{"id":4142,"title":"\u0412\u043e\u0437\u043c\u043e\u0436\u043d\u044b \u043b\u0438 \u0440\u043e\u043c\u0430\u043d\u0442\u0438\u0447\u0435\u0441\u043a\u0438\u0435 \u043e\u0442\u043d\u043e\u0448\u0435\u043d\u0438\u044f \u0432 \u043a\u043e\u0441\u043c\u043e\u0441\u0435","url":"\/redirect?component=advertising&id=4142&url=https:\/\/vc.ru\/promo\/259126-open-talk&hash=619216e3e9743866f344bb263e71457c73d6babac6c93e7424a225d484d8095d","isPaidAndBannersEnabled":false}
Карьера
Pyrus

Как общаться с коллегами на удалёнке, чтобы тебя поняли и не прокляли

Делимся лайфхаками, как не прослыть на работе хамом/невежей и влюбить в себя всех коллег.

Удалённая работа – это не только домашний офис в трёх метрах от холодильника, это новый формат общения с коллегами. В последний год имейлы, сообщения и звонки из «одного из способов» коммуникации для многих превратились в единственный. Добавим сюда невозможность увидеть эмоции человека, ослабевшие после долгой разлуки связи в команде и всеобщую усталость после «худшего года в истории». И вот уже то, что раньше решалось за две минуты у кофемашины, требует горы писем или целых конфколлов. Рассказываем, как результативно общаться с коллегами на удалёнке и не вызывать раздражение.

Три смертных греха делового общения

Набирая это письмо, Сергей нуждался в помощи. Он был нарочито вежливым, называл Полину Полюшкой и даже спрашивал, как её дела. Вот только после прочтения такого письма хочется послать Сергея куда подальше, захлопнуть крышку ноутбука и до конца отпуска не проверять почту. Всё потому, что дело не в словах, а в отношении.

Грех 1. Неуважение

Тревожить человека посреди отпуска или в выходной, врываться в его почтовый ящик с кричащим «Срочно!» — значит ставить себя и свои интересы выше его. И никакие «С уважением» и «Заранее спасибо» здесь не помогут. Если не хотите прослыть хамом — соблюдайте личные границы коллег.

То же самое касается критики: комментируйте работу, а не человека и ни в коем случае не унижайте его достоинство едкими замечаниями или публичными разносами. Если болеете за результат, предложите решение и помощь. Будьте полезными, а не жестокими и самодовольными.

Грех 2. Небрежность

Вы забыли приложить к письму файл, и вот коллега пишет вам повторное письмо. Или приложили — сразу пять штук с названием «Документ Microsoft Word» — и невольно устроили напарнику квест «Найди нужное». Дьявол кроется в деталях — помните об этом и делайте информацию удобной для получателя.

Грех 3. Манипуляции

Манипуляции вредят отношениям в долгосрочной перспективе. Возможно, сегодня вы добьётесь результата, но завтра вас назовут гадким человечишкой и перестанут с вами работать. Люди не дураки, они прекрасно понимают, когда их пытаются нагрузить лишней работой или критикуют, прикрывшись лестью. И фразы вроде «Ты умница» ситуацию не спасают.

Если вам что-то нужно от человека — скажите об этом прямо и будьте готовы к отказу. Люди охотнее приходят на помощь, когда о ней по-человечески просят. Особенно, если просящий и сам готов внести лепту в решение проблемы.

Как правильно писать коллегам по электронной почте

Прописывайте тему

У каждого письма должна быть внятная тема. Такая, чтобы коллега сразу понял, что вы обсуждаете, что и когда ему нужно сделать. Такая, чтобы даже через год он смог найти это письмо по ключевым словам.

Понятная тема:

Подготовить отчёт за 4 квартал к 28 декабря (понедельник)

Промежуточные отчёты для подготовки презентации для «Смарт»

Непонятная тема:

Важно!

Документы

Посмотри, плиз

Выносите в тему:

– суть дела;

– сроки (название месяцев лучше писать словами, а к числам добавлять день недели: тогда получателю не придётся смотреть в календарь);

– названия документов из вложения.

Для общения и постановки задач коллегам можно пользоваться не электронной почтой, а специальными онлайн-сервисами, где для письма-задачи можно установить срок выполнения, и он будет отображаться рядом с темой. И никаких «Срочно!» и «ASAP».

Придерживайтесь чёткой структуры

Чем чётче и проще структура письма, тем выше вероятность, что его поймут.

