Упаковка франшизы: какие it-инструменты дать франчайзи, чтобы он успешно начал бизнес

Для начинающего предпринимателя покупка франшизы – это оптимальный, наименее затратный способ начать свой бизнес. Владелец бренда дает все необходимое для начала работы: стандарты, технологии производства и продаж, финансовый план, брендбук, пошаговый план развития бизнеса и др. Вместе с помощью опытного наставника выйти на точку безубыточности можно небольшими усилиями и за довольно короткий срок. Плата за это – единоразовый паушальный взнос и выплата роялти, как правило, ежемесячная.

В идеале франчайзер передает новому деловому партнеру свой опыт, чтобы тот не совершал банальных ошибок и быстрее начал получать прибыль. Собственник бизнеса рассказывает коллеге, как бизнес устроен изнутри, какие существуют подводные камни. В реальности же многие владельцы бренда забывают дать франчайзи полезные it-инструменты, которые помогают автоматизировать рабочие процессы и повышать эффективность бизнеса. Чтобы не наступать лишний раз на грабли, франчайзи следует заранее разобраться, какие сервисы и инструменты ему стоить применить в своей работе.

Перечислим it системы, которые используют франчайзеры для того, чтобы эффективно управлять своими сетями.

• CRM-системы,
• ATS-системы для HR,
• Корпоративные мессенджеры.

CRM-система – это главный помощник для франчайзи, который стремится к быстрому росту. На определенном этапе развития бизнеса, когда количество клиентов переваливает за тысячу, без автоматической системы не обойтись. CRM-сервис позволяет управлять всем циклом взаимодействия с клиентом, налаживать порядок и выстраивать структуру в бизнес-процессах. Использование CRM дает возможность:

• Оптимизировать повторяющиеся бизнес-процессы,
• Сохранять всю историю взаимоотношений с клиентами,
• Строить воронку продаж, видеть ее слабые места и увеличивать конверсию.

С первого взгляда кажется, что это дело простое – управлять базой контактов, звонить клиентам, работать с документами. Для этого хватит и экселевской таблички. На самом же деле бизнесу работать в Excel неудобно, долго, данные могут потеряться. Поэтому клиентскую базу удобнее сразу формировать в CRM – едином хранилище с легким доступом ко всей информации. В CRM вся нужная франчайзи информация систематизирована, также программа позволяет настроить сегментацию аудитории и делать персонализированные предложения. Кроме того, когда бизнес войдет в фазу бурного роста, переход на новое программное обеспечение станет неизбежным, а это может быть непросто (подробнее, почему).

CRM Index, популярный сайт отзывов о сервисах и программах для бизнеса, составил подборку из 10 лучших CRM-систем для франшизы. Больше всего отзывов (с высокими при этом рейтингами) у следующих приложений:

• Мегаплан,
• Bitrix24,
• Простой бизнес.

Полюбившийся в России Bitrix24 позволяет не только управлять проектами и командой, но и проводить сквозную аналитику, формировать воронку продаж, создавать повторные сделки автоматически и т. д. Единственный минус – в программе сложно разобраться новичку. В этом отношении Мегаплан более дружелюбен к пользователю, предлагая ему повысить эффективность работы через дашборды, канбан-доски, расписания и др. Гибкостью настройки отличается CRM-система «Простой бизнес». Решение подходит под любую сферу бизнеса и закроет большинство задач начинающего франчайзи: от управления персоналом до документооборота.

В небольших компаниях, в том числе открывающихся по франшизе, экономия на HR-отделе – вполне обычная история. Один-два рекрутера успешно могут справляться с привычным потоком задач по найму, адаптации новичков и кадровому делопроизводству. Однако вместе с расширением компании растет потребность в новых работниках. Рекрутеры не всегда в состоянии закрыть увеличивающийся запрос на сотрудников. Тогда встает вопрос развития, принимающий две формы – либо качественную, либо количественную. Можно нанять новых HR-специалистов, а можно начать пользоваться ATS-системой.

