Как мы автоматизировали рекрутинг: HR начал быстро находить крутых специалистов
Крутые специалисты — главный ресурс компании. Но какой ценой они достаются (особенно если в штате не менее сотни сотрудников)? Когда мы столкнулись с проблемой кадров и не нашли на рынке подходящих решений, разработали собственный подход к автоматизации рекрутинга. Теперь наш HR быстрее находит крутых кандидатов.
Поначалу мы тратили много времени и впустую сливали деньги на работу с «не теми специалистами». Не сразу поняли, что рекрутинг критически важен для развития бизнеса. Хороший сотрудник знает свою работу. Он не создает видимость бурной деятельности, а реально решает задачи. Просто берется за дело и доводит его до конца.
Если нанимать посредственных специалистов, посредственными становятся результат работы и компания в целом. Бизнес теряет огромный потенциал.
Да, искать крутых спецов сложно, особенно последние 2 года. На это наш HR убивал львиную долю своего рабочего времени. Поэтому мы автоматизировали процесс.
Какие задачи предстояло решить
Перед рекрутером встает много операционных задач. Они повторяются при найме любого кандидата на любую позицию:
- Размещение объявлений с вакансией.
Переписка с каждым кандидатом.
- Назначение интервью.
- Ведение базы резюме и т.д.
Хуже всего то, что большое влияние на результат оказывает «человеческий фактор». Примеров много: рекрутер что-то забыл, не занес данные в базу, не позвонил вовремя соискателю, отправил письмо не на ту почту и т.д. Мы ищем сотрудника, как старатель золото на рудниках, а когда находим, можем по глупости его потерять. Это недопустимо.
В интернете есть много сервисов, которые автоматизируют работу HR-отдела. Для себя мы увидели в них несколько минусов:
- Расфокусировка внимания. Всю работу мы ведем в CRM (у нас это Jira). Если добавить еще какой-то сервис, придется переносить из него данные. Это потеря времени и риск допустить ошибки.
- Абонентская плата. Рекрутинг для нас всегда актуален. В долгосрочной перспективе даже самый дешевый сервис обходится дороже разработки самой дорогой автоматизации под собственные задачи.
- Нет подходящих метрик эффективности. Невозможно понять, рекрутер без толку просиживает штаны или ничего не успевает потому, что действительно занят работой.
Как мы автоматизировали рекрутинг
Все способы автоматизации в нашем бизнесе очень простые. При помощи Zapier мы объединяем в единую экосистему сервисы, которыми пользуемся ежедневно:
- CRM.
Google Документы, Таблицы, Формы.
- Почтовый сервис.
- Рабочий чат.
У такой автоматизации нет собственного интерфейса. Сотрудники продолжают работать в привычных программах. При этом информация хранится в единой базе и ничего не теряется. В зависимости от прописанного процесса автоматически запускается нужное действие:
- сбор анкет соискателей;
- отправка шаблонных писем;
ответы на однотипные вопросы;
- прохождение тестов;
- назначение интервью и т.д.
Проекты мы ведем в Jira, поэтому каждое действие отражается на канбан-досках. Но с тем же успехом мы могли реализовать этот процесс на Trello, Bitrix, любой другой CRM или просто в Google Документах. Считаем, здесь главное не инструменты, а подход к делу.
Как работает наша автоматизация рекрутинга
Мы видим, как HR-сотрудники различных компаний проводят всех соискателей от начала до конца по одному и тому же сценарию. Рекрутер собеседует каждого кандидата. Он задает уйму вопросов, которые часто никак не помогают в подборе кадров — не профилируют человека. В какой-то момент HR устает (или подходят дедлайны). На работу берут посредственного сотрудника (лучшего из худших), мучаются с ним, а через 2-3 месяца увольняют и тратят время на поиски нового человека.
