В данном разделе рассмотрим, как сотрудники reception, администраторы, кассиры работают с кассой и с кассовым ящиком.
Важно не путать понятия: под кассой подразумеваем фискальный регистратор, под кассовым (денежным) ящиком непосредственно ящик, где физически лежат наличные деньги и разменный фонд.
Далее немного о понятиях:
Z – отчеты:
Z - отчёт это главный кассовый документ! Его нельзя восстановить!
Z – отчёт (суточный отчёт с гашением) распечатывается только в том случае если в течении суток был пробит хоть один не нулевой чек.
На Z – отчётах не должно быть никаких лишних предметов (скрепки от степлера, клей, скотч). Они не должны быть мятые, надорванные и дырявые.
Необходимо всегда сверять итоговую сумму по видам оплаты с суммой попавшей в фискальный регистратор.
Расхождения могут быть из-за сбоя кассового аппарата, но перед закрытием смены (снятием z-отчета) денежные средства всегда необходимо сверять по x-отчету (промежуточный).
Что мы видим в z-отчете:
- Время снятия отчета;
- ФИО кассира;
- Реквизиты торговой точки;
- Сумму безналичных платежей;
- Сумму наличных платежей;
- Сумма авансовых платежей;
- Суммы возвратов по типам платежей;
- Внесения денежных средств;
Это то, на что важно обращать внимания при проверке ответа.
Но как по z-отчету нам понять, что у нас вошло в безналичную оплату, ведь безналичными платежами отображаются банковские карты, безналичные платежи от физических лиц и оплата по qr-коду?
Здесь, только путем проверки сверки итогов из терминала, в которой должны отображаться банковские карты и qr, но и второе бывает не на всех терминалах. Поэтому для проверки только выгружать из программы реестр платежей, где платежи будут разбиты по типам. В каждой программе этот отчет может называться по-разному.
Итого: сумма по z-отчету - это наличные денежные средства, которые отображаются в отчете как «наличные», оплаты по терминалу (банковская карта), оплата по qr-коду, оплата по безналичному расчету для физических лиц - отображаются как «безналичная оплата».
Возврат:
В случае, если денежные средства вносятся наличными, а далее гость по какой-либо причине просит произвести возврат, то производится он наличными.
При этом администраторы заполняют рко (расходный кассовый ордер) с гостем и берут заявление на возврат. В бухгалтерию сдается: объяснительная на возврат с чеком прихода, который забираем у гостя, рко, подписанный гостем и заявление на возврат от гостя.
При оплате банковской картой по терминалу, отмену можно совершить в день оплаты. Для этого необходимо взять чек гостя, выбрать операцию «отмена» на терминале, ввести номер чека и приложить карту к терминалу, как при оплате. Деньги приходят гостю, а администратор по кассе делает возврат. Аналогично заполняется заявление от гостя, прикладываются чеки прихода. Это отчетные документы, которые могут потребоваться при проверках, поэтому все возвраты важно совершать корректно. Не забывая про объяснительную.
Если гость выехал раньше срока, а вернуть деньги, уплаченные банковской картой, не получилось (необходимо согласование руководства, к примеру), то в этом случае гость пишет заявление на возврат, прикладывает банковские реквизиты и возврат будет совершен по безналичному расчету бухгалтером.
Если необходимо сделать возврат наличными, а в кассе нет денег (не было совершено платежей), то в этом случае можно совершить внесение денежных средств, что также будет отображаться в операциях по кассе (x и z-отчетах).
Разменный фонд:
На торговой точке всегда должен быть ПРИКАЗ на разменный фонд
С приказом должны быть ознакомлены все сотрудники СПиР.
В нем должна быть указана сумма разменного фонда и место хранения средств.
Деньги должны храниться в специально отведённых местах, указанных в приказе.
Деньги из разменного фонда должны всегда быть на точке и никогда не сдаются в инкассацию!
Препроводительная ведомость:
Сумма сдаваемая в инкассацию ВСЕГДА берётся из Z – отчёта.
Сумма в препроводительной ведомости ВСЕГДА должна совпадать с суммой наличности положенной в инкассаторский конверт!
В инкассацию передаются документы ТЩАТЕЛЬНО запечатанные в конверт. Другие документы (договора, счета, оригиналы накладных от поставщиков, счета-фактуры и т.д.) привозятся лично в бухгалтерию.
Объяснительные записки:
Пишется на белом листе формата А4.
В содержании должно быть подробно указана произошедшая ситуация в следствии которой произошло расхождение, при этом должны быть указаны даты и время операций по кассе, суммы чеков. Если расхождение уже скорректировано, то нужно указать это и подробно объяснить процесс корректировки, дату, время и суммы чеков.
Работа с кассовым ящиком. Закрытие дня
1. Денежный ящик - в нем всегда должна храниться сумма равная X- отчету. Купюры разного достоинства в разные ячейки лицевой стороной в одну сторону. Монеты разного достоинства в разные ячейки.
2. В течении дня можно снимать Х - отчет и проверять кассу.
3. В 23:50 закрываем смену -> сначала снимаем Х-отчёт.
4. Нажимаем Х-отчёт. После того, как посчитаны деньги и все сошлось напечатать реестр счетов.
5. Сверить данные по отчету из программы (корректно ли прошли все начисления за смену). Если все правильно -> снять Z-отчёт. Подкрепить реестр счетов и z-отчёт, а также отчёт по терминалу
6. В 00:03 -> открываем смену
7. Если на момент снятия Z - отчёта, по какой либо причине нет интернета, или возник какой-либо форс-мажор, необходимо снять Z- отчёт, как только появиться интернет, открыть смену, а затем написать объяснительную и приложить её в ночной отчёт.
Очень часто администраторы не знают, как работать с кассой, не понимают, что делать, если у них на сходятся суммы. А самая большая ошибка, которую они допускают: ошибочно полагают, что суммы, которые указаны в чеках z-отчете приход будет минусоваться расходом. То есть у них нет понимания того, что для корректного сведения кассы, чтобы получить фактическую сумму в кассе, нужно от прихода отнять расход. Это нужно просто принять как данность, смириться и заставить выучить.
Надеюсь, информация была полезной, если остались вопросы, то обязательно пишите в комментариях.
Ставьте лайк, если статья была интересна. Подписывайтесь, чтобы не пропустить новые публикации о работе в отелях.
Принимаю заявки на оказание услуг по увеличению продаж в отеле.
⚫ Мой тг канал с интересными кейсами о работе в отелях, менеджменте и туризме https://t.me/bychkova_o
⚫ Пишите в тг, если у вас есть вопросы по построению системы продаж в отеле @bychkova_ol
⚫ Мой канал vc.ru https://vc.ru/u/2444632-oteler-olga-bychkova