Удалёнка при релокации: как организовать

Термин «релокация» можно смело назвать главным словом этой весны и основным трендом сезона. Читаешь новости, листаешь соцсети, смотришь телеграм-каналы, а там все только и делают, что меняют свои города на Турцию, ОАЭ, Армению, Узбекистан и Кипр.

Предприниматели даже создали интерактивный гид Relocation Map, в котором собрали сервисы для переезда бизнеса. На портале есть информация о налогах, юридических вопросах, трудоустройстве и аренде жилья, но нет информации о дистанционной работе. Поэтому мы решили напомнить, как управлять удалённой командой и автоматизировать этот процесс.

Сотрудники Вебфлай ушли на удалёнку в разгар пандемии в 2020 году. Дистанционную работу организовали с помощью Битрикс24. В 2022 году эта схема нам пригодилась в связи с релокацией некоторых коллег (нет, не в Дубай, а по России).

Удалёнка — это 1) возможность или даже необходимость релокации в связи с санкциями и экономической ситуацией; 2) тренд: после ковида многие сотрудники поняли, что ходить в офис не обязательно и можно менять города без риска для работы; 3) это норма трудового законодательства, которая начала действовать в 2021 году. И такой формат обязательно вас настигнет. Об этом говорят и официальные цифры.

По статистике Минтруда, ещё год назад в России было более 3,5 млн «удалёнщиков», до начала пандемии — всего 30 тысяч. Данными на 2022 год мы не располагаем, но уверены, что число дистанционных сотрудников выросло.

• Компаниям, которые уже практикуют дистанционку. У такого бизнеса вроде бы всё работают, сотрудники выполняют план, присылают отчёты в Excel, но хочется улучшить процессы.

• Компаниям, которые только планируют такой формат. Бизнес не сталкивался с удалёнкой, коллектив привык работать офлайн и не понимает, за что браться.

Не подготовленная к дистанционному формату компания может столкнуться с такими проблемами: отсутствие привычной коммуникации, нехватка контроля и обратной связи, снижение мотивации и несогласованность действий. А теперь обо всём по порядку.

В Битрикс24 есть единое окно для всех видов общения: чаты, группы для работы и общения, видеозвонки и видеоконференции, новости, почта, документы. Коммуникации происходят без отрыва от работы. Сотруднику не нужно переключаться между календарём, почтой и гугл-доками, чтобы решить задачу, не придётся часами ждать ответа от коллеги или согласования от руководителя, или искать, куда пришёл важный документ: на почту, в мессенджер или в облако.

Чаты делятся на персональные, групповые и общие. Всё как в привычном мессенджере: личная переписка, группа отдела или проекта, и беседа, где общается весь коллектив.

Видеозвонки запускаются из чата, задачи или группы. Работают через браузер или мобильную версию. Больше не надо скачивать дополнительные приложения для коммуникации. Время звонка не ограничено, а связь будет стабильной даже при слабом интернете. Такой формат позволяет подключить до 48 человек, а видеоконференция - до 24 человек. Внутри можно запустить демонстрацию экрана, обменяться документами и предметно обсудить рабочие проекты, а созвон записать и сохранить.

Новости. Раздел выглядит как лента соцсетей. Есть функция закрепления важных сообщений, лайки, эмоции, благодарности, опросы. Например, можно создать опрос на тему «Как вам первая неделя на удалёнке?», если в компании только перешли на такой формат.

Почта. Корпоративный или личный ящик подключается к системе, и отдельный почтовый клиент уже не нужен. Письма будут приходить в соответствующий раздел Битрикс24. Доступен мгновенный перенос между папками.

Документы. Синхронизируются с компьютером по принципу облачных сервисов. Только всё на одном рабочем столе, а не в отдельных вкладках браузера. Система поддерживает все популярные форматы документов и автоматически их сохраняет.

Создание, редактирование и хранение документов в Битрикс24 основано на российском программном обеспечении. Это важно в условиях угрозы ухода с рынка офисных программ Microsoft или сервисов GoogleDocs.

В Битрикс24 возможно совместное редактирование документов, таблиц и презентаций. В файл можно зайти из задачи и править его с сотрудниками и приглашёнными заказчиками. Доступ к файлу публичный, через пароль или по ссылке, можно ограничить время доступа к документу, выбрать сотрудников, которые могут видеть файл и предоставить автоматический доступ к документам, если в проект добавили нового сотрудника.

Как правило, сотрудник на удалёнке оторван от коллектива, ему не дают обратную связь как раньше. Часто у него возникают вопросы: что мне делать дальше? всё ли хорошо с задачей? а как же я? Руководитель в это время думает: чем они все занимаются? на каком этапе проект? почему так долго выполняют эту работу? Битрикс24 решает эти проблемы с помощью функций постановки задач, контроля рабочего времени и тайминга выполнения поручений. Это позволяет не только фиксировать трудозатраты, но и быть в курсе динамики по проекту.

Рабочее время. В Битрикс24 есть окошко «Длительность рабочего дня». При нажатии кнопки «Начать рабочий день» стартует отсчёт времени. Процесс можно поставить на паузу, уходя на перерыв. Во вкладку «План» заносятся дела и встречи на сегодня, фиксируется время, затраченное на выполнение конкретного пункта. Во вкладке «Сделано за день» подводится итог, а кнопкой «Завершить рабочий день» обозначается его окончание. Так можно отслеживать сколько сотрудник фактически отработал, и сколько времени занимает конкретная задача.