Для себя мы разработали HR-воронку. Каждый этап отсеивает людей, которые нам не подходят. Из десятков откликов до собеседования доходят единицы. Рекрутер не тратит время впустую — из лучших кандидатов отбирает самых крутых.
Собираем отклики на вакансию
Наша система автоматизации работает с любой площадкой вакансий. Условие лишь одно — при отклике кандидата на почту присылают уведомление. Такое письмо отправляют все ресурсы из тех, что мы знаем. Поэтому мы не ограничиваемся поиском сотрудников на HeadHunter. Собираем отклики со всех сайтов вакансий, где могут оказаться интересные нам люди. Шире воронка на входе — лучше результат на выходе.
Когда приходится искать людей вне сайтов вакансий, отправляем им ссылку на гугл форму. Человек заполняет анкету и попадает в нашу HR-воронку.
Отправляем шаблонное письмо
Как только на почту приходит письмо с сайта вакансий или из HR-формы, в CRM автоматически появляется карточка задачи. При этом кандидату на почту уходит письмо с приветствием и предложением пройти тест.
Соискатель проходит тестирование, и в карточке Jira появляется уведомление с ответами. Если результат нас устраивает, в один клик отправляем письмо и продвигаем человека на следующих этап воронки. Если кандидат нас не устраивает, жмем «отказ» и ему приходит другое письмо. Нет жалоб формата «они мне даже не ответили», которые часто негативно влияют на бренд.
Тестируем кандидата
Мы не пытаемся прогнозировать долгосрочную отдачу от будущего сотрудника. Считаем, это невозможно и бесполезно. А отсеять кандидатов, которые нам не подходят в моменте, можно при помощи простых HR-тестов.
После отклика на вакансию кандидату автоматически приходит ссылка на тест. В зависимости от результата мы в два клика отправляем шаблонный ответ. Раньше использовали 3 опросника профилирования личности. Потом заметили, что третий тест никак нам не помогает и оставили два.
Тестирование — это простой способ экономии времени. Если сейчас у вас HR-менеджер собеседует соискателей по скрипту, звонки легко заменить опросником. Заполнить форму и рассказать о себе может каждый. Рекрутер не тратит свое время на типовые рутинные задачи. Он быстро обрабатывает готовую информацию о кандидатах и занимается действительно важными делами.
Если соискатель не готов уделить 30-60 минут тестированию, значит, он не заинтересован в трудоустройстве. Считаем, HR-специалист или руководитель не должны тратить время на таких кандидатов.
Проводим собеседования
Когда соискатель успешно прошел тестирование, он попадает на интервью. В CRM автоматически создается соответствующая задача. Предварительно приходит напоминание со ссылкой на онлайн-конференцию.
Мы проводим собеседование в два этапа. Сначала с кандидатом общается руководитель компании. Второй этап — интервью с техническим специалистом на пригодность к профессии.
Каждый этап прохождения кандидатом HR-воронки отображается в Jira — все происходит быстро и наглядно. Исключена потеря ценных кадров по невнимательности.
С чем мы сталкивались до внедрения автоматизации рекрутинга
Сейчас подобные хитрости вскрываются на этапе тестирования. HR-воронка значительно сужается уже после этого этапа. Не нужно проводить бесполезные собеседования.
Сейчас по каждому этапу HR-воронки у нас есть отчет: количество откликов, пройденных тестов, назначенных собеседований и т.д. Если за неделю поступило лишь 5 заявок, а сотрудник говорит, что ничего не успевает — это как минимум странно.
Сейчас подобные ошибки исключены. Вся информация сразу попадает в CRM-систему, в которой мы работаем каждый день. Это помогает оптимизировать рабочие процессы, время сотрудников и не сливать бюджеты впустую.
Что происходит в других компаниях
В марте 2020 года команда HeadHunter опубликовала исследование, касающееся автоматизации рекрутмента в российских компаниях. Оказывается, что найм сотрудников пока автоматизирует только треть опрошенных руководителей. При этом средние по численности предприятия менее технологичны.
