Хочу оцифровать и упорядочить документооборот в компании. Что меня ждёт?

Сказок о том, что это легко, здесь не будет.

На полноценную цифровизацию у бизнеса ушло порядка 30 лет. В нулевых российские компании подключали сервисы электронной почты и пакеты с редакторами текстов и таблиц. В 2010-х — переносили данные о клиентах и контрагентах в CRM-системы. А в 2022 году вовсю внедряли алгоритмы искусственного интеллекта — чтобы быстрее реагировать на клиентские запросы и выявлять мошеннические операции.

При этом на электронный документооборот (ЭДО) до сих пор перешли не все отечественные компании. Например, многие переживают, что в один прекрасный день госорганы запросят в «бумаге» те документы, что существуют у них только в цифровом виде. Их пугает то, что законодатели не зафиксировали требования к архивному хранению электронных файлов, но это не значит, что они не доверяют «цифре».

Безусловно, некоторым бизнесам — например, с парой десятков сделок в месяц — ЭДО не принесёт большой выгоды. Но если они обмениваются как минимум 10 тысячами документов в течение 30 дней (такой оборот есть у любого среднего и крупного бизнеса), то ЭДО не только про удобство и снижение затрат, но и про репутацию в глазах контрагентов. Как подступиться к переходу на «цифру» — рассказали гендиректор «Цитроса» Кирилл Соколов и продуктовый специалист компании Надежда Егорова.

Он экономит деньги. Не столько на картриджах, бумаге и аренде склада, сколько на высвобожденном рабочем времени:

• Отправка пакета документов из Москвы во Владивосток курьером займёт до трёх дней, а в онлайне это несколько минут. Получится быстрее приступить к делу.
• Треть бумаг нередко теряется: попадает в папку, где никто не станет их искать, оказывается среди неправильных копий или под случайно пролитым кофе. Электронные документы остаются в той же системе, в которой их создали, и не потеряются при пожаре, переезде или после увольнения ответственного за них сотрудника.
• При работе с физической документацией от 30% рабочего времени уходит на ручной поиск нужных бумаг. В онлайн-архиве раздобыть их можно за минуты, если не секунды: достаточно ввести ключевые слова (скажем, «договор», вместе с которым ИИ найдёт «контракт» и «соглашение») или указать важные атрибуты — фамилию подписанта, название компании-контрагента, дату или номер документа.

Электронный документ легче восстановить. Да, электронные документы могут удалиться при поломке жёсткого диска. Но их дубликаты проще хранить и восстанавливать, чем кипы бумаг на полках.

Например, сразу несколько файлов — хоть три, хоть пять — можно разместить в географически распределённом кластере единого центра обработки данных. На нескольких цифровых узлах, которые разнесены по разным городам страны на сотни километров друг от друга. Так получится минимизировать риск остаться без важного соглашения не только в случае взлома, но и при природной катастрофе, которая может повредить узел.

В первую очередь — нужен ли вам специально обученный специалист. Ответ зависит от размера бизнеса.

• ИП и стартапу из тридцати человек будет проще всего. У них небольшой документооборот и, скорее всего, не больше нескольких десятков контрагентов. Им достаточно подключить облачное решение от операторов ЭДО вроде «Диадока», и не потребуется даже обучение — можно изучить ознакомительные видеоролики за нескольких часов.

• Компаниям с сотней и более сотрудников стоит назначить ответственного. В таких фирмах обычно выработаны особые процессы обработки, согласования и проверки документов, а также есть внутренние информационные системы вроде ERP для планирования ресурсов и CRM для работы с клиентами.
  
  Ответственный сотрудник возьмёт на себя роль штатного технолога: объяснит коллегам, зачем нужен ЭДО и как с ним работать, а интеграторам решений для ЭДО расскажет, как устроена работа с документами в компании и что ей требуется в первую очередь. Записывать сотрудника на курсы не обязательно, но отправить на отраслевой семинар не помешает.