ATS-система – программное обеспечение, помогающее автоматизировать процесс подбора кандидатов (так называемая область HR Tech). Использование системы значительно экономит время рекрутеров и команд найма, поскольку она:

• Хранит в одном месте информацию о всех кандидатах, до каждого из которых можно быстро дотянуться,
• Фильтрует входящие заявки,
• Размещает вакансии на различных площадках (в т. ч. в соц. сетях).

Функционал ATS-систем экономит HR-отделу часы, а то и дни работы, которые в противном случае были бы потрачены на ручной отбор и просмотр резюме. Наиболее актуально это для начинающего франчайзи, который не всегда располагает возможностью расширить штат HR-специалистов.

Эффективность применения ATS-систем подтверждается реальными кейсами и статистикой. По данным сервиса СберПодбор, использование ATS позволяет в два раза сократить время на поиск сотрудников, что экономит 30% бюджета. О том, что будущее подбора персонала за ATS-системами, говорят и проведенные исследования. Согласно данным опроса HeadHunter, каждая пятая компания в России в ближайшем будущем планирует полностью автоматизировать рекрутмент. Поэтому франчайзи уже сейчас стоит задуматься о применении ATS-систем в своей работе – предвосхитить время и быть на шаг впереди конкурентов.

В России, в сегменте бизнеса по франшизам, уже есть примеры удачного применения систем автоматического рекрутмента. Сеть продовольственных магазинов «Пятерочка» применила в процессе массового подбора персонала автоматизированные решения – ATS-систему Skillaz. Решение использовалось для поиска работников на вакансии пекарей, супервайзеров, продавцов-кассиров и др. Это позволило компании добиться ощутимого результата – 34% кандидатов стали устраиваться сразу в день обращения.

Во времена пандемии многие компании перешли в онлайн-формат работы. Стремясь удовлетворить запрос компаний в корпоративной связи, на рынке начали появляться узконаправленные приложения – корпоративные мессенджеры. Использующийся исключительно для работы, без личных чатов и отвлекающего инфошума – то, чем отличается корпоративный мессенджер от обычного. Казалось бы, для командного общения существует множество решений, к тому же бесплатных. Тот же самый Telegram, WhatsApp* (принадлежит Meta, признана экстремистской и запрещена в России), ICQ и др. Поэтому франчайзи обычно задумываются о корпоративном мессенджере в последнюю очередь. Это большая ошибка – сейчас разберемся, почему.

Возьмем в качестве примера приложение Compass – один из наиболее удобных и оптимальных по соотношению цена/качество корпоративных мессенджеров на российском рынке. Главное отличие и вместе с тем ключевое преимущество корпоративных чатов заключается в том, что они предназначены только для работы. В них нет личных чатов с друзьями, зовущих вечером в бар. Нет новостных и информационных каналов, на кликбейтные заголовки которых так хочется отвлечься. В них – исключительно деловое общение, личные и групповые чаты с коллегами, в которых решаются рабочие вопросы.

Такой формат выгоден и сотруднику, и руководителю франшизы. Для работника использование корпоративного мессенджера – это гарантия сохранения так называемого Work-Life balance. То есть в рабочее время его не отвлекают личные дела и домашние хлопоты, а в личное – задачи от коллег и переписки по деловым вопросам. Свободное время становится действительно свободным, без задач по типу «надо было еще вчера» после завершения рабочего дня.

Для франчайзи же Compass – это своего рода «пульт» управления командой. Пользуясь приложением, он всегда знает, чем занимаются его подчиненные, в каком статусе находятся задачи – наблюдается ли по каким-то отставание или, наоборот, опережение графика. Это возможно благодаря тому, что каждый отдельный чат – это один из рабочих процессов, до которого можно дотянуться одним кликом. Также одним кликом франчайзи может, например, выразить свое отношение к той или иной инициативе сотрудника. Для этого в приложении предусмотрены реакции-эмодзи, которые ставятся в личном сообщении или ветке сообщений.

