Может показаться, что персональный канбан — это лишняя морока с досками и карточками. Проще вести ежедневник или список задач в приложении. Но как быть если планируешь на день пять задач ,а закрываешь всего две? А в итоге сползают сроки и страдает качество работы. Чтобы понять, сколько времени уходит на каждую задачу и сколько получится делать одновременно — нужен канбан.
Я Артур Нек, управляющий партнер Kaiten, основатель компании Neogenda, эксперт по канбан-методу и стратегическому менеджменту. Расскажу, как персональный канбан помогает мне работать с удовольствием, грамотно распределять время и всё успевать.
Канбан — метод управления интеллектуальными проектами
В материальном производстве всё относительно ясно: берём, например, лопату и копаем. Можно в любой момент посмотреть, кто из сотрудников чем занят и насколько эффективно справляется со своими задачами.
В интеллектуальной среде результат работы не очевиден. Люди сидят за компьютерами и что-то делают: пишут код, создают дизайн, занимаются аналитикой и тестированием. Канбан помогает управлять такими проектами, оценивать эффективность сотрудников и улучшать сервис. То есть вовремя отдавать клиенту качественный продукт.
Персональный канбан — это способ увеличить продуктивность и улучшить сервис не команды, а конкретного человека. Представьте: у вас много задач, вы всё успеваете и работаете в кайф, клиенты довольны качеством вашей работы и своевременной реализацией задач. Таких результатов можно добиться с помощью канбана.
Если попытаться «на глаз» прикинуть, сколько времени займет задача — то скорее всего мы промахнемся. Люди склонны преувеличивать далёкие задачи и преуменьшать близкие. В итоге мы недооцениваем задачи, и набираем себе больше, чем можем сделать.
Например, заработать миллион через пять лет — нереально сложно. А написать план статьи или сценарий ролика — это совсем легко, можно справиться и за час.
Канбан помогает мне трезво оценивать свои возможности. Спустя полгода постоянного ведения доски начинаешь интуитивно понимать, сколько времени уходит на разные задачи и с каким объемом работы можешь справиться за день, неделю или месяц.
Выгружаю на канбан-доску все задачи — и рабочие, и личные
Чтобы справиться с лавиной рабочих и личных задач, для начала я выгружаю их на канбан-доску. Сама по себе такая выгрузка — это большое облегчение для мозга. Когда задачи зафиксированы на карточках — больше не нужно прокручивать их в голове, чтобы что-нибудь не забыть.
Колонки на канбан-доске визуально делят рабочий процесс на этапы, через которые проходит задача. Самый простой вариант канбан-доски это три колонки: «сделать», «в работе» и «готово». Вы заводите карточки задач в колонке «сделать» и передвигаете их на доске по мере выполнения.
Если вы завели канбан-доску на сервисе, записали туда задачки или наклеили бумажные стикеры на стену — это еще не значит, что вы используете канбан. Вот, каких принципов канбан-метода я придерживаюсь, чтобы работать эффективнее и всё успевать.
Выгружаю крупные и мелкие задачи по всем проектам. Если не видеть весь список задач целиком, и рабочих и личных, можно легко ошибиться со сроками: например, спланировать работу, но не учесть время на семью, отдых и дела по дому.
Специалист работает из дома и запланировал сделать за день пять задач. Но он не учёл, что нужно еще сходить в магазин, забрать ребёнка из садика и прибить полку. В итоге он успевает сделать две задачи — и то с большим трудом.
Согласно канбан-методу, сначала нужно понять, сколько задач вы объективно способны делать. А потом — не накидывать больше, чем осилите.
Не стоит делать ошибку — создавать несколько разных пространств с задачами, например, рабочими и личными. Ни одна из них не будет отражать реальности. Знаете, как говорят: «жене сказал, что поехал к любовнице, любовнице — что к жене, а сам поехал на рыбалку».
Когда человек множит доски — скорее всего он потом забросит их и решит, что канбан не работает.
Подгоняю процессы под задачи, а не наоборот. Бывает, что задача не подходит под этапы на доске. И появляется соблазн вообще не заводить на нее карточку. Но если так сделать — доска не будет отражать объективную реальность. Вот, как это работает.
Копирайтер пишет статьи. Сначала все его задачи проходят через одинаковые этапы на канбан-доске: «план», «драфт», «на согласовании», «готово».
Потом появляются задачи, которые не влезают в эти этапы: например, теперь он пишет посты в телеграм-канал и проводит созвоны. А еще нужно с ребенком поделку сделать в школу. Всё это не попадает на его канбан-доску.
В итоге он обманывает себя: смотрит на доску и думает, что у него три задачи на день. А на самом деле — их десять, и он не вывозит.
Чтобы избежать такого самообмана можно завести на одном пространстве несколько досок с разными этапами. Для разных флоу количество колонок может быть разным — чтобы отражать реальный процесс работы над разными типами задач.