• В крупных компаниях за ЭДО может отвечать целый отдел. Это могут быть команды в бухгалтерии, администраторы в ИТ-подразделении и отдельные департаменты по ЭДО. Чем больше бизнес, тем больше в нём сложных процессов и тем выше вероятность «технического наследия» — путаницы в документах и подходе к их оформлению. В этом случае, вероятно, придётся нанимать опытных специалистов или взращивать их внутри штата, отправляя на курсы.

Также стоит подумать об инфраструктуре. Малый бизнес может развернуться в облаке — площадку обычно предоставляет сам поставщик ИТ-решения. У среднего и крупного наверняка уже есть свои серверы и хранилища, на которых они будут разворачивать продукты для ЭДО, так что если что и придётся оплачивать дополнительно, то скорее лицензии и тарифы операторов и интеграторов документооборота.

Первый этап — аналитика

Компания должна понять, упорядочен ли у неё бумажный документооборот: например, есть ли регламенты по оформлению бумаг, ясно ли, кто и как работает с документами, чья обязанность их согласовывать и подписывать. Если порядка нет, его нужно установить.

Следующий шаг — решить, какими бумагами компания будет обмениваться, а также кто будет их получать и подключены ли эти контрагенты к ЭДО (обмениваться электронными документами с «неоцифрованной» компанией не выйдет).

Второй этап — техническая подготовка

Помимо очевидных вещей вроде компьютера и интернета, компании нужны:

• Электронная подпись и квалифицированный сертификат (ЭП и КЭП), выданный удостоверяющим центром с государственной аккредитацией. Просмотреть документы без ЭП компания сможет, а вот подписать их — нет.
• Машиночитаемая доверенность (МЧД). С 1 сентября 2023 года в России вступит в силу поправка в закон об ЭП: сотрудник не сможет подписывать документы с помощью КЭП, если компания не оформит на него МЧД. Только с ней он сможет подтверждать свои полномочия при подписании.
• Установленный на компьютер криптопровайдер. Он поможет сформировать электронную подпись и обеспечить криптографическую защиту информации при подписании документов. Один из самых популярных поставщиков — это «КриптоПро».

Третий этап — выбор оператора ЭДО

Операторов электронного документооборота аккредитует Минцифры. Всего их порядка 40, но ключевых игроков значительно меньше. Среди них — «Диадок», «СБИС», «Такском», «Сфера Курьер», «Астрал.ЭДО» и «TrustDoc». Основной фактор, которым компании руководствуются при выборе, — это то, каким решением пользуются их контрагенты.

Во-первых, для обмена документами между разными операторами нужно настроить роуминг, а это занимает до недели. Во-вторых, в роуминге могут возникнуть проблемы при запуске сложных сценариев: например, если компания хочет переслать не один документ, а пакет документов, каждый из которых скреплён разными подписями и помечен разными штампами. Такой пакет может «развалиться» по пути.

Четвёртый этап — внедрение

Как только оператор выбран, а документооборот упорядочен как минимум на бумаге, компания вносит изменения в учётную политику. Нужно выпустить приказ о внедрении системы ЭДО и указать в нём сотрудников, которых к нему допустят, а также составить положение об ЭДО — с общим порядком работы с ним.

После этого останется тестирование онлайн-оборота — чтобы понять, чего и кого не хватает и что работает плохо.

Чаще всего потребность в переходе на ЭДО возникает сперва в одном подразделении (например, в финансовом отделе или бухгалтерии). Поэтому средний и крупный бизнес ищет способ не запустить ЭДО с нуля, а упорядочить уже существующий и неэффективный. Этим и занимается «Цитрос». Он помогает настроить и объединить разрозненную инфраструктуру ЭДО. Но если компания только начинает переход в цифру, «Цитрос» организует его с нуля.