В карточке каждого сотрудника указаны метрики вовлеченности: сколько отправлено сообщений, проставлено реакций, совершено звонков, загружено файлов и т. д. О важности вовлеченности в команде знает каждый руководитель. Когда команда замотивирована на достижение результата, задачи выполняются эффективнее. Это подтверждают и результаты исследований: по данным Gallup, прибыль в компаниях с вовлеченными сотрудниками выше на 18%. Карточка дает полное представление не только о текущем рабочем статусе сотрудника (в сети, нет на месте, в отпуске и т. д.), но и о его активности в приложении, например как быстро он отвечает коллегам. В бизнеcе, работающем по франшизе, как и в любом другом, крайне важна скорость командной работы.

Главное преимущество Compass заключается в том, что в одном пространстве собрано все необходимое для работы: от рекрутмента и документооборота до управления финансами и командой. Получается, что корпоративный мессенджер, возвращаясь к названию статьи, выступает той самой «упаковкой» для бизнеса по франшизе. В нее франчайзер может «завернуть» все it-инструменты, необходимые новому коллеге. Сам франчайзи, отдельно в каждом из чатов, организует определенный бизнес-процесс. Ниже представлено, какие чаты руководитель франшизы может настроить в своем пространстве:

• HR-отдел: чаты с онбордингом, посещаемостью, удаленными сотрудниками, с корпоративными ценностями и т. д.;
• Другие отделы: чаты с маркетингом, разработкой и поддержкой сайта и др.;
• Секретариат: чаты с покупками и поломками, графиком работы офиса и т. д.;
• Управление финансами: чаты с бюджетом, кассами офиса, счетами на оплату и др.;
• Продажи: чаты с биллингами и продажами, действиями sales, работой по заявкам и с теплыми лидами и т. д.;
• Поддержка и накопление знаний: чаты с исследованиями, полезными материалами, персональным ассистентом и др.;

Для франчайзи корпоративный мессенджер Compass позволяет создать специализированные чаты. Например, чат-клуб франчайзеров. В нем он может общаться с коллегами на деловые и дружеские темы. В чате будут только свои люди, с которыми можно обмениваться опытом и знаниями. Там не будет лишних людей – вступление происходит по персональной настраиваемой ссылке. Более того, если франчайзи работает по нескольким франшизам, то для каждой из них он может сформировать собственное пространство. Переключаться между ними легко – для этого достаточно сделать несколько кликов.

Единое рабочее пространство в Compass – это не только чаты, объединяющие в себе весь рабочий процесс. Чат-боты дают возможность связать мессенджер со всеми сервисами – от CRM до баз в Notion. С их помощью можно, например, получать прямо в мессенджер еженедельные отчеты по продажам из CRM-системы. Достаточно лишь один раз настроить чат-бот, а дальше он сам будет автоматически отправлять нужные данные сотруднику. Таким образом, франчайзи может объединить разрозненные данные из разных источников в одном месте – в пространстве Compass.

В современном информационном мире сложно бороться с продвинутыми конкурентами старыми методами. Чтобы оставаться конкурентоспособными, компаниям в свою работу необходимо внедрять инновационные решения, в частности, it-инструменты. Ряд инструментов – это база, с которой можно начать. Сегодня ни малый, ни крупный бизнес уже не может обойтись без CRM-системы. Другие решения, например, ATS-системы ускоряют процесс подбора персонала и экономят значительную часть бюджета. И, конечно же, наладить корпоративную связь, повысить продуктивность работы поможет корпоративный мессенджер.

Оптимально и продуктивно, когда франчайзер и франчайзи находятся в постоянном контакте, хотя бы на время запуска нового проекта. Когда первый делится со своим коллегой не только регламентами, аналитикой и статистическими данными, но и полезными инструментами. Теми цифровыми продуктами, которые сделают жизнь франчайзи проще, бизнес – прибыльнее, а рабочие процессы – быстрее и прозрачнее. Ведь передавая своему деловому партнеру знания о сервисах, он дает ему не просто инструмент, а опыт, который поможет в будущем избежать ошибок.