Еда
Max Zavyalov
434

Операционка: цикл эффективного управления себестоимостью кофейни или ресторана

Максим Завьялов​
В закладки

Выручка ≠ прибыль

Меня зовут Макс Завьялов и уже более 9 лет я работаю в сетевом кофейном бизнесе. Большую часть этого пути я прошел вместе с международным сетевым брендом Costa Coffee. Сейчас занимаюсь независимым консалтингом в сфере общественного питания.

И сегодня давайте поговорим об операционной прибыли. Мы не будем обсуждать тему того, как создать космически вкусное, да еще и маржинальное блюдо (пусть это останется на откуп классным шефам), а поговорим о том, что мы можем сделать на позиции операционного управляющего.

Думаю, ни для кого не секрет, что увеличение выручки не обязательно приводит к росту прибыли. Косвенно это может быть связано, но при неправильном операционном управлении увеличение прибыли за счет роста выручки легко нивелируется ростом издержек.

Как известно, в структуре P&L существует два типа расходов по степени операционного влияния на них: контролируемые и неконтролируемые (точнее, условно контролируемые - так будет более верно).

В блоке контролируемых расходов, в свою очередь, есть 2 статьи, которые суммарно могут поглощать более 50% прибыли предприятия. Это, очевидно, Food (&beverage) Cost и Labour Cost.

Сегодня обсудим первую из них - себестоимость.

Для простоты и наглядности я подготовил "револьвер успешного контроля себестоимости". Это цикл от ЗАКАЗА до ПОТРЕБЛЕНИЯ продукта гостем кофейни или ресторана.

Давайте кратко пробежимся по каждому из них, чтобы понять, где лежат потери.

​Цикл управления себестоимостью в общепите Максим Завьялов

Заказ

За свою карьеру я провел десятки, если не сотни собеседований людей на управляющие позиции. Так вот один из вопросов, вскрывающих компетентность собеседника, обязательно касался управления себестоимостью. Не поверите, но подавляющее большинство людей говорили только о том, что входит в этот первый пункт.

И это самые очевидные вещи:

  • стоимость закупки продуктов и ингредиентов и у поставщиков. Однако, нужно понимать, что этот не будет актуальным для операционных управляющих в сетевых компаниях, так как, скорее всего, функция закупки принадлежит смежному департаменту. Тем не менее, это первый и достаточно значимый инструмент у управлении себестоимостью.
  • корректный количественный заказ продуктов и товаров на местах. Кто-то использует автоматизированные системы, кто-то листы прогнозов, созданные в простых таблицах; самый худший вариант - те ребята, которые заказывают продукты и расходники по наитию, полагаясь исключительно на опыт и не основываясь на статистических данных продаж и потребления. Это приводит к перезатаркам, списаниям по сроку годности и мертвым деньгам, которые лежат на полках склада. В противоположном случае - к нехватке продукции, стоп-листам и, как следствие: потере лояльности гостей, снижению среднего чека и повышению себестоимости, если в стоп попадает маржинальный продукт.

Приемка

Продукты заказали корректно, основываясь на статистических данных и прогнозах продаж - молодцы.

Корректный качественный прием заказа - следующий шаг.

И если вы думаете, что в этом нет ничего сложного и в ваших ресторанах и кофейнях с этим все прекрасно, то ошибаетесь.

И если по ресторанам эта проблема не стоит так остро в связи с тем, что обычно приемкой занимаются кладовщики (хоть и здесь кладовщик кладовщику рознь, как известно), то в небольших кофейнях, кафе, это делают менеджеры и бариста.

А это значит, что в большинстве случаев в таких проектах нет входящего контроля качества и количества продукции. В кофейню приезжают полугнилые овощи, придавленные пирожные или просто часть из них не доезжает. Единицы бариста будут потом с этим разбираться и брать ответственность на себя, звонить поставщику, требовать возвратов или довозов. 99% просто отправляют это в списание за счет прибыли кофейни.

Мои рекомендации: научите команду принимать поставки правильно, по чек-листу: от замера температуры внутри фургона поставщика до пересчета и органолептики.

Хранение

На этом этапе часто все перестает работать не с правила FIFO, а уже с корректного приходования накладных в складской программе. Если эта функция отведена менеджеру, можете не сомневаться, что на бэке лежит стопка неоприходованных накладных за прошедшие периоды. В самом лучшем случае - это накладные этой недели. При худшем раскладе я сталкивался с потерями длинной в год.

А это значит, что вся ваша управленка уже искажена и вы не понимаете реальной себестоимости. Провели инвентаризацию, увидели плюсы - обрадовались, увидели минусы - поругались и списали за счет прибыли или за счет ответственного лица. А проблема может быть в том, что накладные просто не были оприходованы вовремя. А если ваш складской учет напрямую связан с бухгалтерским - ждите кредиторской задолженности и перманентных проблем со сверками.

FIFO. Очень просто, всем известно, но мало где работает. Весь склад должен быть организован понятно, все категории подписаны, а продукты храниться по принципу ротации. Уверен, вы недооцениваете масштабов потерь при списаниях продуктов, которые забыли лежать у задней стенки.

Выпуск

Здесь краеугольным камнем являются ТТК.