Приветствие. На отдельной строке с восклицательным знаком. Обращайтесь к человеку по имени, только не ошибитесь: Катерину легко спутать с Екатериной, а Петра Иванова с Иваном. Если не знаете, как правильно, лучше уточните. Если получателей много, ограничьтесь лаконичным «Здравствуйте!» без раздражающего «коллеги».

Суть. Пишите кратко и по делу. Делите текст на абзацы (один абзац — одна мысль). Используйте подзаголовки и списки, чтобы упростить прочтение.

Вопросы. Желательно задавать их в конце письма или абзаца — именно там мы привыкли их видеть. Если вопросов несколько — нумеруйте, получателю будет проще на них ответить.

Подпись и контакты. Как правило, достаточно имени, должности и данных для оперативной связи.

Предоставляйте нужные файлы

Если нужно поделиться с коллегой файлами:

– сразу прикладывайте к письму, если же досылаете — укажите соответствующую тему;

– называйте файлы понятными именами: «Отчёт за 4 квартал», а не «Документ Microsoft Word (2)»;

– лучше не архивируйте — получателю придётся потратить лишние 5-10 минут жизни, чтобы распаковать ваш .rar;

– выносите в текст письма самую важную информацию из файла — так коллеги быстрее вам ответят;

– не вставляйте картинки в тело письма — они не всегда подгружаются и некорректно отображаются во многих почтовых клиентах.

А лучше пользуйтесь Google Docs и облачными хранилищами. Отправил ссылку, и не грузишь почту коллеги лишними гигабайтами, а его самого — срочной чисткой почтового ящика.

Делайте ссылки удобными

Кидаться в коллег ссылками без всяких предисловий — плохая затея.

– Добавляйте описание к любой ссылке — так получателю письма будет проще в них ориентироваться.

– Используйте вшитые ссылки, только вместе привычных «тут» и «здесь» добавляйте понятное описание, например: «Больше проектов на нашем сайте».

– Проверяйте права доступа по ссылке перед отправкой и помните, что в некоторых организациях облачные хранилища, Youtube и социальные сети заблокированы.

Убирайте всё лишнее

Письмо станет лучше, а получатель благодарным, если вы уберёте из текста:

– данные об устройстве, с которого отправлено письмо;

– ненужные файлы;

– хвост диалога при пересылке, если там нет важной для получателя информации.

Не спамьте

Часто в переписке участвуют несколько человек. Чтобы ваши сообщения не отправляли сразу в папку «Спам»:

– убедитесь, что письмо получают только те, кому оно действительно нужно;

– не пишите то, что стыдно будет переслать — чем больше людей участвуют в беседе, тем выше вероятность, что информация пойдёт дальше;

– если хотите ответить конкретному человеку, используйте кнопку «Ответить», а не «Ответить всем»;

– подключая нового человека к переписке, удалите лишнее из хвоста диалога, кратко введите его в курс дела и представьте другим участникам.

В Pyrus новому участнику беседы не нужно пересказывать историю вопроса — в ленте активности есть вся переписка участников, файлы, смена ответственных и дедлайнов. Если же тема и задача для человека уже не актуальны, он может сам удалиться из переписки.

Как правильно общаться с коллегами в мессенджерах

С точки зрения делового общения, мессенджер стал чем-то средним между имейлом и звонком: оперативнее почты, но не так навязчиво. Здесь действуют те же правила, что и для писем, и есть несколько своих.

Пишите только о срочном

Мессенджер — это всегда настойчивые уведомления. Если вопрос может подождать, отправьте его по почте. Если же горит — сразу звоните.

Помните о нерабочем времени

Почту люди приучились проверять в определённые часы, а всё остальное время не обращать на неё внимания, особенно вечером и в выходные. В отношении мессенджеров такая привычка есть не у многих, а значит, ваше сообщение сразу же потревожит получателя. Помните: писать по работе после 21:00 уже неприлично.

Не смешивайте мессенджеры

Главное правило общения в мессенджерах: один человек — один мессенджер. Не стоит начинать обсуждение в Telegram, потом переходить в WhatsApp и досылать информацию в Skype. И вам, и вашему коллеге будет сложно отследить историю вопроса и найти важное. Тем более не нужно нападать на человека в Telegram, если он не ответил вам в WhatsApp.

А если надоело сходить с ума от пяти мессенджеров, заведите единую корпоративную систему для постановки задач и общения с коллегами. Pyrus заменит и таск-менеджер, и бизнес-мессенджер, и bpm-систему. И мобильное приложение у него тоже есть.

