Три плоскости бизнеса. Через какие уровни проходят все задачи компании

Бизнес — это многослойная система. Но предприниматели об этом мало что знают. Когда возникает проблема, они бегут тушить пожар там, где она появилась. Устраняют следствие, а не причину возникновения. С внедрением новых идей и улучшениями бизнеса — то же самое. Заткнули дырку и нормально. А о стратегии никто думать не хочет.

Алексей Баранов, эксперт по стратегии в компании «Интерлогика», рассказал, через какие три уровня стоит проводить каждую задачу, проблему, идею или цель. Малым и средним предпринимателям — читать обязательно.

Если посмотреть на структуру бизнеса, то упрощенно она похожа на пирамиду.

• На вершине — собственник, он мыслит на уровне целей и глобальной стратегии.
• Уровнем ниже стоит директор, который детализирует стратегию собственника, превращает в оцифрованный план и отвечает за реализацию. Во время реализации плана директор подключает других своих менеджеров, чтобы организовать работу следующего уровня.
• На третьем уровне — персонал, процессы и заказчики. На этом уровне работники выполняют задачи, реализуют стратегию на уровне механических и умственных действий.

Информация ходит по пирамиде в двух направлениях. Сверху собственник дает задачи руководителю, а руководитель — линейным сотрудникам. А снизу система снабжает верхушку информацией.

С нижнего уровня информация поступает менеджерам и директору. Работники отчитываются о выполненных задачах и результатах работы с клиентами. На основе этих данных руководитель делает выводы об эффективности компании, ситуации на рынке и динамике ресурсов.

Дальше директор передает ключевую информацию собственнику. Собственник оценивает картину, делает выводы и на этой основе выдвигает новую стратегию или корректирует существующую.

Теперь подробнее про то, как каждая задача проходит от верхушки пирамиды к ее основанию. Расскажем, кто за что отвечает и почему.

Чтобы стартовать изменения в компании, собственник ставит цель. По классике каждая цель должна соответствовать SMART-критериям, то есть быть

• конкретной
• измеримой
• достижимой
• актуальной
• ограниченной во времени

Попробуйте представить себе цель, которая не соответствует хотя бы одному из этих критериев. Сразу получается не цель, а нечто размытое. Например цель «Хочу, чтобы мы торговали по всей России» неполноценна. Нужно хотя бы понять, в какие сроки это случится. В общем-то цели — это тема для отдельной статьи. Идем дальше.

Дальше собственник определяет стратегию: как достичь желаемого. Для этого он:

• создает бизнес-идею — товар или продукт, с помощью которого компания придет к нужным показателям;
• составляет первичную бизнес-модель — укрупненный план достижения поставленных целей;
• выводит ключевые факторы успеха — условия, за счет которых он выиграет конкуренцию.

Эта стратегия пока на уровне концепции, идеи, а не детальный план или бюджет к исполнению. Детализация и исполнение — это задача руководителя, то есть — следующий уровень.

Далее собственник подбирает руководителя и ключевых менеджеров, которые будут детализировать и реализовывать стратегию. Передав им стратегию, собственник запускает движение сверху вниз по пирамиде.

В малом бизнесе часто собственник — одновременно руководитель компании. Поэтому, возможно, подбирать и нанимать никого не надо. Но тогда нужно четко понимать, что роли собственника и руководителя смешивать нельзя, и нужно работать над задачами каждого из них. В статье мы будем считать, что собственник и исполнительный менеджер — разные люди.

Потом собственнику нужно проконтролировать, эффективно ли менеджеры идут к цели. Для этого он выстраивает информационную систему из управленческих отчетов. По ней он понимает тенденции рынка, потребности покупателей и отлаженность финансово-организационных процессов компании.

Зачем собственнику информационная система

Информационная система помогает собственнику

• совершенствовать технологии работы компании;
• стратегически управлять финансами и товарными запасами;
• совершенствовать стратегический маркетинг (продукт и систему лояльности покупателей);
• искать новые возможности развития компании;
• чувствовать своих покупателей и их потребности.

Задача менеджмента — исполнять стратегию. А чтобы стратегия была выполнена, вначале ее нужно детализировать. Поэтому главный менеджер (директор) берет глобальную стратегию, разбивает на задачи, строит помесячный план, считает бюджеты ставит сроки и назначает ответственных.