То есть вместо того чтобы обмениваться документами сразу в пяти окнах разных операторов, можно агрегировать их в «единое окно» через «Цитрос ЮЗ ЭДО» и замкнуть на нём весь цикл оборота: создание документа, подписание и отправку, а также приёмку, хранение, выгрузку и уничтожение.

Если бухгалтеры или кадровики привыкли всю жизнь работать в «1С», можно интегрировать «шлюз» прямо туда. В таком случае у них просто появится несколько кнопок — например, «Отправить по ЭДО». Всю техническую «маршрутизацию» интегратор организует под капотом. Подготовка ПО займёт больше времени, зато не придётся обучать сотрудников.

Нередко своя информационная система вроде «1С» есть у каждого отдела. Если встраивать нативные кнопки в каждую из них отдельно компания не хочет, проще завести единый личный кабинет с общим для всех интерфейсом.

Каждый пользователь компании-клиента получит свой логин и пароль, а также роль и полномочия. Среди ролей — оператор, который обменивается документами, читатель, который только изучает их, подписант и администратор системы (тот, кто следит за её работоспособностью). Полномочия, в свою очередь, позволяют ограничить доступ каждого пользователя к документам.

Внутри кабинет поделён на блоки. В одном располагаются главные элементы оборота — то есть документы и шаблоны, контрагенты и доверенности, справочники и отчётность. В последней папке будут храниться те «бумаги», которая компания отправит в ФНС.

Вести налоговый учёт в «Цитрос ЮЗ ЭДО» нельзя — для этого есть профильные решения вроде «1С». Но зато интегратор поможет собрать и отправить документы контрагентам, а также для проверки ФНС по требованию: например, если налоговая попросит выслать все сделки с ООО «Ромашка» за май 2023 года. Алгоритмы выгрузят всё, что найдут по указанному контрагенту и дате, и позволят нажатием двух кнопок подписать все комплекты документов сразу, вместо того чтобы проставлять подпись и штамп вручную на каждом.

В каждой категории есть папки — чтобы проще было ориентироваться. Например, в «Документах» всё сортируется по источнику (входящий или исходящий) и статусу (например, передано или получено на подпись или отклонено подписантом). Там же можно найти документы с ошибками, которые обнаруживает система, и корзину — если вдруг придётся восстановить случайно удалённый файл.

Контрагенты, в свою очередь, делятся на уже подключённых к системе, а также тех, кого пригласили или ещё не успели позвать. Их можно импортировать при интеграции — из таблицы Excel или CRM-систем.

Отображение столбцов с атрибутами вроде статуса документа, его составителя или ИНН контрагента можно изменять по своему усмотрению. При необходимости можно также быстро внести и нового контрагента — достаточно создать его карточку, указав основные данные: ИНН, КПП, наименование.

Так как у некоторых контрагентов может быть несколько операторов ЭДО, система позволяет заранее выбрать, через кого будет проходить обмен именно с этим партнёром «по умолчанию». Это избавит компанию от необходимости каждый раз выбирать оператора вручную.

При открытии входящего документа от контрагента можно увидеть его печатную форму, проверить наличие штампов и подписей, а также убедиться, что система пометила их как подтверждённые. Там же есть история документооборота.

Если вопросов к документу нет, сотрудник может сразу его подписать своей электронной подписью. После подписания документ помечается как «Успешно подписанный», и подписей на нём уже две — контрагента и самой компании.

Чтобы отправить документ контрагенту, нужно завести новую карточку и загрузить файл самого документа с компьютера. Система распознает наименование получателя, тип «бумаги» и получателя. После сохранения документ появится в «человекочитаемом виде» в самой системе. Из карточки можно отправить его на подпись директору или подписать самостоятельно и направить контрагенту.

Также через интеграционные интерфейсы можно загрузить документы автоматически (даже те, что уже подписаны). Это пригодится, если подписание проходило во внутренних информационных системах компании.