Не пишите каждое предложение отдельным сообщением

Эта манера писать появилась вместе с чатами — мы как будто имитируем живую речь и выдаём по слову вслед за собственными мыслями. Проблема в том, что коллеги не хотят пробираться сквозь поток наших мыслей. Они хотят быстро решить проблему. А тут мы со своим несвязным набором слов без всяких знаков препинания — поди разберись. Когда мы заставляем себя изложить суть дела в одном сообщении, мы невольно структурируем текст и делаем его понятнее. А ещё не мучаем коллег какофонией уведомлений из чата.

Используйте стикеры и смайлики с умом

Стикеры и смайлики — это хороший способ добавить диалогу теплоты или завершить разговор на позитивной ноте. Но с ними легко попасть в неловкую ситуацию.

– Не используйте стикеры и смайлики при обсуждении рабочих проблем, особенно если вы виноваты — ничего, кроме раздражения, это не вызовет.

– Не отправляйте коллегам стикеры и смайлы с двойным смыслом или странными шутками — можно случайно кого-то обидеть или оскандалиться.

Звоните только по договорённости

Звонить в мессенджере незнакомым или малознакомым людям всё ещё считается дурным тоном. С коллегами о звонке лучше предварительно договариваться, чтобы ваше лицо на экране телефона не стало для них неожиданностью.

Не злоупотребляйте голосовыми

Голосовые сообщения всё ещё бесят половину планеты. Но постепенно появляются правила, как их использовать, чтобы было удобно не только отправителю, но и получателю.

– Добавляйте к голосовому пояснение, чтобы коллега быстро понял, о чём речь, и мог легко найти это сообщение через поиск по ключевому слову.

– Не сообщайте голосовыми срочные новости. Если человек на встрече или в людном месте без наушников, он не сможет прослушать запись.

– Не ставьте задачи в голосовых сообщениях. Исполнителю будет сложно разобраться в деталях и выполнить поручение.

– Позаботьтесь о чистоте записи. На фоне не должно быть шума или посторонних звуков. Во-первых, это мешает воспринимать речь, во-вторых, сообщение всегда могут переслать.

Голосовые сообщения по работе могут не бесить, а помогать (если использовать с умом). Например, в формате аудиосообщений удобно брать интервью, особенно если собеседник — на другом полушарии.

Как правильно звонить коллегам

Телефонные разговоры — одна из самых регламентированных сфер делового общения. В рабочей суете не всегда получается соблюдать все нормы этикета, но есть несколько обязательных.

Не звоните поздно вечером и в выходные

Звонить по рабочим вопросам после 21:00 и в выходные — невежливо. Исключение — если вы договорились об этом звонке заранее или что-то произошло.

Обязательно представьтесь

У коллеги может не быть вашего номера телефона. Не заставляйте его играть в угадайку и пытаться узнать вас по голосу. Просто скажите: «Привет, Коля! Это Лена Петрова из маркетинга».

Договаривайтесь о звонке

Если это не минутный разговор, стоит заранее условиться с коллегой о времени и теме. Тогда вы точно не застанете его посреди семейного ужина и сможете спокойно обсудить дела.

Не обрывайте телефон

Если коллега не берёт трубку, не стоит названивать ему до победного. Он может быть на совещании, готовит отчёт для директора или отпросился в больницу. Просто напишите сообщение с сутью проблемы и просьбой перезвонить как можно скорее.

Не жуйте во время разговора

Есть, пить или курить во время телефонного разговора — не лучшая идея. То же самое касается фоновых звуков вроде идущего сериала, громкой музыки или супруги, настойчиво зовущей пообедать. Пусть ваша приватная жизнь останется приватной.

Иногда лучше сразу позвонить

Звонок — лучший способ общения с коллегами, если:

– есть недопонимание и ситуация близится к конфликту;

– случился «пожар» в прямом или переносном смысле этого слова;

– ситуация сложная или неудобная (например, разнос подчинённому за профакапленную им задачу лучше сделать устно).

Результативное общение в команде — это не набор фраз или правил поведения на все случаи жизни.В первую очередь, это умение чувствовать собеседника, забота о его интересах и искреннее уважение. Проявляйте их в каждой мелочи: от темы сообщения до вовремя предложенной помощи, и тогда коллеги полюбят не только ваши письма и звонки, но и вас вместе с ними.

Что вас раздражает в общении на удалёнке больше всего? И какие полезные правила коммуникации есть в вашей компании? Пишите в комментариях.

{ "author_name": "Pyrus", "author_type": "editor", "tags": [], "comments": 32, "likes": 26, "favorites": 54, "is_advertisement": false, "subsite_label": "hr", "id": 218710, "is_wide": false, "is_ugc": false, "date": "Thu, 11 Mar 2021 12:20:11 +0300", "is_special": false }
0
32 комментария
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
10

Ох уж эта удалёнка и переписка в многочисленных мессенджерах... Главное не писать капс-локом, потому что многие видят за большим размером текста посыл, будто бы отправитель кричит на того, кому это сообщение направлено. Да и без капс-лока можно неправильно понять смысл вроде бы обычного текста

Ответить

Повышенный жар

Макс
11

И нельзя ставить точку в конце предложения.

