Что мне дает логирование времени: стал увереннее и до 10 раз снизил зарплату сотрудников

Мой опыт будет полезен людям, которые часто говорят «Я ничего не успеваю» или «У меня на это нет времени». Это слова, которыми человек сам себе объясняет, почему он неэффективен. Как устранить неэффективность? Как делать вывод о том, что именно надо изменить в своих действиях? Рассказываю, как я ответил на эти вопросы и поднял продуктивность команды.

Когда я внедрил логирование времени, стал лучше понимать, кто чем занимается в компании, и перестал сливать бюджеты впустую. Начал экономить свои и клиентские деньги. Как следствие, вырос доход.

Без измерения результатов не может быть их улучшения. Невозможно улучшить показатель, значение которого не знаешь. Поэтому когда человек говорит, что что-то не успевает, в первую очередь нужно понять, почему это происходит. Без измерений понять это невозможно.

Простой пример. Один спортсмен пробегает круг на 10 секунд быстрее другого. Тренер смотрит на результат и понимает, у кого больше шансов финишировать первым. Если он зафиксирует время на протяжении круга, увидит, где спортсмен сбрасывает темп, а где нагоняет. Станет понятно, что именно сделать, чтобы пробежать круг быстрее.

Логирование времени — один из способов измерить результат. В нашей команде оно имеет большое значение, так как показывает норму выработки человека. Да, это не единственный показатель оценки эффективности сотрудников. Мы обязательно смотрим, сколько и какие задачи сделаны. Но соотношение трудозатрат и результата, который получили за это время — важный показатель эффективности человека, как члена команды.

Когда только решили ввести логирование времени в бизнесе, я фиксировал вместе со всеми задачи. Теперь регулярно и точно записываю свои рабочие часы. Стартовой мотивацией было показать команде личный пример. Потом втянулся.

Сначала было тяжело логировать все задачи. Прошел год. Заниматься этим все еще тяжело, но результаты подстегивают.

Как руководитель я стал увереннее принимать решения. Теперь принимаю их не субъективно, а отталкиваясь от аналитики. Она без эмоций показывает результат и кто чего стоит.

Когда начал с сотрудниками обсуждать их неэффективность, они соглашались с тем, что часто бездействуют — прокрастинируют. С кем-то пришлось попрощаться. Но чаще люди соглашались на справедливое снижение оклада или переход с оклада на сделку. Самый яркий пример — зарплата сотрудника снизилась в 10 раз, а на результате это не отразилось. Раньше он получал 50 000, а потом стал выполнять ту же работу за 5 000 рублей.

Еще мы научились точнее измерять и оценивать стоимость проекта. Становится все меньше случаев, когда оценили проект в одно количество часов, а на деле потратили намного больше. Растет эффективность и рентабельность бизнеса.

Для организации рабочего дня я использую несколько приложений:

• Jira — CRM, в которой мы ведем все рабочие проекты.
• Rescue Time — отслеживает время, проведенное в различных приложениях, и на основании этого помогает оценить эффективность работы.
• TimeBro — записывает все, что я делаю на компьютере. Логировать с его помощью одно удовольствие. Достаточно просмотреть лог событий, вспомнить, чем именно занимался, сколько потратил на это часов, минут и занести данные в Jira (можно фиксировать до секунд, но это уже паранойя).
  
• Focus — мобильное приложение, которое помогает поддерживать дисциплину по принципу Pomodoro.
  

PS Я рассказал своей дочери про принцип «Помидора» в работе:

• В течение 15-25 минут работаешь, не отвлекаясь ни на что.
• Делаешь перерыв 3-5 минут.
• После 3-4 таких циклов перерыв 15-30 минут.

Теперь ей это помогает фокусироваться и выполнять свои задачи быстрее. Остается лишь дисциплинированно использовать этот инструмент. Если дочери не напоминать, она не будет работать по Pomodoro. Это применимо ко всем взрослым. Если использовать рекомендации, они дают результат. Но часто мы ленимся.

