Как перевели компанию на удаленку: Опыт команды агентства «Акцент на результат»
Здравствуйте! На связи Станислав Голоднов, основатель агентства комплексного интернет-маркетинга «Акцент на результат». В начале 2020 года все столкнулись с пандемией, и компаниям массово пришлось переходить на удаленный формат работы. Для многих это было неожиданно, сложно и заняло много времени. Но наша команда справилась с этим всего за день и мы хотим рассказать, как нам это удалось.
Содержание:
Мы справились с этим так просто, потому что еще несколько лет назад я решил для себя, что не хочу быть привязанным к офису. Мы начали выстраивать работу, внедряя и используя самые разные решения для удаленной работы. И когда настал локдаун, все сотрудники просто ввели логины и пароли к корпоративным сервисам на домашних компьютерах. Рассмотрим подробнее каждый аспект.
Оборудование и системы для удалёнки
Для всех сотрудников, кто работает с клиентами, мы изначально приобрели ноутбуки и смартфоны. Мы исходили из того, что они могут работать не только в офисе, но и на выездах. Так что, вначале пандемии они просто забрали ноутбуки и телефоны домой.
В отделе продаж мы внедрили amoCRM с облачной телефонией. CRM-система (Customer Relationship Management или Управление отношениями с клиентами) — это программа, которая автоматизирует взаимодействие с клиентами, она учитывает потенциальных заказчиков, сделки, оптимизирует работу отдела продаж. Все наши контракты по Лидам и исходящим звонкам стали создаваться автоматически, настроились статусы сделок, а все входящие и исходящие звонки менеджеров стали записываться (у всех корпоративные мобильные телефоны), письма отображаться. Таким образом, любой наш менеджер еще до пандемии мог спокойно работать из дома или другого города.
В клиентском отделе и в производстве мы внедрили Битрикс24. Это облачный сервис, который объединяет различные инструменты управления проектами (CRM, онлайн-офис, задачи и проекты, контакт-центр, сайты и магазины) и корпоративную социальную сеть. В этой системе все задачи трекаются, а телефонные звонки менеджеров проектов записываются. А доступ к ней можно получить с любого компьютера. Материалы проектов мы стали хранить в защищенном облаке.
Коммуникация на удалёнке: формальная и не очень
Для видео собраний мы раньше использовали Skype, но с началом пандемии мы не стали отставать от остальных компаний и перешли на Zoom. Ограничение в бесплатные 40 минут конференции нам помогли не отвлекаться и во время собраний говорить кратко и по делу. Теперь наша коммуникация проходит в корпоративных чатах Telegram, так как телефон всегда под рукой и сотрудник всегда на связи.
Хоть сейчас большая часть сотрудников вернулась в офис, мы периодически проводим совещания в удаленном формате, если кто-то не может присутствовать в оффлайн.
Мы не забываем также просто поддерживать дружественные отношения. Отмечание праздников вместе всегда было частью нашей корпоративной культуры. Мы вместе отмечаем день рождения компании, новый год, дни рождения сотрудников. Любим вместе повеселиться, и стараемся в наши праздники привнести изюминку: сделать тематические вечеринки, например в кубинском стиле или 2000-х со всем соответствующим антуражем. И у нас есть неформальные чаты, где мы обсуждаем еду и вообще все, что не связано с работой. И во время локдауна мы продолжали общение в этом чате.
Контроль работы при удалённой команде
Задачи мы ставим в Битрикс, где у каждого сотрудника есть дедлайны. Туда можно загружать промежуточные результаты работы и видеть проделанный объем. Также все менеджеры отмечаются утром, когда приступают к работе и остаются на связи, отписавшись в чате. Они предупреждают, если отлучаются на обед или закончили работать. В конце дня сотрудники сообщают о проделанной работе и планах на следующий рабочий день.
Сейчас большая часть сотрудников вернулась в офис, хотя есть несколько человек на удаленке в Казани и в других городах. Они работают также эффективно как и все остальные.
Выводы
Еще вначале локдауна мы безболезненно перешли на удаленку всего за один день и это без потери качества сервиса и эффективности работы. Мы смогли этого достичь благодаря тому, что строили бизнес процесс так, чтобы в любой момент можно было бы работать удаленно. И пандемия стала отличной проверкой организации нашего рабочего процесса.
Локдаун закончился, но отношения сотрудников к компании и в целом подход к организации рабочего места уже изменился, люди попробовали работать в новом формате и многим это понравилось. Сейчас благодаря этой инфраструктуре, нанимать сотрудников стало проще. Мы не ограничены специалистами только нашего города и без проблем нанимаем сотрудников из других городов без потери качества работы.
Новая реальность с пандемией показала, что сейчас нужно организовывать работу так, чтобы в любой момент безболезненно можно было бы перейти на удаленную работу, не теряя при этом эффективности вне зависимости от того, в офисе находятся сотрудники или нет.