Ответить
0

Капслок — это за гранью добра и зла, да! 
НЕ ОРИ НА МЕНЯ КАПСЛОКОМ!)))

Ответить
12

Мне вот только не ясно почему нельзя писать письма после 21 часа? Я понимаю, что нехорошо беспокоить в мессенджерах, а тем более звонить, но письма-то тут причем? Кажется, это проблема получателя, если он круглосуточно мониторит свой почтовый ящик и незамедлительно, как в чате, отвечает на все входящие письма. На мой взгляд, почта не предполагает незамедлительной реакции, и вполне уместно ответить в течение рабочего дня или суток. 

Ответить
2

Поддерживаю. Почта - не мессенджер. Как раз для подобных случаев.

Ответить
–1

Ну не у всех бывают отключены уведомления о входящих письмах.🤷‍♂️

Ответить
2

ну как бы это опять-таки проблема получателя, хочешь спокойного вечера - отключай уведомления в рабочей почте и мьють рабочие чатики в телеграме 

Ответить
0

Мозгами ты это понимаешь, но на практике многих людей вводишь в состояние стресса и обеспечиваешь им плохой отдых. Они уже вроде перестали думать о работе, но снова пришлось. Такое часто случается, когда рабочая почта приходит на телефон, и человек не привык к ежедневнему потоку в 50+ писем чтобы не обращать на них внимание.

Ответить
8

 Извините, но отвечу грубо.

 Хватит всех заманивать в офис.
Наконец-то люди зажили и нет необходимости в релокации за 1000-12000 км от дома и начинать гонку с ипотекой в 10 лет.

Нравится Вам в офисе, тратить на дорогу по 2-4 часа вот сами в офис и ходите.
Не умеете работать на удаленке, это Ваши личные проблемы.

Ответить
1

Точно комментарий к статье, а не другому комментарию?

Ответить
–2

Никакие смайлики и стикеры не заменят живого общения...

Ответить
14

Живое общение нужно с друзьями и с теми, с кем его хочешь, а с коллегами нужно максимально эффективно передавать информацию, и переписка в этом плане гораздо эффективней, особенно учитывая что переписка сохраняется и ты потом можешь свои слова чем то подкреплять или сослаться на что-то. У меня девушка работает в конторе где у начальника это дерьмо корпоративное в голове, позвоны постоянное, и «мы ценим живое общение поэтому удаленка исключена» дословно то, что в первую очередь слышит соискатель на вакансию. В итоге они поощряли во время вынужденной удаленки постоянные созвоны, и долбоебы по любому пуку трезвонили и мычали в микрофон потому что не способны схожу сформулировать сложную мысль (а в программировании низкоуровневом они все сложные), а потом ещё и сливались иногда типа «ну я не помню чтоб такое говорил». В моей же фирме не было ни одного созвона за год удаленки и это было восхитительно, чистая и незамутненная ебаными фэнтезийными корпоративными ценностями, эффективная работа

Ответить
2

Иногда информацию надо не передавать, ее надо обсуждать. И лучше это делать устно при личной встрече. Когда взял маркер и пошел хреначить на доске, попутно отвечая на вопросы.

Ответить

Повышенный жар

Юлия
12

Никакие железные автомобили не заменят живого общения с лошадью.

Ответить
2

А у меня лошафобия :(

Ответить
4

Да, миллионы офисных яппи страдают от отсутствия ежедневного флирта с коллегами...

Ответить
3

Вы говорите об этом так как будто бы это что то плохое

Ответить
–1

Это если есть с кем флиртовать)

Ответить
2

Сукаааааааа, убивать готов за картинки в теле письма!

Ответить
1

Картинка может подкреплять абзац текста без всяких "см скрин4". Так что it depends...
А вот картинки в подписи... Вот это мрак. Тем более во внутренней переписке, когда подписи с картинками занимают 90% переписок.

Еще у меня бомбит от переписок с большим кол-во участников, где в мешанине теряется все важное и появляется куча комментов невпопад. Алло, граждане, для совместных обсуждений, разработок, описаний процессов почта не подходит!
Уф.. У меня всё

Ответить
–1

Почта совершенно не подходит. Вот в Pyrus — другое дело. 👍

Ответить
1

Безэмоционально и структуированно)

Ответить
1

Мне понравилось, так как все доступно и информативно. Имхо классная штука для неофитов в it компании.

