Как делегировать, чтобы сохранить нервные клетки

«Как делегировать полномочия, если я привык все делать сам?», — промолвил он, пока его левый глаз успел дернуться три раза :D

Сегодня поговорим о делегировании — процессе передачи части функций другим сотрудникам для достижения конкретных целей.

Чтобы определить, какие задачи подойдут для делегирования, выполните простую практику. Возьмите лист бумаги и разделите его на 4 части, каждой дайте названия:

• Умею и нравится;
• Не умею, но нравится;
  
• Умею, но не нравится;
  
• Не умею и не нравится.
  

Например, вы умеете классно продавать, но вам не хочется это делать. Распишите по 4 пунктам все задачи, которыми занимаетесь на работе.

Спойлер: задачи, попавшие в ячейки «не умею и не нравится», «не нравится, но умею» и «не умею, но нравится» можно и нужно делегировать.

Хотя задачи из пункта «умею и нравится» тоже можно передать подчиненным. Например, сбор информации о заказчиках и анализ конкурентов, оформление презентации для встречи с партнером, ведение корпоративных соцсетей. Часто они занимают много времени, которое вы бы могли потратить на более важные задачи (вроде разработки стратегии развития компании).

Дело в том, что вы не можете делать все одинаково хорошо. Единственное, к чему может привести стратегия «и швец, и жнец, и на дуде игрец», — к эмоциональному выгоранию.

Кстати, про него мы уже рассказывали в статье:

Гореть, а не выгорать: как справиться с эмоциональным выгоранием

Понять, что пора передать часть своих полномочий довольно просто: если работа начала отнимать слишком много времени и энергии, нагрузку стоит перераспределить.

Определить ее оптимальное количество поможет закон Миллера — американского ученого-психолога. В своей статье «Магическое число семь плюс-минус два» Джордж Миллер поделился, что человек может удерживать в кратковременной памяти не более 7 ± 2 элементов. Если в течение дня количество дел, о которых нужно постоянно помнить, приближается к этому числу или превышает его, расписание следует менять.

Большинством людей, которые не спешат делегировать, движет не желание выполнять задачи самостоятельно, а страх того, что что-то пойдет не так.

В этом случае вам помогут правила успешного делегирования:

1. Не тяните

Делегируйте, как можно быстрее. Сначала вы думаете, что вывезете сами, а за день до дедлайнов осознаете, что совсем не укладываетесь и начинаете тыркать сотрудников, у которых и так есть срочные задачи. Не надо так.

2. Делегируйте только понятные вам задачи

Нельзя передать задачи, которые вы сами не понимаете. Хотя бы потому, что так вы не сможете оценить результат.

3. Заложите в сроки время на проверку

Для делегированной задачи нужно заложить время на доработку. Да, она может и не понадобиться, но лучше перестраховаться. Если отчет вам нужен в понедельник, то ставьте дедлайн хотя бы на пятницу.

4. Подробно объясняйте задачу

Расскажите, что хотите получить в результате. Например, вы просите сотрудника оформить презентацию. Объясните, какие цвета вы хотите видеть, количество слайдов и сколько времени должно понадобиться для выступления.

5. Ответственно отнеситесь к выбору исполнителя

Прежде чем дать задание нужно понять, есть ли у человека знания и навыки для его выполнения. Отдавать сложную задачу новичку ­слишком рискованно.

6. Убедитесь, что вас правильно поняли

Важно, чтобы вас не просто послушали, но и УСЛЫШАЛИ. Чтобы убедиться, что все в порядке, попросите сотрудника описать полученную задачу.

7. Передавая задачу, передавайте и ответственность

Если вы сами разбираетесь в дизайне, но поручили разработку макета сотруднику, не нужно постоянно его дергать и мешать вопросами.

Заранее решите, какой ответственностью готовы поделиться. Если сильно переживаете за результат, установите контрольные точки, чтобы сотрудник докладывал о процессе работы.

8. Будьте готовы дать обратную связь

Не забывайте, что подчиненный может прийти к вам за помощью. Особенно поначалу. Давайте советы, направляйте и мотивируйте сотрудников.

Ваша обратная связь важна, чтобы команда понимала — все идет в правильном направлении. Главное, делайте это мягко.

Стивен считает, что успешное делегирование предполагает понимание 5 основ:

Результат

Вы должны объяснить задачу так, чтобы было понятно, что вы хотите получить в итоге.

Правила

Тут важен баланс: если введете слишком много правил, то скатитесь в делегирование исполнения, если слишком мало, то не факт, что получите нужный результат.

Ресурсы

Четко определите какие ресурсы будут доступны ответственному лицу — финансы, люди, техника и т.д. Если на задачу требуется бюджет, например, если вы поручили сотруднику арендовать помещение, то заранее оговорите стоимость.

Отчёты

Заранее оговорите сроки сдачи работы и критерии, по которым вы будете считать результат успешным.

Последствия

Обсуждаем кнуты и пряники. Какие последствия наступят после сдачи задания?

В общем, друзья, делегировать нестрашно. Да, можно ошибиться, но не делегировать совсем — тоже ошибка, которая мешает развитию, лишает вас свободы, профессионального решения задач, сильной команды и прибыли.

Начните делегировать уже сейчас - подписывайтесь на наш телеграм-канал. Там мы собрали за вас свежие новости в сфере онлайн-образования, hr, полезные бесплатные инструменты для обучения и многое другое.