Постоянно изменяю доску. Распространенная ошибка — пытаться сразу сделать идеальную доску, которую не нужно улучшать. Канбан помогает изучить себя и понять свои возможности, поэтому доска должна быть живой, отражать ваше мышление и реальное положение дел.
Не бывает досок, которые замерли и не двигаются. Канбан работает только если постоянно что-то улучшаешь, меняешь, находишь проблемы и перестраиваешь рабочее пространство. Реальность меняется, мир становится другим и моя канбан-доска тоже.
Использую канбан-доску одновременно с календарем. Доска и календарь — это инструменты, которые дополняют друг друга. Не стоит пытаться сделать из доски календарь и прописывать в карточках расписание дня. Для этого есть удобные приложения, в которых задачи интегрированы со временем: например, календари или Планёрка.
У меня в календаре много созвонов и я бронирую под них слоты времени в течение дня. Потом я смотрю, сколько у меня осталось времени и бронирую часы на работу, но не определяю, что именно буду делать. В эти часы захожу в свой персональный канбан, достаю оттуда задачи и занимаюсь ими.
Уменьшаю количество срочных задач. Когда подгорают дедлайны, задача становится срочной. Если таких задач одна или две — это не страшно. Но если приступать к большинству задач в последний момент — это прямой путь к выгоранию и некачественной работе.
Я анализирую метрики и вижу, сколько времени понадобится, чтобы сделать конкретную задачу вовремя. И если делать так постоянно — со временем количество срочных задач уменьшается и работать становится спокойнее.
Анализирую метрики и ставлю WIP-лимиты, чтобы распределить нагрузку
Чтобы оптимизировать процесс работы, нужно назначить типы задач: например, «статьи», «интервью», «код» и «работа с документами». А потом — собирать статистику хотя бы в течение пары месяцев. Это поможет понять, сколько времени уходит в среднем на задачу каждого типа.
У каждого свой максимальный объем work in progress, больше которого мы не можем сделать. Канбан помогает определить этот объем и не превышать его.
Я раз в месяц открываю персональную доску в Kaiten и анализирую метрики. Мне важно понять, как менялось время выполнения задач, какие задачи я делал медленно и почему. Если какая-то работа вызывает у меня хроническую прокрастинацию — значит от нее нужно отказаться или делегировать. Вот, какие показатели я анализирую.
Пропускная способность (Throughput) показывает, сколько работы я делаю в единицу времени. С помощью этой метрики можно спрогнозировать, сколько задач конкретного типа я смогу выполнять в будущем.
На графике видно, сколько карточек я создал и закрыл в течение недели и месяца. Throughput учитывает только полностью выполненные задачи.
Первый столбец каждого периода — это количество новых карточек, а второй — выполненных. Для удобства карточки можно разделить на группы по типу задач. Каждая группа будет выделена цветом.
Анализ пропускной способности позволяет измерить личную производительность. Например, если в этом месяце я сделал меньше работы, чем в предыдущем, значит есть какая-то проблема, которую нужно найти. Если же количество завершенных задач не изменилось или выросло — ну и хорошо.
Накопительная диаграмма потока (Cumulative Flow Diagram) позволяет увидеть весь производственный процесс одним взглядом. С ее помощью можно понять, сколько рабочих элементов находится в системе одновременно.
Диаграмма показывает общее количество задач и выполненную работу. На нижней, оранжевой области — завершенные задачи, а на верхней, голубой — запланированные. Всё, что между ними — это стадии между «Запланировано» и «Готово».
В графике CFD можно увидеть изменение объема работ к окончанию проекта — верхняя граница голубой области. А еще здесь наглядно видно, как со временем менялось количество элементов в работе (work in progress») и среднее время, которое мне нужно для выполнения одной задачи (Production Lead Time).
Например, мы можем увидеть ситуацию, когда задач стало больше и, одновременно с этим, на каждую задачу стало уходить больше времени — поэтому работа замедлилась. Это сигнал к тому, чтобы более детально изучить эти метрики и разобраться, почему так произошло.
Время цикла (Cycle time) показывает, сколько задача находилась в производственной системе от попадания в колонку «В работе» до колонки «Готово». С помощью этой метрики я вижу, на что уходит больше времени и сколько задач могу выполнить при той же скорости.
Каждый столбец — это задача. Высота столбца показывает, сколько в среднем задача находится на каждом этапе. Под графиком — легенда, которая рассказывает, каким цветом окрашен каждый этап и какое среднее время задача находится на этапе.
Наш копирайтер набрал статей в работу и сорвал дедлайны. Потом он проанализировал метрики и понял, что на стадии «План» статья находится два дня, а на стадии «Черновик» — не меньше недели. Он не учел эту особенность и взял в работу пять статей одновременно.
В итоге у задач типа «Статья» выросло время цикла — то есть каждую конкретную задачу он стал делать дольше, потому что приходилось торопиться и переключаться между ними.
WIP-лимиты — это главный инструмент управления потоком задач. Вот я проанализировал метрики, понял, сколько задач каждого типа могу делать. Теперь мне нужно ограничить количество карточек с задачами, которые одновременно находятся в работе. Я ставлю лимиты на отдельные колонки, то есть этапы работы.
