Как компании перейти на электронное оформление документов без дорогого ПО и обучения сотрудников

• нужно много документов согласовывать внутри компании с сотрудниками, а это договора, акты, тендера, платежные документы, техрегламенты, служебные записки, кадровые документы и т. д.……
• взаимодействовать с партнерами не имеющими ЭЦП, такими как самозанятые, фрилансеры, ИП.
• оформить документы с удаленными клиентами физическими лицами.

В современном мире это особенно неудобно: часть команды на удаленке, а для подписания документов необходимо встречаться с контрагентами и партнерами теряя много времени. И действуя по привычке кажется, что сейчас не время внедрять что-то новое и сложное. Да и цифровизация видится дорогой и недоступной.

Однако сейчас можно перейти на электронный документооборот быстро и просто, если компании подключить к работе облачный сервис электронной подписи. Это позволит законно подписывать большинство документов в электронном виде, бесплатно для подрядчиков и клиентов и подходит для внутреннего документооборота. Расскажем, как они работают.

Есть несколько причин которые несмотря на привычки и стереотипы заставляют руководителей переходить на ЭДО. И все эти причины экономического характера:

• на первом месте рост стоимости бумаги и расходных материалов для принтеров и сканеров
• затем можно упомянуть стоимость почтовой или курьерской доставки.
• самая главная причина — это время, можно ждать подписанные документы месяцами и рисковать, сдавая отчеты без подтверждения в налоговую, а еще они могут потеряться в дороге или в офисе. Также много рабочего времени сотрудники затрачивают на посещение офиса для подписания кадровых документов.

1. Берет на себя безопасное хранение Ваших электронных документов, и обеспечивает доступ к архиву 24 часа в сутки 7 дней в неделю;

2. Предоставляет онлайн личный кабинет сотруднику или контрагенту;

3. Проводит удаленную идентификацию пользователя и предоставляет электронную подпись.

Облачные сервисы предоставляют своим клиентам ПЭП (простая электронная подпись) или УНЭП (неквалифицированная электронная подпись). Они обладают юридической значимостью и приравниваются к собственноручной подписи гражданина — это написано в статье 6, п. 2 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Чтобы пользоваться ПЭП или УНЭП, не нужно ничего, кроме смартфона и интернета. Это отличает их от квалифицированной электронной подписи, для работы с которой нужно получать физические ключи, оплачивать и устанавливать специальное ПО и платить за подключение. Это делает неквалифицированные сервисы более конфиденциальными — данные о подписанных документах не передаются госорганам и доступны только сторонам подписания.

Чтобы электронная подпись имела юридическую силу, о ее использовании нужно договориться — прописать это в договоре или допсоглашении. Например, если прописать: «Акты и приложения можно подписывать с помощью электронного документооборота», — то обмениваться бумажными оригиналами не понадобится.

Конечно, документы можно будет отправлять по электронной почте или в мессенджерах, но эти сервисы не соответствуют параметрам законодательства в сфере безопасности использования электронной подписи. Лучше использовать специальные системы документооборота, например LightDoc. Это удобно и надежно:

• Соответствует всем требованиям законодательства: обеспечивает идентификацию пользователей, соблюдение конфиденциальности;
• Позволяет сразу обозначить взаимное согласие сторон на использование ЭЦП. У LightDoc законность подтверждает сертификат, который выдается на каждый документ;
• Не требует обучения сотрудников или контрагентов;
• Позволяет подписывать документы всеми видами электронных подписей РФ;
• Можно хранить список всех контрагентов в одном месте и рассылать документы одним кликом нескольким адресатам;
• Документы передаются и хранятся на защищенных серверах в зашифрованном виде;
• Легко интегрировать в IT систему по API;
• Есть мобильное приложение на Android и IOS — документы можно просматривать и подписывать со смартфона.

Для примера — вот видео как выглядит подписание за 1 минуту на смартфоне документа в системе LightDoc:

https://www. youtube. com/watch? v=foyyPnz2eW0

У подрядчиков и клиентов, особенно фрилансеров, ИП, самозанятых и физлиц, УКЭП часто нет. И оформлять ее они не будут — слишком сложно и дорого. Приходится обмениваться бумажными документами: тратить деньги на распечатку и курьерскую доставку, ждать бумаги по несколько дней, хранить их отдельно от основного документооборота. Особенно неудобно, если нужно быстро подписать какой-нибудь договор, без которого нельзя начать работы, а это может затянуться на несколько дней.

Почему же УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) не может перевести всю работу с контрагентами в цифру.

• Вы формируете нужный документ, согласовываете его с контрагентом.
• Загружаете документ (размер до 50 мВ) в приложение LightDoc на компьютере или смартфоне и подписываете. Указываете электронную почту контрагента, на которую нужно отправить документ.
• Контрагенту приходит ссылка на регистрацию в сервисе LightDoc. Он регистрируется и проходит идентификацию с помощью паспорта, получает электронную подпись — это бесплатно.
• Контрагент подписывает документ. Может сделать это как с ПК, так и со смартфона, на все затрачивается несколько минут.
• Подписанный документ автоматически возвращается к вам — его можно посмотреть внутри приложения LightDoc или скачать. Сделка скреплена официально, можно приступать к работе. У каждого участника остается доступ к оригиналу с подписями и сертификатом юридической значимости.

