Как организовать приём сотрудника на удалёнке? Советы опытного HR

Всем привет! Мы, команда Пачки CRM, продолжаем цикл статьей об удалённой работе. Сегодня мы расскажем, как дистанционно принять сотрудника в штат.

Мы были очень удивлены столь положительной реакции на нашу прошлую статью о переводе сотрудников на удалёнку. Её репостнула себе в ленту самая большая группа ВКонтакте об управлении персоналом. Это мотивирует нас писать дальше, поехали 🤩

Итак, объявлен карантин, Вы недавно перевели работников на дистанционный режим, и тут встает вопрос, как теперь принять сотрудника на удалёнке? Наш HR-менеджер Ольга Платонова работает полностью удалённо в команде Пачки CRM уже три года и хочет поделиться своим опытом. Она объяснит, как правильно организовать дистанционный прием сотрудника в штат с точки зрения законодательства.

С 1 апреля 2020 года должен был начаться эксперимент (законопроект № 859678-7) по полному переходу на электронный документооборот, который должен был продлиться до конца 2020 года. Участники-работодатели данного эксперимента должны были оформить электронную цифровую подпись для своих работников (естественно, с соответствующими расходами для работодателей-участников). Но из-за ситуации с коронавирусом неизвестно, будет ли этот проект вообще начат. Как и раньше, работодателю необходимо собирать обязательные документы с “живыми” подписями работников.

1. Запаситесь простым карандашом, цветными стикерами, и цветными наклейками-стрелочками. (Нет, это не шутка).

2. Пишите подробные пошаговые инструкции с названиями документов для кандидатов/работников. (Этот документ подписываем в одном экземпляре, этот – в двух, один экземпляр – вернуть, и т.д.)

3. Рекомендуйте всем сотрудникам заводить дома папку для сохранения любых оригиналов к передаче вам, - это простое правило спасает документы от утери.

4. Просите сотрудников предварительно делать сканы/фото подписанных документов перед отправкой (у вас хотя бы останется копия в электронном виде, а также это поможет избежать ошибок в получаемых Вами документах).

Рецепт прост: Представьте, что подготавливаете документы для совершенно далёкого от документоведения человека. Да, на это уйдёт больше времени, чем ушло бы в офисе (так как при личном общении всегда можно показать место подписания), но результат будет достигнут, потому что вы сделаете всё, чтобы человек сориентировался в этом (только для вас привычном) процессе.

Если нечетко давать инструкции, например, наклеить стикер: "вернуть", вместо стикера "заполнить и вернуть", то можно получить вот такие документы от дистанционного сотрудника. И вот понимай, куда заработную плату перечислять?

Работодатель по результатам тестового задания и видео-собеседования определился с финальным кандидатом. После этого:

Шаг 1. Направьте ему электронное письмо с файлом «Согласие на обработку персональных данных», запросите в этом же письме требуемые к приёму документы.

В ответ на это письмо кандидат направит фото или скан заполненного и подписанного Согласия на обработку персональных данных (уточняем ему, чтобы оригинал этого документа не выбрасывал, а сохранил в папочке для последующей передачи работодателю). К письму также прикрепляет сканы или фото требуемых документов.

Шаг 2. Сформируйте пакет документов для приёма (pdf-формат).

Минимальный пакет документов по приёму включает:

• Приказ о приёме;
• Трудовой договор;
• Должностная инструкция (если не включается в трудовой договор);
• Личная карточка Т2;
• Заявление о реквизитах для перечисления заработной платы;
• Заявление на выдачу трудовой книжки (если впервые оформляется).

Шаг 3. Сформируйте ссылку на локально-нормативные акты (ЛНА), где они будут все выложены, так как сотрудник должен с ними ознакомиться ДО подписания трудового договора - направьте эту ссылку для ознакомления. В идеале – прописать в трудовом договоре, что он ознакомился со всеми ЛНА до момента подписания (можно также указать прямо временные промежутки, например, в 10:00 – ознакомился, в 11:00 – подписал трудовой договор).

Шаг 4. Направьте весь вышеназванный пакет документов кандидату в электронном виде. Он его должен распечатать в 2х экземплярах, ознакомиться письменно, и направить его вам. На этом этапе необходима связь с кандидатом, чтобы он мог позвонить и уточнить, правильно ли он понял, где именно нужно поставить свою подпись, потому что подписей обычно требуется много. Обычно я сама распечатываю оба экземпляра, ставлю галочки, где нужна его подпись, наклеиваю цветные стрелочки, чтобы было сразу быстро понятно, где именно он должен ознакомиться, и отправляю оба экземпляра кандидату.

Это трудоёмко, но позволяет избежать повторной пересылки документов, если кандидаты или сотрудники пропускают страницы или не видят/не понимают, что нужно было ознакомиться там-то и там.

Карандашом лучше отметить нужные даты (на полях или под строчками). Это важно, потому что пересылка оригиналов, скорее всего, состоится уже после фактической даты наступления трудовых отношений, а сотрудник может по невнимательности поставить текущую дату. А каждый кадровик знает, как обидно переделывать (а тем более пересылать) документы из-за неверно проставленной даты. Помимо этого, желательно приклеить на каждом документе стикер: «Это ваш экземпляр», или «Вернуть в отдел по персоналу».

Если вы не очень уверены в новом человеке, лучше, чтобы он направил вам в вашу сторону оба экземпляра. Потому что может оказаться так, что он пропадёт, перестанет выходить на связь, а с вашей стороны всё подписано, то есть фактически работодатель уже обязан выполнять свои обязанности.

Шаг 5. После получения оригиналов, подпишите все документы со стороны работодателя и направьте сотруднику уже подписанные обеими сторонами экземпляры.

Полный переход на электронные трудовые книжки запланирован только на 2021 год, то есть весь 2020 год - заполняете эти документы как в бумажном варианте, так и в предложенных ПФР электронных формах.

У многих компаний в апреле каждый год происходят какие-то изменения, индексации, или пересмотры. Поэтому при необходимости направляйте работникам электронные pdf-формы документов. Возможно, какие-то свои шаблоны придётся адаптировать, убрать данные о других работниках и т.п. По пересылке документов - всё также, как описано выше

Если хотите, чтобы я написала статью об увольнении на удалёнке (например, по соглашению сторон, «глубокое игнорирование» и т.д.) с пошаговой инструкцией, напишите в комментариях.