5 факторов успешной командировки — объясняем на примерах и мемах

Количество деловых поездок по России растет: каждая пятая поездка по стране — командировка. Вырос и уровень потребностей бизнес-туристов: они ожидают более продвинутого сервиса и комфортных условий при организации деловых поездок.

Что нужно учесть, чтобы командировки шли на пользу компании и удовлетворяли ожидания сотрудников? Рассказываем о 5 важных аспектах в организации деловых поездок — с помощью мемов.

Управлять командировками можно тремя способами: через классические агентства, через IT-платформы и силами самих сотрудников. У каждого подхода есть свои плюсы и минусы.

→ Через классические агентства

Кому подходит: компаниям, которым важны персонализированные услуги: заказ частного самолета, яхты или выезды на лошадях. Тем, кто привык организовывать командировки по старинке: общаться с агентом, долго согласовывать услуги, ждать закрывающие документы по почте.

Плюсы:

• привычный многим компаниям способ;
• агентства помогают организовывать командировки в странах без современной инфраструктуры;
• часто занимаются корпоративными мероприятиями, тимбилдингами;
• работают с клиентами, которые не хотят или не умеют организовывать командировки самостоятельно;
• агентства хорошо обрабатывают нестандартные запросы.

Минусы:

• сервисные сборы за каждую услугу;
• ручная обработка операций;
• нет интеграции с IT-инфраструктурой;
• затянутый процесс согласования;
• долгое ожидание закрывающих документов.
  
  

→ IT-платформы

Кому подходит: компаниям, которые хотят не только контролировать затраты, но и начать экономить деньги на командировках.

Плюсы:

• все в одном окне — не выходя из личного кабинета сервиса, можно подбирать, согласовывать, бронировать и оплачивать услуги, формировать аналитику и бухгалтерскую отчетность;
• согласование и контроль онлайн через сервис — не нужно писать на почту или звонить по телефону;
• бесшовная интеграция с IT-инфраструктурой компании;
• все документы приходят сразу на почту;
• прозрачная система без скрытых сборов;
• выгодные условия от поставщиков;
• оперативная поддержка.

Минусы:

• придется потратить время на настройки в самом начале работы.
  
  

→ Самостоятельное бронирование

Кому подходит: компаниям, с небольшим объемом командировок (до 10 в месяц).

Плюсы:

• быстрая покупка;
• не нужно выделять отдельного ответственного за командировки сотрудника.

Минусы:

• нечестный подход: сотрудник может искусственно завысить цену и обмануть компанию;
• проблемы с бухгалтерией;
• нельзя зафиксировать цену на авиабилет;
• нет бесплатной отмены билетов;
• нет тревел-поддержки;
• покупка услуг за свой счет;
• бронирование в разных местах — это отнимает время и усложняет сбор чеков для бухгалтерии;
• риск выпасть из бюджета.
  

Опираться только на опыт и деловую репутацию поставщика на рынке и советы коллег — это хорошо. Но вы когда-нибудь пробовали анализировать, как спектр услуг соотносится с вашими бизнес-целями? Полезно проверить финансовые показатели подрядчика через СБИС или другие похожие сервисы, изучить предыдущие кейсы, связаться с другими его клиентами.

На подбор поставщиков «вручную» сотрудники могут потратить много времени. В случае, когда командировки в компании организованы онлайн, за выбор и репутацию поставщиков отвечает сервис. Именно по такому принципу Smartway работает со своими клиентами.

Тревел-политика — это лимиты на стоимость билетов и отелей, чтобы контролировать расходы сотрудников на дорогу и проживание. Если в компании есть четкая тревел-политика, руководство может прогнозировать траты. А сотрудники не будут тратить кучу времени, чтобы согласовать услуги.

Любые ограничения вызывают негативные эмоции. Например, когда менеджеру отказали в оплате выбранного им пятизвездочного отеля, а его руководителю позволили заселиться именно туда.
Итог: менеджер перестает чувствовать себя ценным сотрудником.

→Тревел-политика помогает превратить потенциальные ограничения в выбор опций. Деловые туристы сразу видят билеты, отели и сервисы, которые им точно доступны. Поэтому такой документ — способ избежать конфликтов и снижения лояльности сотрудников к компании.

Ситуация А: глава отдела продаж летит за рубеж на важную конференцию. На досмотре в чемодане обнаружили живого мини-крокодила — его подбросили конкуренты. Теперь сотрудника отказываются сажать на рейс и планируют посадить куда-то в другое место.

Ситуация Б: сотрудник критически опаздывает на стыковочный рейс.

Вывод: если вы придумали, как разрешить ситуацию А, ситуация Б покажется сущей ерундой.

Такие форс-мажоры, как опоздание на рейс, отказ в заселении в отель или неработающая симка, могут серьезно подпортить репутацию компании и навредить сотруднику. Просто обеспечить команду корпоративной связью во время поездок — уже недостаточно. Использование онлайн-сервисов для организации командировок — гарантия своевременной поддержки и быстрого решения любой проблемы в поездке.

Классические агентства не могут похвастаться такой оперативностью, ведь у них есть фиксированные часы работы: с 10 до 19. Круглосуточная поддержка онлайн-сервиса в любое время подскажет, что делать, если отель отказывает в заселении, а трансфер не приехал.

Деловая поездка для сотрудника — это не только работа в непривычной обстановке, но и новые впечатления. Командировки могут стать частью мотивационной программы — особенно, если у компании есть партнеры за границей. Допустим, в Дубае, Индии или Китае. Например, если сотрудник достигает определенных показателей во время поездки, ему открывается дополнительная развлекательная программа: экскурсия или ужин за счет компании.

Если продакт-менеджер так ждал командировку, что смог улучшить работу своего отдела на 47% за месяц вместо планируемых 25% — это тоже повод для дополнительного поощрения. Это может быть оплаченная дополнительная услуга в отеле, билет в бизнес-класс или доступ в VIP-зал аэропорта пересадки. Для бюджета компании это незначительная трата. Зато для сотрудника — приятный бонус.

Добавить поощрительные события в уже начавшуюся командировку гораздо легче, если процесс организован онлайн. Сервис Smartway позволяет сделать это в несколько кликов и сэкономить от 4 часов в неделю всем ответственным за поездки в компании.