Злополучный копирайтер с сорванными дедлайнами определил проблему: когда он незаметно для себя набирает больше задач, то происходит завал и пожар. По метрикам он увидел, что задача типа «статья» находится в колонке «Черновик» в среднем пять дней. Когда на этой стадии оказывается больше трех статей — увеличивается Cycle time и Production Lead Time, работа стопорится.
Копирайтер решает не писать больше трех статей одновременно и ставит WIP-лимит не на колонку «Черновик».
Лимиты помогают работать быстрее и сделать поток задач предсказуемым и равномерным. Задач становится меньше, я не дёргаюсь, а могу сосредоточиться на конкретной работе. А еще — благодаря ограниченному количеству задач я могу спрогнозировать и определить более точную дату поставки.
Чтобы еще глубже анализировать задачи я ставлю на них метки. Например, спешил-не спешил, нравится-не нравится, устраивает ли оплата. Когда этих меток набирается достаточное количество — можно будет делать выводы и решать, какие задачи приоритетны, а от каких можно отказаться.
Чтобы сформировалась привычка — просто начните делать
Факт выполнения задач стимулирует выработку дофамина. Это значит, что когда появляется привычка вести доску с задачами — мозг начинает получать от этого удовольствие.
Нейробиолог из Кембриджа Вольфрам Шульц выяснил, что дофамин выделяется не в момент вознаграждения, а в момент решения задачи. Он проигрывал обезьянам громкий звук, а после этого давал яблочный сок. Когда обезьяны поняли, что после звука всегда будет сок — их мозг выделял дофамин еще до того, как они получили сладость.
Именно поэтому мы залипаем в соцсетях и смотрим ролики на ютубе — нам по природе нравится узнавать новое и решать задачи. С персональным канбаном, мы приучаем мозг кайфовать не от роликов в тиктоке, а от выполнения задач.
В начале рабочего дня я открываю доску и отгружаю себе задачи из бэклога. Потом захожу туда в течение дня, когда нет других дел, встреч или созвонов, и работаю с более важными задачами.
Всем, кто хочет использовать персональный канбан я советую делать также. С первого раза может не получиться — это нормально. Сократите объем задач и продолжайте делать. Со временем вы будете выстраивать процесс так, чтобы работать в удовольствие и соблюдать сроки.
Кстати, хотим поделиться интересным кейсом в тему: https://vc.ru/u/1622204-sergey-kuncevich/649290-put-geroya-osmyslennoe-izmenenie-svoey-realnosti
Как поставить самому себе большие, вдохновляющие цели, не бросить их на полпути и идти к ним с удовольствием. Про целеполагание с использованием mind map и персональной канбан-системы.
Мне пока разные планеры не зашли. Лист бумаги рядом с компом кажется удобнее. Но вот именно такой подход, как в статье, я не применяла. Надо пробовать. Согласна, что личные задачи тоже надо учитывать, они занимают много времени
Можно считать, что листок с задачами - это первый шаг на пути к персональному канбану. Ведь первое что нужно сделать - это начать фиксировать все входящие задачи.
А что касается личных дел, да, обязательно необходимо фиксировать. Особенно, если в вашей деятельности нет четкого разделения на «рабочее время» и «вне-рабочее время».
Я вообще не представляю как в современном мире активный человек может жить и сохранять хотя бы минимальную продуктивность без грамотного управления своими делами и тайм-менеджмента.
Тут у каждого свой подход. Например, кому-то удобнее жить и работать в состоянии творческого хаоса, и это тоже нормально) А вот тем, кто хочет более рационально планировать свои ресурсы, персональный канбан будет крайне полезен.
«Сократите объем задач» — читала статью только ради этой фразы, спасибо
🙂 Звучит просто, реализуется сложнее. Но это действительно то, с чего следует начать. Понять, что наш ресурс имеет лимиты, и невозможно впихнуть все и сразу.
А если такой вариант: задача выполняется, потом прерывается на какое-то время, потом снова выполняется. Таких итераций может быть несколько. Разбить задачу на какие-то подзадачи не выйдет из-за высокой трудоёмкости. И есть необходимость переключаться на другие задачи тоже.Как в этом случае доска работает? Хранит лог действий с карточкой?
По-хорошему не стоит начинать выполнение новой задачи, пока не завершена предыдущая. Но все мы понимаем, что это правило далеко от реальности.
В Кайтене есть специальная функция на такой случай - блокировка карточки. Пока над задачей не ведется работа, ее можно заблокировать и указать причину блокировки (причем можно заблокировать одну задачу другой). В последствии можно будет провести анализ блокировок и постараться выявить распространенные причины, почему так происходит.
У нас есть статья про это: https://kaiten.ru/blog/klasterizacziya-blokerov/
Еще, как вариант, сделать специальную колонку «ожидание», куда перемещаются задачи на момент простоя, но это уже обходные пути для тех сервисов, в которых нет функции блокировки.