Когда HR-специалистов спросили, как автоматизация влияет на эффективность подбора кадров, они отметили положительный результат:
- 42% — сказали, что появилось время на выполнение новых задач.
- 28% — смогли понять, куда тратятся их бюджеты.
26% — отметили, что срок найма становится быстрее, чем у конкурентов.
Мы можем что угодно думать о новых инструментах развития бизнеса, но с цифрами не поспоришь. Автоматизация — это наше будущее. Вы можете внедрить ее прямо сейчас — начать экономить время и деньги. А можете продолжить работать по-старому — упускать ценных сотрудников и тратить впустую ресурсы компании. Решение только за вами.
Тестирование перед хоть каким-то общением с живым человеком - это вступительный экзамен на вакансию. При такой последовательности оставаться в воронке будут в большей степени лишь те, кому некуда девать время/некуда приткнуться. Хорошие специалисты находят работу быстро, любые тестовые тормозят подбор (ощутимо), а тестовое на входе - это ну честно плевок в лицо(
Не стоит забывать, что на рынке много компаний, где нет сложных этапов отбора и эти компании вполне в рынке по условиям, которые предлагают. Хороший специалист не будет искать сложных путей в поиске работы.
Чем дальше этап воронки, тем меньше там кандидатов. Очень жаль ресурса СЕО, который вынужден обрабатывать неотфильтрованный поток. И выходит, что ресурс СЕО дешевле ресурса технического специалиста (наеврное, та кбыть не должно).
Я думаю, специалистов, которые в принципе попадают на открытый рынок, можно отнести к тем, кому «некуда приткнуться». Самые лучшие кадры расходятся по рекомендациям, не попадая на глаза эйчарам.
На открытый рынок попадают либо средней руки специалисты, либо сменившие род деятельности.
Ко второму абзацу: меня, как специалиста, будет отталкивать скорее слишком простой путь найма — есть риск, что вокруг в команде окажутся полные профаны (если вообще не дебилы-однодневки xD).
Лучшие кадры, конечно, расходятся по рекомендациям, но не значит, что уходят, куда пальчиком поманят. Все же они как и все нередко осуществялют свой поиск - подают резюме, откликаются или отвечают на входящие предложения, в общем - устраивают свой конкурс. Вопрос лишь в том, что в этом конкурсе может оказаться и ваша компания, а значит в пору спросить "способствует ли мой процесс отбора тому, чтобы у меня оставались хорошие/лучшие специалисты?"
А то вы будто делаете вывод, что только из никому не нужных и выбираете) Но это же явно не так.
А про слишком простой - это другая крайность, я скорее про адекватный или еще лучше - соразмерный. Знакомство с HR, техническое интервью с командой, опционально финал с главным боссом и оффер - оптимальный 3-4 этапный процесс отбора. Такой, по крайне мере, на моем опыте имеет выше конверсию в офферы и эти офферы стабильнее (не срываются).
Вы всегда по рекомендациям меняли работу?)
Что делать, если на свободном рынке зп выше в сравнении с рекомендациями - идти на меньшую или стать в ваших глазах профаном-однодневкой средней руки?
1. поговорить с боссом
2. разослать инфу по своей сети знакомств
вообще полезно держать своё резюме открытым с запросом +20% к текущей з/п
Я комментировал нелепые фразы типа "На открытый рынок попадают либо средней руки специалисты, либо сменившие род деятельности.".
может, так оно и есть? разумеется, с пониманием, что средней руки специалисты - это большинство из нас
у меня есть своеобразная иерархия способов найма:
1. изнутри
2. по знакомству
3. по рекомендациям
...
n-2. поиск резюме на LI
n-1. поиск резюме на hh
n. публикация вакансии
к последним способам прибегают когда не сработали первые, т.к. поиск на открытом рынке - это риск для компании, поэтому и з/п будет хуже, чем когда она берёт проверенного человека