Во-первых, убедитесь, что они были созданы корректно. Учитывают обрезки, проценты уварки и ужарки, не включают в себя опциональных ингредиентов - например, палки-мешалки для кофе в каждый кофе. Очевидно, не каждый гость берет мешалку к кофе. Тем не менее, товар списывается, искажая управленческую отчетность и сладские остатки, что со временем вполне может привести к перезатаркам.

Отдельным пунктом специально для сетевиков:

Продукты и товары в бизнесе - это как энергия в физике. Ни откуда не берется и никуда не исчезает. А это значит, что если вы перемещаете товар с одной точки на другу, он должен быть перемещен и со склада на склад.

Понимаю, что есть желание открыть 5 ресторанов/кофеен на 5 юр.лиц, а потом просто забить на складской учет (впрочем, для таких случаев айти решения также давно существуют), но подумайте, к каким катастрофическим последствиям это приведет.

Конечно, вы можете запретить перемещения между точками, но мне на практике такие случаи неизвестны. Продукты и люди ездили, ездят и будут ездить между точками. Впрочем, в этом и есть один из плюсов сетевых компаний.

Также выпуск и хранение подразумевают наличие не только жесткой дисциплины в перемещении, но и такой же жесткой в отношений любого вмешательства в операции с продуктами и расходниками: списания со всеми его категориями, проработки блюд, стаф питание, комплименты гостям, маркетинговые акции и т.д.

Приготовление

На одном из тренингов по контролю себестоимости мы заходили на кухню, доставали мусорный мешок и как думаете, что находили там? Деньги, конечно же.

Половинки лимонов, куски мяса, овощи - все, что по какой-то причине было выброшено поваром. Причин может быть много: от непрофессионализма и наплевательского отношения к вашему бизнесу до усталости, запары и желания отомстить за низкую зарплату.

Аналогичная история с бариста. Вы бы видели, сколько чайных ложек я находил в мусорных пакетах бара или моечного отделения. Причины - те же.

Что делать? Не буду вдаваться в HR детали, но в целом рекомендация звучит так: научите людей не только готовить по ТТК (но для начала хотя бы это), но и быть сопричастными к вашему бизнесу. Гадить тому месту и тем людям, к которым ты относишься с теплом, мало кому хочется.

Презентация

Это не то же самое, что сервировка.

Больше относится к тем концепциям, у которых есть витрины для выкладки.

Тестируйте, как ведут себя десерты и сэндвичи в открытом виде в холодильной витрине: сколько хранятся, как выглядят, чтобы правильно определить время выкладки и ротации.

FIFO. Очевидно, что к импульсной витрине применимы те же правила, что и к складскому хранению. Любые упакованные печеньки, вода, соки также имеют свои сроки годности и должны быть выложены по правилам ротации, а в чек-листах менеджеров должен быть пункт о контроле и ответственности.

Сервировка

Однажды мы приняли решение самостоятельно выкладывать пакетики с сахаром по 2-3 штуки к кофе.

По сети это принесло несколько десятков тысяч рублей экономии на сахаре в месяц. И вот почему: гости перестали брать по 20 саше со стойки самообслуживания, а вполне удовлетворялись 2-3 штуками, которые мы им выдавали.

Раньше из 20 взятых пакетиков они использовали 2-3, остальное просто выбрасывали сотрудники клининга или бариста. Никому не хотелось собирать остатки пакетиков с каждого стола и возвращать их обратно на стойку самообслуживания. Люди просто выбрасывали деньги.

То же самое можно делать с салфетками и трубочками - подумайте, как вы будете подавать напитки гостям. Что из этого необходимость, а что из этого просто снижает вашу прибыль, не принося пользы гостям.

Потребление

Этот пункт контроля относится к формированию понятной системы статистики потребления продуктов. Сейчас автоматизация вполне позволяет проводить достаточно глубокую аналитику.

Используйте ABC анализ, STARDOG анализ - любое средство, которое позволит вам анализировать продажи по категориям и управлять ассортиментом.

Будьте гибкими, сделайте вводы-выводы продукции регулярным циклом.

После формирования картины согласуйте все шаги с шагом Заказ и снова на круг.

Спасибо, что дочитали! Если есть вопросы - пишите!

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Max Zavyalov", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 4, "likes": 7, "favorites": 37, "is_advertisement": false, "subsite_label": "food", "id": 94981, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 29 Nov 2019 13:15:13 +0300", "is_special": false }
Объявление на vc.ru
Трибуна
ApiX-Drive — онлайн-коннектор разных сервисов и приложений между собой без программистов
Привет, меня зовут Игорь Шамин, я основатель сервиса ApiX-Drive.
0
{ "id": 94981, "author_id": 398241, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/94981\/get","add":"\/comments\/94981\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/94981"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199128, "last_count_and_date": null }
4 комментария
Популярные
По порядку
1

Отличная статья! Четко и по делу!

Ответить
0

Спасибо за статью, пишите ещё! Мне, как "зелёному" управленцу эта информация очень полезна. И хотя часть из неё я знаю и пользуюсь, никогда не вредно повторить и систематизировать! 

Ответить
0

Классная статья...пришлось даже гуглить некоторые фразы)))

Ответить
0

Спасибо, коллеги! Рад, что пригодилось)

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "page_type": "default" }