Ответить
1

Голосовые в мессенджерах - это недоспустимо в рабочих коммуникациях. Единственная адекватная причина их использовать указана в статье курсивом: "в формате аудиосообщений удобно брать интервью, особенно если собеседник — на другом полушарии." Т.к. при живом интервью, если из него надо сделать текстовый материал, ты всё равно его пишешь как аудио, чтобы потом расшифровку делать. Т.е. это конкретная специализированная задача, а не стандартная рабочая коммуникация.
Хочешь что-то сказать голосом - звони (договаривайся о звонке). В конце звонка договаривайся о том, что если информация важная, то ты её напишешь текстом в письме как результат звонка.

Вообще мессенджеры, где можно удалять сообщения, - не очень хорошая идея для деловой переписки. Т.к. даже внутри своей компании оказываются скунсы, которые "я такого не говорил, я не то имел ввиду", а уж внешних контрагентов по важным вопросам всегда надо в почту приглашать.

 

Ответить
1

Мои любимые письма от ген директора: у них или нет темы, или тема "re:" и всё, причём я то ничего не писал, или "привет", или текст письма весь в теме, а в теле письма пусто.
Точно такие же письма присылает отец, который всю жизнь большим начальником был.
КАК??! (СОРРИ ЗАКАПС)

Ответить
1

И не писать предложение по одному слову. Господи, как же это раздражает. Зачем заставлять человека мониторить диалог в ожидании концовки, пока все слова сойдутся в предложение по вертикали?

Ответить
1

Ой да, тут столько правды что невольно улыбаешься: у кого-то оказывается также )) Я как фрилансер бешусь в основном от заказчиков:

- Перечисляют правки по макету во время телефонного звонка (я стенографистка? ничего что я за рулем?)

- Пишут СРОЧНО ОТВЕТЬ во все мессенджеры включая SMS (в итоге оказывается они с другом подумали и хотят обезьяну на ветке с синим бананом, мы можем сделать такое?)

- Организовывают бизнес-встречу по зуму, при этом один идет по шумной улице , второй собеседник за рулем, третий с дочкой на руках.

:)))

Ответить
1

Зумеры открыли для себя нормы общения, взаимоуважение и этикет?

Ответить
–1

А мне насрать на работу. Работать я не люблю, квартира есть, лучше меньше денег и больше свободного времени, чем наоборот. Все равно покупать нечего, поэтому мне без разницы, лишь бы оклад платили, вкалывать мне нафиг не надо

Ответить
Читать все 32 комментария
«СберМегаМаркет» привезли разбитое зеркало и отказывают в замене или возврате денег

Сделал заказ на большое зеркало с подсветкой и музыкой в «СберМегаМаркет». Подсветкой и музыкой пользоваться можно, а зеркалом — нет.

Что такое пассивное инвестирование. Рассказывает персональный брокер

Как правильно вкладывать деньги на годы или даже десятилетия, и как Уоррен Баффет выиграл пари

Первые фото с Марса
Как вернуть VPN в браузере Opera?

Столкнулся сегодня с такой проблемой , обнаружил что vpn в браузере опера не работает и исчез переключатель с панели. Починил следующим образом:

30 мыслей к 30 годам

С 18 лет стараюсь выписывать свои и заимствованные мысли насчет устроиства мироздания, как оно мне видится. Субъективно — это самое важное, что стоит оттачивать на протяжении жизни — понимание и следование правилам, которые для нас работают, хотим мы этого или нет.

Робототехника и облачные мощности: почему роботам нужны облака

Настроить автопилот квадрокоптера и запрограммировать коллаборативного робота проще с виртуальными серверами.

Новости фондового рынка США
  • Самое важное по фондовому рынку США
  • Наиболее важные новости компаний
  • Инвестиционная идея для американского рынка
Лето с HONOR: скидки до 60 000 рублей на ноутбуки и не только

HONOR объявляет о специальных летних скидках на ноутбуки и другую продукцию бренда. С 18 июня пользователи смогут приобрести устройства HONOR с выгодой до 60 000 рублей. Подробнее об условиях акции вы можете узнать на официальном сайте интернет-магазина HONOR и в официальных монобрендовых магазинах HONOR в Москве и других городах России.

Облачные игры стали доступны клиентам Yota
После использования банкомата «Тинькофф» деньги были украдены со счёта

В погоне за клиентами компании стараются сделать клиентский путь для использования своих продуктов проще, но при этом иногда забывают о безопасности. Именно с такой ситуацией я и столкнулся.

Комментарии
null