Вместо тысячи разрозненных страниц Excel - всего один удобный инструмент

Клиент пришел к нам с целью автоматизировать один из процессов в своей компании, а именно - работу менеджеров по продажам.

Как это работало раньше: менеджеры записывали продажи в отдельный эксель документ, указывали всю информацию о заказе, а потом из него считался процент с продаж, который они получали. У каждого менеджера была своя таблица и свой процент с продаж, каждая строка в таблице - отдельная продажа. Это было неудобно и разрозненно, контролировать было сложно и на это уходило много времени. Также был еще один нюанс - после проверки строк главным бухгалтером, нужно было запрещать доступ к редактированию их менеджерами, что средствами экселя сделать нельзя.

Получив примеры таблиц и обсудив детали, мы приступили к работе. Нужно было создать личный кабинет для менеджеров по продажам и админ панель для главного бухгалтера.

Некоторые поля в таблице должны были иметь ограниченный набор вариантов (например, список перевозчиков), поэтому мы предложили сделать их редактирование через админку, что в дальнейшем позволило удобно фильтровать строки по таким полям и быстро находить нужные.

На основе эксель таблицы, в ходе обсуждения всех нюансов с клиентом, для наглядности результата мы собрали прототип проекта в miro.

Следующим шагом стало написание технического задания.

ТЗ включало в себя 4 раздела:

1. Подготовительные работы
2. Разработка личного кабинета
3. Разработка админ панели
4. Тестирование и релиз

Каждый этап был разбит на задачи, каждая задача оценена сколько затратит часов на реализацию.

Что было изначально:

• 5 менеджеров
• у каждого свой документ эксель, в котором не всегда удобно находить нужную информацию, сортировать по нужным параметрам
• таблица настолько большая, что не влазит в один экран, ее сложно воспринимать
• неудобный учет и контроль
• менеджер может менять информацию после проверки строки, включая свой процент с продаж

Что предложили мы:

• админ панель, где вся информация о работе менеджеров в одном месте с фильтрами, сортировками, поиском и выбором необходимых для вывода столбцов
• возможность создания новых менеджеров
• управление доступом к личному кабинету менеджера, т.е. возможность активировать/деактивировать менеджера- удобное управление списками перевозчиков, видов товара
• вывод необходимой статистики по продажам, в том числе с учетом выбранных фильтров
• личный кабинет менеджера, который не может менять информацию после проверки админа
• удобное создание продаж в модальном окне
• практически та же таблица эксель, но с фильтрами, сортировками, поиском и выбором необходимых для вывода столбцов
• вся информация в едином виде

Разработчик на проекте работал один, проект планировали сделать за две недели. В конце каждой недели мы высылали видеоотчеты о работе готового функционала, где рассказывали и показывали, как и что у нас релизовано.

К началу второй недели проект уже был развернут на Heroku и клиент мог сам проверять результаты работы. По всем непонятным моментам мы также записывали видеопояснения.

В ходе разработки с серьезными проблемами не столкнулись, но в какой-то момент запутались в формулах, из-за того что было два исходных файла экселя с разными формулами, сверившись с клиентом и все исправили. Также вносили некоторые правки касательно внешнего вида и расположения элементов, которые поступали от нашего заказчика.

После того, как у нас был реализован описанный в тз функционал, от клиента поступили доп задачи, которые мы согласовали, оценили и реализовали.

Так как клиент хотел, чтобы наш проект работал в локальной сети, мы подготовили инструкции по развертыванию для их сисадмина и помогали ему на всех этапах. Однажды подключались удаленно к его компьютеру и разбирались с проблемой, которая на heroku не воспроизводилась, оказалось дело было в настройках базы данных на локальном сервере.

Таким образом клиент получил автоматизированную систему для работы с менеджерами по продажам, а мы удовольствие от того, что упростили жизнь нашему заказчику и были полезны! На данный момент нашей системой пользуются, жалоб о проблемах и сбоях не поступало.