Как рекрутеру экономить минимум 60 минут в день. Кейс внедрения ATS FriendWork

Marksman — российское рекрутинговое агентство. Наша специализация — это management selection и executive search-проекты в пяти основных отраслях: IT и высокие технологии, финтех-направление, ритейл и электронная коммерция, строительство и недвижимость, а также профильная экспертиза в индустрии образования. Мы компания, которая занимается целевым подбором кадров для сферы образования: и для онлайн-, и для офлайн-проектов — ведущих российских частных школ, корпоративных университетов и вузов.

Важное уточнение: в основном мы работаем с закрытым рынком кандидатов и не используем систему публикаций и откликов, это нужно знать для понимания процессов рекрутинга и связки с ATS. Наша задача — взаимодействие с большим количеством внешних пассивных источников кандидатов, загрузка их в базу и сопровождение в процессе подбора.

Рекрутинг у нас был автоматизирован, мы пользовались другой ATS. Но в какой-то момент поняли, что она живёт отдельной жизнью:

• это был монолит, который никак не связан с внешними процессами подбора в плане загрузки профилей кандидатов;
• коммуникаций с кандидатами внутри платформы с помощью мессенджеров и электронных писем фактически не было. Все эти инструменты присутствовали там формально;
• интерфейс для пользователя был запутанным и сложным для восприятия. Проще было пользоваться платформой просто как базой резюме, что мы и делали.

Это сильно тормозило развитие компании и скорость закрытия вакансий, поэтому мы начали анализировать внешний рынок готовых решений и искать более user friendly продукты для автоматизации найма.

У компании было несколько критериев, по которым выбирался сервис автоматизации. Ключевой — перенос данных.

За 16 лет работы накопился огромный массив информации — больше 1 миллиона профилей кандидатов в виде резюме и историй взаимодействия с ними: например, комментарии по проведённым телефонным интервью или личным встречам.

Плюс все данные о заказчиках и вакансиях, над которыми мы для них работали.

Важно было аккуратно и правильно перенести всё, что касается рекрутинговой логики внутри связки «Кандидат — Вакансия — Компания».

Также в рамках основного функционала хотелось видеть раздел «Клиенты», ведь часть решений на рынке были ориентированы полностью на внутренний подбор. У них просто отсутствовал очень важный для нас агентский блок.

Мы хотели работать с платформой как с единым центром коммуникаций с кандидатами: в одном сервисе отправлять им письма, писать в Telegram, в целом исключить из производственной цепочки «пустые» действия, которые можно автоматизировать.

На этапе изучения рынка мы поняли, что FriendWork — это новое поколение ATS:

• интуитивно понятный интерфейс;
• возможность plug and play — даже если вы никогда не занимались рекрутингом, понять, как работает сервис, не составляет труда. Всё понятно — как составляется заявка на подбор, прикрепляются кандидаты и как они движутся по воронке.

В итоге мы выбрали под свои цели самый функциональный тариф «Профессиональный». Он полностью закрыл все потребности без дополнительной кастомизации.

Я как ведущий проекта составляла техническое задание. Важно подчеркнуть — я не специалист в технических аспектах внедрения продукта, я скорее subject-matter expert: формулировала бизнес-языком, что нам нужно в продукте, и передавала коллегам в FriendWork.

На этапе внедрения нашим контактным лицом была Елена Гетман, она уже работала в команде с аналитиками и разработчиками внутри компании. Специалисты полностью взяли на себя упаковку ТЗ, мы же получали от них целевые запросы и предложения.

Так получается, что все процессы миграции у нас приходятся на майские праздники, так вышло и в этот раз. Это здорово: мы ушли на праздники, отдохнули, а вернулись уже в совершенно новую систему.

Сотрудники проходили базовый обучающий вебинар по работе с сервисом. Но в этом не было необходимости. Всё было понятно и без обучения. Ребята просто сели и начали работать.

С переносом нашей обширной базы данных есть один нюанс — этот процесс ещё продолжается. Это проблема на стороне архитектуры предыдущей ATS: оказалось, что часть данных просто физически невозможно достать из старой системы и перенести в FriendWork из-за уникальной архитектуры прежнего решения. Это некритичный аспект, мы последовательно вручную добавляем данные.

Наш переезд на новый сервис состоял из 2 этапов:

• Первый шаг — перенос всей базы кандидатов. Это произошло быстро, буквально в течение 10 нерабочих дней майских праздников.
• Второй шаг — за остаток месяца был перенесён состав заказчиков и вакансий — и мы спокойно продолжили работать.

На первом этапе эксплуатации, в наших условиях обширных баз данных, были случаи долгих откликов системы, мы с этим детально разбирались. Нашли проблему на уровне логики выстраивания процессов, технические специалисты компании оперативно переписали алгоритмы — и с тех пор всё работает просто отлично.

В разделе «Аналитика» FriendWork есть много возможностей для измерения показателей эффективности работы рекрутеров. Но с точки зрения наших бизнес-процессов, основная аналитическая часть — это операционный KPI, метрики работы ресечеров, консультантов — исторически у нас ведётся в другом сервисе.

Без системы автоматизации подбора эффективно работать нельзя: кандидаты могут писать рекрутеру по нескольку раз, в каждом случае нужно найти время на ответ, найти историю общения и так далее.

Обязательно нужна общая база, в которой сохраняется вся история взаимодействия с кандидатами, все резюме и контакты, все комментарии специалистов. На их основе уже можно выставлять метрики эффективности работы рекрутеров. Важно в моменте понимать, сколько у тебя проектов, каков средний срок закрытия вакансии, по каким клиентам или подразделениям он провисает, на что стоит обратить внимание немедленно. Без ATS ты даже не задумываешься о таких вопросах.