Личный опыт: как заставить сотрудников выбросить блокноты и начать вести проекты в сервисах-планировщиках?
Казалось бы, что может быть удобнее, единой системы планирования работы в компании? Сервиса, в котором видны все задачи каждого отдела, скорость выполнения, эффективность и промежуточные результаты? Однако зачастую сотрудники не спешат отказываться от таких уже родных индивидуальных таблиц в Excel или даже записей в ежедневнике от руки – сила привычки, что поделать. Рассказываем, как это победить.
Операционный директор бизнес-клуба «Атланты» Никита Епифанов считает – прежде чем внедрять в компании какой-либо из сервисов-планировщиков задач, руководителю нужно разобраться самому и стать экспертом в этом вопросе: изучить все предложения, взвесить плюсы и минусы определённого сервиса, понять, как он работает. Только тогда управленцу удастся достаточно аргументировано убедить сотрудников сделать шаг в сторону современного подхода к планированию.
Если и это не сработает, потребуется немного хитрости. И много методичности, переходящей в занудство.
Для чего нужны сервисы-планировщики
Ключевая задача подобных сервисов – доставить ваш проект до пункта назначения. То есть сделать так, чтобы задачи реализовывались, команда была в курсе всех событий и того, что происходит в других подразделениях, а руководитель мог видеть, как идут дела и двигается ли компания согласно курсу.
ТОП-5 задач, которые решают сервисы-планировщики:
1. Планирование
2. Постановка задач
3. Контроль
4. Синхронизация команды
5. Общее рабочее поле команды проекта
Самые популярные в России планировщики
1. Bitrix24
2. Trello
3. Asana
4. Wrike
5. Kaiten
6. Microsoft Project/Teams
Суть одна и та же – ведение задач, расстановка ответственных, фиксация результата. Разница в архитектуре и возможностях. Например, в Trello получится работать только на уровне карточек задач на Досках, а во Wrike, Kaiten, Microsoft Project можно ещё и в Диаграмме Ганта, а также строить Дорожные карты.
Исторически сложилось так, что одни системы предпочитают айтишники, другие – дизайнеры, третьи выбирают смешанные команды. Например, маркетологи обычно любят Wrike. Дизайнеры – Trello, он вообще нравится людям с творческим мышлением. Asana и Kaiten – частый выбор работников IT-сферы. Например, одна из главных компаний по доменам REG.RU ведёт свои проекты в Kaiten.
Достаточно ли бесплатной версии
Здесь нужно отталкиваться от характера задач и количества человек в команде.
Зачастую сервис бесплатный, потому что работать в нём могут только, к примеру, пять пользователей. Платные опции требуются, когда нужно больше места для хранения данных или враз вести много проектов. Бесплатными версиями легко обойдутся стартаперы, фрилансеры и совсем маленькие команды.
Плюсы и минусы систем-планировщиков
Главный плюс: с этой системой команда проекта точно будет синхронизирована, руководитель сможет видеть процесс выполнения задач и вовремя реагировать на сложности.
Главный минус: какой бы сервис для постановки задач вы ни выбрали, он точно окажется сложнее, чем таблица в Excel и на него нужно будет тратить чуть больше времени. Обычно в команде выбирают человека, который мониторит выполнение задач, подгоняет отстающих, следит за корректностью заполнения всех граф.
Главная рекомендация: сначала обучите команду. Какой бы ни был современный и качественный сервис, если у команды нет культуры ведения проектов, навыков структурно выполнять задачи, шаг за шагом фиксировать процессы, ничего не получится.
Приучить сотрудников вести дела в планировщиках задач непросто, но возможно. Тут руководители обычно выбирают один из двух путей: неспешность и методичность или карательные меры для несогласных.
Какой вариант помог лично вам, поделитесь?