«Задержусь на 5 минут»: почему вы опаздываете и как перестать это делать

У типичных «опоздунов» есть сотни причин приезжать на встречи не вовремя или сдавать работу не в срок: от тонкостей душевной организации до непредвиденных пробок по утрам. В статье разбираемся со всевозможными оправданиями и предлагаем 10 лайфхаков, чтобы стать пунктуальнее.

В стрессе лучше работается

Чаще всего такой установкой грешат адреналиновые наркоманы: пока времени вагон, и сроки не жмут, они могут вальяжно лежать в плюшевом халате на диване. Как только чувствуется спешка — гормон подстегивает бежать-делать-достигать.

Даже если раз от раза вы в итоге справляетесь с задачей успешно (будь то срочная работа или попытка быть на встрече вовремя), нет никакой гарантии, что в следующий раз будет так же. Внутри задач могут прятаться скрытые сложности, которые просто не дадут уложиться в срок. А по пути на встречу может произойти всякое: от заинтересовавшегося вами сотрудника дорожной полиции до внезапного ремонта моста.

Виноваты биоритмы

Опаздывающие по утрам часто любят эту отговорку: мол, они совы, поэтому им так тяжело вставать рано и приезжать на работу-учебу-что угодно еще вовремя. Совам действительно лучше работается во второй половине дня, но ловушка в том, что далеко не все люди, считающие себя совами, в действительности таковыми являются.

Некоторые принимают вялость и апатию по утрам за признаки хронотипа совы. Хотя на деле в их невозможности быть собранным виноваты недосып и «продуктивная» бессонница по вечерам в обнимку со смартфонами и ноутбуками. Яркие экраны и непрекращающийся поток информации мешают мозгу расслабиться и настроиться на сон.

Чтобы точно определить свои продуктивные часы и перестать обвинять в своих опозданиях несчастных животных, достаточно попробовать метод биоритмов:

• В течение 2-3 дней каждые 2 часа измерять пульс и температуру и записывать значения. Для точности эксперимента пригодится будильник.
• Создать на основе замеров график работоспособности: по горизонтали — значения времени, по вертикали — значения температуры тела (одним цветом) и значения пульса (другим цветом).

Обычно температура здорового человека меняется на 1–1,3 градуса в течение суток. Периоды повышения температуры — пики активности, периоды понижения — окна для сна и отдыха.

Что делать, если именно по пути на работу у вас спад активности? Попробуйте договориться о смене графика и сдвинуть рабочее время на час раньше или позже. Только не питайте иллюзий, что одно лишь это сможет уберечь вас от опозданий.

Черты характера

Некоторые люди списывают свои опоздания на черты характера: «Ну вот такой вот я человек!». Ученые их подбадривают: действительно, вечно опаздывающие личности часто имеют общие особенности — тревожность, оптимизм и тягу к приключениям, а также низкий уровень самоконтроля.

Исследования доказывают, что таким людям сложнее оценивать время. В 2001 году профессор психологии из Калифорнийского университета Джефф Конте провел эксперимент. В нем он разделил участников на две группы: в первой были амбициозные и склонные к конкуренции люди, во второй — творческие и склонные к исследованию. Обе группы должны были засечь минуту времени на своих внутренних часах. Участникам из первой группы, в среднем, казалось, что минута прошла за 58 секунд, а из второй — за 77.

Если вы больше творческий любитель приключений, чем амбициозный достигатор, не верьте своим внутренним часам — скорее всего, они будут обманывать. Вместо них положитесь на четкое расписания дня: желательно, почасовое, чтобы вы точно видели, сколько времени в запасе у вас есть.

Отсутствие страха последствий

Если человек систематически опаздывает на работу или не сдает работу в срок — значит, он не слишком боится последствий. За опоздания его не наказывают, а немой укор коллег для него — не проблема. И даже если наказания есть, а опоздания и просрочки продолжаются — значит, для человека они не серьезны.

Секрет в том, что наказания вообще плохо работают — гораздо эффективнее поощрения. Но редкий руководитель станет сюсюкаться с подчиненными, придумывая, какой бы плюшкой поощрить пунктуальных сотрудников. Поэтому не ждите влияния извне — придумайте себе поощрения сами. Неделя без опозданий — поход в театр или ресторан. Несколько проектов, сданных в срок, — запланированный отгул посреди месяца.

Скрытый саботаж и неприязнь

Иногда опозданиями рулит скрытый саботаж. Человеку может не нравиться сама работа, начальство или какие-то правила, но вместо честного признания он транслирует свою неприязнь через опоздания. Другой сценарий — попытка самоутвердиться. Вечно опаздывающий считает, что ему кругом все должны, что его не ценят и не уважают — поэтому он пытается доказать свою ценность для других через опоздания. Раз ждут, значит, он чего-то стоит.

С неприязнью к начальству и правилам — лучше к психологам. А что касается неприятных задач, люди часто стараются оттянуть их выполнение до последнего. Вместо этого — лучше начинать свой день именно со сложного, пока в запасе много энергии. Как только вы съедите эту «лягушку» с утра, сразу почувствуете облегчение — и сможете спокойно и продуктивно работать весь оставшийся день.

Ошибка планирования

На удочку ошибки планирования попадаются даже самые те, кто обычно не склонен к опозданиям и срывам сроков. Чего уж говорить о систематически опаздывающих людях. Всё дело в том, что человек не умеет предсказывать будущее. А прошлое ему часто и нагло врёт.

Суть ошибки планирования в том, что люди склонны преуменьшать количество времени, которое необходимо для решения задачи. Этот парадокс вычислили и назвали «ошибкой планирования» психологи-исследователи Даниэль Канеман и Амос Тверски ещё в 1979 году.

