Конференция без бюджета

В данной статье рассмотрим, как организовать образовательное мероприятие без бюджета: будь то форум, конференция или мастер-класс.

У меня есть чек-лист по подготовке любого мероприятия и начинается он с вопросов «ЗАЧЕМ?», «Для кого?», «Бюджет точно ноль?».

После того, как мы установим целевую аудиторию и цель мероприятия, надо определить следующие пункты:

• общая тема;
• формат выступлений;
• площадка;
• дата, время и продолжительность;
• спикерский состав и примерные темы;
• кофе-брейк и подарки.

Если наша ЦА — предприниматели, а цель: осветить способы продвижения, то бесполезно называть конференцию «Спасение ёжиков» (не в обиду ёжикам). Тема должна быть ёмкой, цепляющей, исчерпывающей.

Выбор формата помогает определиться очно или онлайн; короткие выступления или длинные; брифинг или монолог.

На моей практике, взрослый человек начинает скучать через 10 минут после начала выступления. Если вы не Оскар Хартманн, рекомендую придерживаться коротких выступлений до 20 минут.

Когда мы ограничены в бюджете и мероприятие планируется бесплатным, то площадку лучше подыскать бесплатную, в Твери это «Мой Бизнес» и «Точка Кипения».

Из плюсов площадок: они имеют свою рассылочную базу. Подсказка: если ожидаемая аудитория - предприниматели, то больше подойдет «Мой Бизнес». А если студенты, то «Точка Кипения».

Тайны нет: наиболее посещаемы конференции во второй половине дня, среда-четверг. Обращаем внимание на внешние социальные и политические факторы, а также на параллельные мероприятия, чтобы подготовка не была напрасной.

Продолжительность конференции в среднем 2-3 часа, включая перерыв 20-30 минут. На моем опыте на часовое мероприятие люди не доходят, а если очень затянуть, то после перерыва часть покинет зал.

Чтобы подобрать спикерский состав, надо учитывать:

- общую тематику мероприятия;

- узнаваемость спикера и его аудиторию;

- умение преподносить контент.

Не раз были на «больших» мероприятиях, где большинство спикеров инфоцыгане или продажники: мы стараемся этого избежать, чтобы сохранить репутацию организатора.

Бывает, что приглашаем выступать «новичков» из своей команды, но подавляющее большинство: опытные ораторы, и на них приходят люди.

Большое впечатление о мероприятии формируется из бесплатных ништяков, которые получают посетители, в основном это еда и подарки.

Богатый и красивый стол часто фотографируют и высылают друзьям: так повышается узнаваемость.

Подарки можно дарить за вопросы, квизы или участие в розыгрыше. Это необязательно что-то дорогое, скорее приятная неожиданность. Часто мы дарим книги, небольшие гаджеты, съедобные подарки и сертификаты.

Когда бюджет конференции действительно ноль, но накормить участников очень хочется, в ход идут партнерские связи:

• друзья-предприниматели;
• текущие или бывшие клиенты;
• рекомендации друзей и клиентов;
• холодный запрос.

На последней конференции «Новый Маркетинг» мы использовали все варианты для привлечения партнеров на призы и подарки.

Факторы, повышающие эффективность холодного запроса:

• развитый личный бренд в соцсетях;
• есть бэкграунд организатора и данные с прошлых конференций;
• в запросе сразу написано, кто вы, откуда, что хотите и что можете предложить взамен.

Приводим пример общения с незнакомыми предпринимателями.

Любое мероприятие считается уже успешным, если туда пришли люди. Когда нет бюджета на рекламу, то важно использовать все бесплатные инструменты:

• анонсы на личных страницах спикеров;
• анонсы на страницах организаторов и площадки;
• рассылка от площадки;
• личные приглашения.

Так без бюджета мы собрали на ноябрьскую конференцию более 100 регистраций и порядка 70 участников.

А на конференции 19 января был SOLD AUT за сутки до мероприятия и во время тоже.

Неважно, насколько качественный контент дают спикеры, если атмосфера в зале нерабочая. На конференции не должно быть:

• душно;
• холодно;
• темно;
• пахнуть едой (это отвлекает);
• шумно от улицы или коридора.

Также заранее стоит проверить презентации, презентер (в народе — кликер), микрофоны и трансляцию, если есть.

Большое упущение, если на конференции нет фотографа: это также повышает лояльность участников. Фотографа можно найти по бартеру (особенно начинающего) или по знакомству.

ВАЖНО: заранее обсудите с фотографом, какие кадры особенно важны: фото спикеров, общая фотография, фото команды организаторов, кофе-брейк, подарки и участники. Не стоит ожидать, что фотограф сам прочитает мысли, необходимо это проговорить и объяснить.

Бывают «провальные» мероприятие, когда «никто не пришел» или «всё не по плану». Ниже приведем примеры, почему так происходит.

• неинтересная тема конференции;
• неизвестные спикеры и организаторы;
• слабый анонс;
• нет вовлеченности в организацию;
• нет социального капитала;
• внешние события;
• высокая частота мероприятий.

Если тема неинтересная, слабый/продающий контент, нет соблюдения договоренностей с партнерами…, скорее всего это ваше последнее мероприятие в городе. :)

Чтобы такого не произошло, обязательно включайтесь в процесс организации и иногда возвращайтесь к этой статье, чтобы всё проверить.

Желаем удачи и ждем на наших конференциях!