Подписанный документ можно загрузить в вашу систему документооборота либо бухгалтерии (например, 1С) вручную или с помощью API. Хранить его распечатанным отдельно не нужно.

Все это занимает меньше пяти минут, а стоит для вас от 20 до 50 ₽ за документ. Для примера отправка одного документа почтой или курьером может стоить от 250 ₽. А еще есть затраты на бумагу, дополнительную работу бухгалтеров и секретарей — если их учесть, получится, что сервис сэкономит вам сотни рублей на одном документе, вроде немного, но умножьте на их количество в год и цифра может вас ошеломить.

Поскольку контрагенту не нужно никуда идти, ничего оформлять и ничего платить, он точно согласится подписать документ таким способом.

К примеру, известная онлайн школа проводит курсы повышения квалификации по всей России. Раньше приходилось обмениваться с клиентами подписанными договорами по обычной почте: на это уходили многие часы работы сотрудников компании и сотни тысяч рублей на доставку документов. В итоге компания перешла на электронный документооборот в LightDoc, а затраты на подписание документов с тысячами удаленных клиентов снизились с 400 000 ₽ до 20 000 ₽ в месяц.

Есть исключение: в неквалифицированных ЭДО нельзя подписывать счета-фактуры и УПД с НДС. Но это другая тема и для этого все компании уже используют УКЭП.

Внутри большой компании постоянно нужно подписывать разные документы: учетные формы, договора, NDA, личные дела, штатные расписания, должностные инструкции и приказы. Обычно все это делают на бумаге, даже когда в компании есть УКЭП и ЭДО.

Почему УКЭП не помогает перевести весь кадровый документооборот в цифру. Казалось бы, УКЭП есть, контрагенты в работе не участвуют, — можно перевести кадровые бумаги в ЭДО. Но есть две проблемы:

· Обычно УКЭП одна или две на всю компанию только у руководителя. Бухгалтер, кадровик или рядовой сотрудник не может подписывать документы с ее помощью. Оформлять УКЭП каждому сотруднику слишком дорого — она стоит от 2 400 ₽ и требует обновления ежегодно.

· Для работы с УКЭП нужны специальные программы и плагины. Не получится подписать документ с любого планшета или смартфона.

Поэтому, даже когда в компании есть ЭДО, кадровый документооборот все равно ведут по старинке: носят бумаги между этажами, а удаленным сотрудникам и в филиалы отправляют курьерами или почтой.

Как поможет LightDoc. Согласно нового ФЗ-377 сотрудники компании могут подписывать кадровые документы УНЭП, а компания УКЭП руководителя:

• В корпоративный аккаунт компании в LightDoc добавляются сотрудники, каждому предоставляется личный кабинет и УНЭП. Все они будут пользоваться подпиской компании и смогут обмениваться документами между собой.
• Кадровик формирует нужный документ в привычном интерфейсе 1С ЗУП и через модуль API отправляет для подписания сотруднику и руководителю.
• Сотруднику и руководитель получают уведомление со ссылкой на электронную почту.
• Сотрудник открывает его, например, с приложения смартфона, ознакомится и сразу подписывает. Руководитель или уполномоченный им сотрудник подписывает документ УКЭП.
• Документ подписан и его статус сразу отображается в 1С ЗУП.

Пермская строительная компания перевела документооборот на платформу LightDoc. Теперь они подписывают в системе не только кадровые и внутренние документы, но и заключают договора на строительство коттеджей, со своими клиентами физическими лицами. Подключен модуль интеграции с 1С и вся документация теперь хранится в едином архиве, а обрабатывать документы стало намного проще. Менеджеры компании перестали тратить большую часть рабочего времени на поездки для подписания документов и сосредоточились на поиске новых клиентов. Это позволило прежним коллективом отдела увеличить продажи на 40%.

В LightDoc есть несколько инструментов, которые облегчают внутренний документооборот:

• Документ можно сформировать и отправить не подписывая. Например, если где-то нужна подпись руководителя, а документ готовит другой человек.
• Все интуитивно понятно — с документом можно ознакомиться и сразу подписать его на одной странице, не нужно ничего дополнительно загружать. Справится даже человек, который не разбирается в технике и сложных программах.
• Можно отправить документ с неограниченной цепочкой согласования — чтобы каждый в очереди его просматривал, подписывал и отправлял на согласование и подписание дальше.
• Можно сохранить типовой маршрут подписания для дальнейшего использования.
• Можно разграничить права в системе: «сотрудник» может просматривать и подписывать только свои документы, «руководитель» удалять и добавлять сотрудников, а также иметь доступ ко всем документам в аккаунте.

За цифровизацией будущее, и она поможет компаниям полностью избавиться от бумажных документов и сохранять природу. Но пока эта тема для многих в России непривычная и электронная подпись вызывает недоверие. Так что, если остались вопросы про электронную подпись — задавайте в комментарии, мы ответим и поможем разобраться в сложных и непонятных моментах.