Вся стратегия делится на направления. За каждое направление будет отвечать конкретный менеджер: один — за маркетинг, другой — за производство, третий — за продажи.

Менеджеры принимают управленческие решения, которые определяют работу всей компании. Процессы, роли, кадры, постановка задач, контроль результатов — все это на них.

Главный критерий эффективности управленческих решений — прибыль. Чтобы принимать прибыльные решения, менеджеры пользуются аналитической информацией, которую получают из информационных систем. Для управления ресурсами используют ERP, для продаж и маркетинга — CRM, для логистики и склада — WMS.

Чтобы эти системы показывали объективную информацию для аналитики, менеджеры настраивают управленческие отчеты. Важно, чтобы отчеты были регулярными и правдивыми — только так они помогут принимать эффективные решения.

Если отчеты будут кривыми, собственник получит кривую информацию и построит кривую стратегию. Получается, что все управленческие решения — на смарку. Постепенно такая пирамида разрушится, а бизнес закроется.

На этом уровне сотрудники реализуют все детали стратегии, то есть — решают поставленные задачи. Тут самое большое количество действий, из которых по деталькам сложится финальный результат компании. Продавцы сражаются за покупателя, кладовщики и грузчики следят, чтобы товар был доставлен вовремя, бухгалтеры начисляют зарплаты и считают налоги. Куча всяких дел.

Что если кто-то ошибется?

Все ошибаются: собственник, директор, менеджеры и персонал. Чем выше возникла ошибка, тем дороже это обходится компании. Одна ошибка собственника может загубить весь бизнес, а одна ошибка кассира за прилавком не сильно испортит результат.

При этом на уровне персонала ошибок гораздо больше по количеству, чем на уровне менеджеров и собственника. Но это не значит, что нижний уровень работает хуже. Просто тут много задач.

Как избежать ошибок

Чтобы ошибок было как можно меньше, руководители выстраивают систему администрирования. Чем система проще — тем меньше ошибок. Идеально, когда линейные сотрудники не думают, какие задачи и как выполнять. Задачи четко ставятся менеджерами с нужными инструкциями. Пусть грузчик знает, за сколько он должен загрузить машину, а водитель, когда нужно доставить груз.

Данные с нижнего уровня должны поступать наверх быстро и без искажений. От этого зависит скорость и качество управленческих решений.

Организовать эффективный рабочий процесс помогают различные программы и интерфейсы. С ними процесс становится быстрым и точным. Покупатели и сотрудники довольны — прибыль растет.

Как работает система администрирования на уровне персонала

Если сотрудники будут сами заполнять первичные документы, наделают много ошибок. А если внедрить фронт-офисную программу и первичка будет печататься прямо из нее — сократятся трудозатраты, количество ошибок, а скорость вырастет.

Если продавцы будут сами решать кому давать скидку, а кому нет — компания потеряет деньги или клиентов. Чтобы этого не случилось, можно ввести пластиковые карты. Система станет объективной, а маркетолог получит информацию для аналитики.

Если в компании постоянно пропадает товар и менеджеры увольняют за это сотрудников — это не решает проблему. Может, вообще другой сотрудник виноват. А если ввести учет товара с момента заказа у поставщика до доставки покупателю, то ответственность на каждом этапе будет нести конкретный человек — воровать перестанут. Плюсом сможете информировать покупателя, где его заказ, и эффективно планировать закупки.

1. Поставьте цели и спланируйте стратегию. Четко определите, к чему вы идете. Спланируйте, как и когда окупятся изменения

2. Назначьте ответственного за реализацию стратегии. Это должен быть руководитель, который отлично знает ваш бизнес, заинтересован в развитии и имеет влияние в коллективе.

3. Передайте стратегию реализатору, проследите за тем, как он ее детализирует и возьмет в работу. Определите ключевые KPI.

4. Настройте информационную систему. Если вам снизу будет поступать правильная информация, вы сможете руководить компанией. Для этого автоматизируйте процесс сбора и анализа.

5. Периодически смотрите, как идут дела. Просматривайте отчеты, делайте выводы, корректируйте стратегию.

6. Следите за результатом. Контролируйте работу ключевых сотрудников с помощью информационной системы. Это сократит ваши трудозатраты и приучит сотрудников работать аккуратно.

7. Не можете контролировать сами — пригласите экспертов. Лучше создать систему силами сторонних специалистов, чем не создать вообще.