Планирование руководителя: личный опыт владельца веб-студии

До того, как я собрал собственную команду YuSMP Group, я пять лет занимал руководящие должности в разных компаниях. Сейчас я делюсь своим опытом управления и недавно опубликовал статью 7 качеств эффективного руководителя.

Я убежден в том, что эффективность руководителя заключается в четком планировании собственного времени и действий сотрудников. И это касается любого уровня руководства: от генерального директора и до менеджера среднего звена. Выделил для себя несколько видов задач, которые требуют разного подхода:

• встречи;
• Регулярные операционные задачи;
• Нерегулярные операционные задачи
• стратегические задачи.

В работе мне приходится много общаться: с клиентами и с сотрудниками, в офисе и онлайн. Все встречи отмечаю в календаре (пользуюсь календарем Google), лично приглашаю участников (отправляю сообщение в чаты или добавляю в сервисе). Мне важно самому убедиться, что все в курсе где, когда и во сколько мы собираемся, чтобы обсудить задачи. Для каждого “митинга” пишу агенду (повестку), для себя декомпозирую встречу на временные отрезки и контролирую участников, чтобы не затягивались темы разговора. По результатам всегда пишу FollowUP о договоренностях: закрепляю за участниками задачи и сроки.

Это повторяющиеся задачи, которые необходимо делать c определенной периодичностью: каждый день, неделю, месяц, квартал и год.

• Каждый день делаю обзор целей и задач сотрудников, это мне помогает увидеть детализацию направления и понимать, что происходит с данными процессами.

• Каждую неделю совместно с командой провожу сверку по срокам и бюджетам проектов.. При необходимости принимаем меры, чтобы выправить ситуацию.
• Ежемесячно планирую цели, составляю бюджет, анализирую прогресс и результаты за период.
• Каждый квартал обозреваю все проекты и их прогресс. Если вижу, что какая-то деятельность не приносит ожидаемые результаты, а перспектив на улучшение нет, то закрываю этот проект.
• Раз в год проводим стратегические сессии. На них отслеживаю, насколько компания правильно движется относительно миссии и глобальных целей. Правильные ли проекты для этого выбраны, нужно ли подключить что-то еще .

Стараюсь такие дела делегировать ответственным лицам, либо выполнять их самому. Например, если нужна коммуникация с партнерами по привлечению трафика, я передаю эту задачу директору по маркетингу. Еще один пример нерегулярных операционных задач - разработка системы мотивации для контрагентов, которую доверяю директору по продажам. В любом случае, я лично отслеживаю прогресс подобных задач и контролирую их.

Я, как руководитель, ставлю их перед собой и командой. Здесь я определяюсь куда и с какой скоростью мы двигаемся, какие проекты мне необходимо запустить для вывода компании на качественно новый уровень. К стратегическим задачам также отношу: подключение новых каналов лидогенерации и продаж, анализ и корректировка пути клиента, доработку воронки продаж и разработку операционных процессов для уменьшения издержек компании.

Этот пул задач я собрал за несколько лет и сейчас это помогает мне удерживать во внимании процессы в компании. Возможно, я что-то упустил,поэтому буду рад предложениями и вопросам.