Кто онлайн. Специальный виджет в Битрикс 24 позволяет видеть кто из сотрудников работает, а кто завершил рабочий день. Это особенно удобно в случае, если команда работает в разных часовых поясах.

Время выполнения. В задаче идёт отдельный учёт трудозатрат по проекту. Инструмент позволяет оценить сколько времени занимает выполнение конкретного поручения. Например, если подготовка презентации занимает в среднем 2 часа, то руководитель видит, что нельзя поручить сотруднику 5 таких задач в день и ждать, что всё будет сделано в срок. Это помогает оценивать загрузку коллектива, передвигать дедлайны или отказываться от слишком долгих проектов.

Контроль и оценка. Инструмент «Задачи» позволяет не только контролировать затраченное время, но и отслеживать динамику. В одном окне содержатся описания задачи, добавляются чек-листы, назначаются ответственные за разные этапы работ, передвигаются сроки, ведётся переписка, прикрепляются документы, организовываются видеозвонки и так далее.

Обратная связь. В этом же окошке вносятся комментарии по проекту. Можно вести общение с коллегами и руководством по вопросам, связанным с задачей и получать обратную связь. Тут же идёт приёмка задачи постановщиком или возвращение её на доработку. Проект нельзя завершить без одобрения. В конце прикрепляется отчёт по итогам работ и даётся оценка задачи. А выставление оценки - это хороший способ одновременно оставить обратную связь и мотивировать сотрудника.

Удалённым сотрудникам сложнее следить за всеми событиями, очевидными для работников офиса. Из-за оторванности от коллектива и общей атмосферы дистанционщик может чувствовать себя выпадающим из процесса и работать хуже. Инструменты Битрикс24 помогают давать обратную связь и одновременно мотивировать. О коммуникациях, ленте новостей, опросах и лайках мы уже рассказали. Вот что ещё поможет поддерживать рабочий настрой в коллективе:

Эмоции. В Битрикс24 есть такие же эмоджи, как в мессенджерах. Их можно отправлять в сообщениях или ставить в ответ на комментарии. Лайк условно обозначает «принято», «согласен», или «сделаю».

Бейджи. Это специальная отметка и нефинансовая мотивация, если сотрудник добился результата или выполнил задачу раньше срока. Бейдж виден всему коллективу. В системе можно настроить градацию таких благодарностей, по аналогии со спортивными медалями.

Благодарности. Записать видеоблагодарность в ленту для коллег можно после завершения сложного проекта или поздравлять с праздниками в таком формате.

На удалёнке может возникнуть несогласованность действий команды. Битрикс24 решает эту проблему за счёт того, что объединяет все каналы общения в одном окне и синхронизирует документы и встречи.

Календари. Представлены в удобных срезах: день, неделя, месяц. Синхронизируются автоматически. Планировщик встреч помогает видеть занятость коллег и выбрать удобное время для совещания без лишних звонков и сообщений. После назначения даты и времени встреча загружается в календарь каждого заинтересованного сотрудника, потом система присылает напоминание о событии.

Группы и проекты. Объединяют все задачи, файлы, сообщения и встречи в одном месте. Видно какие действия и задачи выполнили в той или иной группе. Группу можно сделать открытой или закрытой. Все внутренние действия доступны только участникам. При этом пригласить можно внешнего подрядчика, клиентов, и распределять права доступа между членами команды.

Если работа удалённой команды не автоматизирована, это может обернуться снижением продуктивности коллектива и потерей контроля за сроками выполнения задач. Чтобы сохранить и повысить эффективность сотрудников, необходимо по-новому строить рабочие процессы и внутреннее взаимодействие. В этом поможет Битрикс24.

Система охватывает весь функционал, необходимый для организации дистанционной работы, а не только отдельные блоки. Это облачные документы, средства коммуникации, корпоративная соцсеть, таск-менеджер, календарь.

• Доступность — единое окно для всех видов общения: видео, текст, обмен файлами, комментарии, группы для работы и неофициальной переписки.

• Оперативность — коммуникация идёт без отрыва от работы: задачи ставятся прямо из сообщений в чатах, в ленте, в комментариях. Получать обратную связь можно так же быстро, как в офлайне.

• Безопасность — всё хранится и передаётся в одной системе, а не по разным каналам. Доступы к документам автоматически предоставляются и аннулируются. Все рабочие процессы и коммуникации под контролем и под защитой от случайной или неслучайной утечки.

За последние 2 года рабочие процессы существенно изменились и, очевидно, что полностью работать офлайн получится у минимального числа компаний. Удалёнка затронула большинство предприятий и снова коснётся их в будущем. А релокация только ускорит эти процессы. О том, как правильно организовать дистанционный формат работы мы писали на Яндекс.Дзен.

Поэтому команду необходимо не просто отправить трудиться домой, а обучить инструментам дистанционной работы. С Битрикс24 сделать это гораздо проще, чем при использовании отдельных сервисов. Система пригодится вам и в рамках обычной офисной работы: для оцифровки отдела продаж, автоматизации работы с персоналом, для улучшения клиентского сервиса. Для внедрения Битрикс24 пишите нам!

#удалёнка #релокация #битрикс24 #автоматизация