
• нет ни мешалок, ни ложек;
• руки грязные, а салфеток нет;
• много мусора на столах, потому что нет мусорных мешков.

Также должен быть человек на подхвате, который сможет что-то докупить, если кончилось или забылось.

Требуйте от площадки специалиста по техническому оснащению с начала аренды, а не с запуска мероприятия.

До старта необходимо проверить все презентации, микрофоны, кликер. Желательно до начала регистрации гостей. Обязательно подготовьте фоновую музыку и отбивки спикеров. Фоновую музыку в идеале включать на старте регистрации, чтобы не было пресности. Отбивка помогает взбодрить участников и настроит на контент.

Во время подготовки тайминга обязательно уделите время на вопросы, когда можно будет заменить презентации. И дайте техспециалисту сценарий с комментариями, где какой файл включать.

Седьмой камень: даже если вы все сделаете по нашим рекомендациям, человек за пультом может оказаться некомпетентным и все испортить. Будьте к этому готовы.

В идеальном мире человек-координатор не должен быть спикером, а заниматься только организационными вопросами. Но в реальности это не всегда получается. Поэтому лучше быть открывающим или закрывающим спикером, чтобы утрясти все нюансы в процессе мероприятия.

В статье мы рассмотрели не все подводные камни, но это те моменты, где «подвоха» не все ожидают, но именно там и случаются проколы.

Вообще, какими бы колоссальными не были подготовка и бюджет, все что угодно может пойти не так. В Олимпийском не работает кликер, в Крокусе забыли включить синхронный перевод и так далее. Главное быть собранными и по возможности уладить и сгладить эти досадные недоразумения.

Кстати, следите за группой: там можно найти все актуальные анонсы на наши мероприятия.