Неточный прогноз по срокам запускает механизм откладывания. Зачем выходить из дома за час, если вчера вы доехали до места за 40 минут? Зачем брать на проект три недели, если в прошлый раз подобный вы сделали за 1,5? Мозг любит экономить свой ресурс — поэтому подсовывает нам самое простое и легкое решение: сделать так же.

Другая неприятность в том, что прошлый опыт дарит самоуверенность: если месяц назад со схожей задачей вы справились за 6 часов, то теперь-то, на опыте, вам точно потребуется меньше времени. Идя на поводу у такой идеи вы наверняка обнаружите себя опаздывающим по срокам и делающим всё в последний момент. Ночью, с красными глазами и заливая в себя литры кофе.

Внешние обстоятельства

«Хотел прийти вовремя, но…», а дальше подставляйте любое оправдание: парад планет, пробки, катаклизмы, плохая погода, инспекторы ДПС и что угодно еще. Мы никак не может угадать, случится нечто подобное с нами, или нет.

Но если помнить про закон Мёрфи, который звучит как «если какая-то неприятность может случиться, она случится», оправдываться становится сложнее. Просто потому что стоит всегда быть готовым к неприятностям и иметь на их случай запасной план. А лучше вообще взять планирование дня за основу — оно не спасет от форс-мажоров, но поможет не создавать дополнительных проблем. По крайней мере, с ним внезапно случившиеся неприятности не будут накладываться поверх тех, что мы создаем себе сами.

Вопрос приоритетов

Иногда за опозданиями и нереалистичными дедлайнами прячется только одно — в данный момент времени это для вас неважно. Опаздываете на встречу с партнерами — значит, они для вас не так уж важны, и где-то в глубине души вы не слишком-то хотите с ними работать. Опаздываете со сроками сдачи проекта — скорее всего, сдать его вовремя неважно: либо сам проект кажется посредственным, либо заказчик будет тянуть с его приемкой еще неделю, поэтому некуда торопиться, либо для вас проект вообще неприоритетный — из разряда «не очень-то и хотелось».

Редкий человек опаздывает на встречи с важными людьми, клиентами или сотрудниками. Редкий человек опаздывает туда, где решается его судьба в каком-то важном вопросе. Если вы постоянно куда-то опаздываете — задумайтесь, а так ли это для вас важно?

Чтобы разобраться с приоритетами и важностью, попробуйте матрицу Эйзенхауэра или алфавитный метод Брайана Трейси. Или хотя бы обычные ярлыки внутри вашего планировщика, которые помогут увидеть в расписании на день самое важное. Неважное — подождет (возможно, в корзине).

Чтобы начать приходить куда угодно вовремя и укладываться в сроки, нужно не так уж много. Для начала — желание быть пунктуальным. В помощь к нему — несколько инструментов:

1. Матрица Эйзенхауэра. При планировании дня сразу отделите важное от неважного. Неважное — либо перенесите на другие даты, либо делегируйте другим, либо откажитесь вовсе. Так меньше шансов не успеть везде из-за слишком большого списка дел на день.
2. Декомпозиция. Делите задачи или проекты на маленькие части и оценивайте время выполнения каждой отдельно. Если на промежуточном этапе сроки сдвинутся, вы успеете среагировать и не затянете процесс целиком.
3. Четкие измерения результата. Например, если кажется, что статью можно написать за день, то стоит оценить, сколько страниц в ней должно быть и сколько можно выдать текста за час и за сутки.
4. Неприятные дела — в первую очередь. Чем меньше оттягиваешь выполнение сложных и противных дел, тем меньше шансов не успеть к сроку.
5. Учет затрат времени с помощью таймера. Он поможет узнать, сколько времени уходит на каждую конкретную задачу — прогнозировать сроки выполнения подобных дел в будущем станет проще.
6. Работа интервалами. По классике таймера Помодоро: 25 минут — рабочий интервал, 5 минут — отдых. Эта схема повышает продуктивность и поэтому снижает риски затянуть сроки.
7. Искусственный запас времени 20−30%. Можно поступить хитро и перевести все часы на 15 минут вперед, а можно намеренно добавить лишние 15 минут на дорогу, которые выручат при неожиданной аварии, парализовавшей целый район города. С проектами и задачами так же: пара лишних часов не повредят. С таким подходом проигравших нет: не уложитесь в заранее спланированные рамки — получите запас времени. Уложитесь — приятно удивите окружающих или сможете отдохнуть в оставшиеся время.
8. Оценка с трех позиций. Как реалист, оптимист и пессимист. В ошибках планирования чаще всего виноват оптимист: он радостно скажет, что дело легкое, и будет готово уже завтра. Пессимист будет перестраховываться — лучше взять время до конца недели, мало ли что. Реалист вернет на землю оптимиста и успокоит пессимиста: справимся через 2 дня. Истинная оценка — посередине: нужно сложить все три показателя и взять за основу среднее: 2,5 дня с учетом округления.
9. Учет биоритмов. Постарайтесь выявить свои пики и спады продуктивности, чтобы строить день с их учетом. Так меньше шансов опоздать на работу из-за позднего пробуждения или работать в полсилы в часы спада продуктивности, затягивая процесс.
10. Самопоощрения. Отнеситесь к желанию не опаздывать как к челленджу и поощряйте себя за успехи. А чтобы было легче оценить прогресс, заведите себе трекер привычек — например, в планировщике SingularityApp он доступен даже на базовом тарифе.
    

Успехов в пунктуальности!