В России часто меняется законодательство — это влияет на формат хранения документов и принцип работы с электронной подписью. При этом интеграторы вроде «Цитрос» и операторы обычно следят за изменениями и оперативно указывают на них клиентам.

Потребность в перестройке может возникнуть из-за роста или особенностей компании. Один из заказчиков «Цитроса», например, отправляет сотни тысяч документов в определённый период месяца длиной в два — четыре дня. На тестах у компании был меньший оборот, поэтому проблем не было. При полной же эксплуатации возникла серьёзная нагрузка на систему — причём не только интегратора, но и оператора, через которого клиент отправлял документы.

«Древние» и неформализованные документы, возможно, потребуют больше внимания. В документообороте есть три основных формата документов:

• Формализованные. Они оформляются в строгом соответствии с форматами, которые задаются ФНС. Это, например, акты приёмки-сдачи работ и услуг, счета-фактуры, товарные накладные, универсальные передаточные документы. Единый формат таких бумаг позволяет ФНС обрабатывать их в автоматическом режиме в расширении XML.
• Неформализованные. Их вид, как правило, зависит от привычек и потребностей конкретной организации. Оформлять их можно хоть в редакторе Word, хоть в PDF. Это могут быть договоры, расходно-приходные накладные, справки о стоимости выполненных работ, акты сверки взаиморасчётов.
• Полуформализованные. Некоторые компании — в основном крупные — придумывают свои собственные стандарты. Так поступил один из заказчиков «Цитроса» на нефтяном рынке: он разработал единую форму для результатов проверки качества продукта. Получается, внутри компании формат формализован, а «снаружи» — при общении с контрагентами и ФНС — нет.

В 2023 году у большинства компаний более или менее стандартные формы документов — их легко распознают алгоритмы систем для ЭДО. Проблемы могут возникнуть разве что с рукописными актами и чертежами. Уже после сканирования такие документы, как правило, проверяют люди: чтобы убедиться, что система верно распознала буквы и цифры, и поправить ошибки от руки.

У малого бизнеса — меньше недели. Внести детали о переходе на ЭДО в учётную политику, подключить облачный сервис — и можно приступить к работе. Возможно, придётся привести часть документов к единому стандарту. Общепринятые шаблоны можно запросить у облачного поставщика.

У среднего — месяц (чтобы ввести тестовый период). Если у него уже упорядочен бумажный документооборот. Сами тесты займут в среднем полгода и помогут выявить возможные ошибки: если, например, соглашения не распознаются, потому что нетипично оформлены.

У крупного — сколь угодно много. Он годами может лишь «инициировать» переход. Всё зависит от уровня внутренней бюрократии: департаментов много, начальников ещё больше, единые форматы есть, но разнятся от направления к направлению. Одна такая компания ещё в 2020 году начала планировать проект и к лету 2023-го так и не заключила договор — всё ещё проектирует переход.

При оцифровке финансовых документов — первичной документации, счетов-фактур, накладных — достаточно будет внести изменения в учётную политику организации и уведомить сотрудников.

При оцифровке кадрового отдела наверняка придётся общаться со всей командой. Во-первых, нужно внести изменения в текущие трудовые договоры или заключить дополнительные соглашения о том, что их переведут в цифровой вид. Во-вторых, необходимо будет успокоить штат: дать понять, что документы не потеряются в глубинах интернета и не скажутся на учёте их стажа и подсчёте зарплаты.

Стоимость интеграции зависит от многих факторов. Например от способа автоматизации ЭДО (это кнопка в условном «1С» или отдельный личный кабинет) и задач (скажем, нужно только настроить обмен документами с контрагентами через операторов или ещё оцифровать архив).

Итоговая сумма может достигать нескольких миллионов рублей, однако это в любом случае меньше, чем затраты, которые компания несёт, работая с бумагой: они за один год составляют десятки, а то и сотни миллионов рублей.