Мой любимый автор, Питер Друкер, посвятил логированию небольшую часть главы своей книги «Эффективный руководитель». Следуя его рекомендациям, любой руководитель обязан раз в полгода измерять свое время. В книге есть упражнение, которое позволяет высвободить четверть рабочего времени.

Я стремлюсь быть эффективным руководителем. Все время, которое посвящаю работе, стараюсь логировать в Jira. Даже если поехал в посольство делать корпоративные документы (время в пути не записываю).

При этом не учитываю, сколько я просидел в корпоративном мессенджере (мы используем Slack). Причина простая: если слишком много общаюсь в Slack, значит, я болван, который не может правильно дать указания сотрудникам, и им приходится тратить время на дополнительные уточнения.

Но я записываю полчаса, если трачу их на то, чтобы взбодрить сотрудника, который закопался в делах, или устал, или фрустрирован хаосом внешнего мира.

Если неделя была очень сложная и дерганная, каждый день все записывать трудно — логирую время в конце недели. Если же все стабильно, и я двигаюсь по плану — ежедневно оцениваю проделанную работу. Стараюсь расписывать продолжительность выполнения каждой задачи. Это помогает в составлении ясного плана.

Ежедневно я измеряю эффективность через Rescue Time, как отношение залогированного времени к потраченному. Заглядываю туда и проверяю, чтобы эффективность росла.

При этом я много работаю. В феврале залогировал 300 рабочих часов. После этого эффективность стала резко падать, начались эмоциональное выгорание и проблемы в семье. Для меня снижение эффективности — это показатель того, что нужно отвлечься от дел и отдохнуть.

Глубокий анализ своего рабочего времени я провел единожды, когда хотел взять в работу большой проект. Он требовал много моего личного участия. Мы хотели оценить, есть ли ресурсы, чтобы взять этот проект без потери качества выполнения уже существующих.

Нет смысла часто проводить такую оценку эффективности. Она может понадобиться, если меняешь род деятельности. Основная цель — понять, на что именно и сколько уходит времени: на какие проекты и на какую операционную деятельность.

Логирование времени — крутой инструмент повышения эффективности. С ним я начал увереннее принимать решения в бизнесе, стал меньше сливать бюджеты впустую и собрал вокруг себя команду, которая работает на результат.

Если кажется, что ты что-то не успеваешь:

1. Измерь куда на самом деле уходит время.

2. Посмотри на результаты.

3. Сделай вывод, куда непродуктивно уходят часы и минуты.

Если в конце недели я залогировал 35+ часов, значит, я отлично потрудился. А если записал 20 часов — я слишком мало работал.

При этом трудозатраты важно анализировать совместно с Rescue Time. Если в конце дня эффективность 75-80%, я выложился и был сфокусирован. Если показатель ниже 70% — я много бездельничал. Вероятно, выгорел или плохо размял разум и нужно взять пару выходных для восстановления.

Такой анализ помогает держать себя в тонусе. Жизнь становится более понятной и контролируемой. Ведь благодаря логированию ты знаешь, на что ушел твой день, и знаешь, что он был продуктивным.

Логирование — это вопрос дисциплины. Человек, который не может регулярно логировать, скорее всего, не контролирует свое время, не имеет ясного плана на день или неделю, а порой ему просто нечего записать из-за прокрастинации. Человек не понимает, прошла неделя успешно или провально. Чаще всего тратит время впустую.

Если вы достаточно дисциплинированы и готовы внедрить все, что написано выше, уверен, результат обязательно будет. Если опыт был вам полезен, посмотрите остальные мои статьи. Часть материалов публикую здесь, часть на других площадках. Чтобы ничего не пропустить, подписывайтесь на страницу в Facebook. Публикую там все анонсы.

А еще я начал логировать свои калории. Ставьте +, если интересны подробности )