Стратегическая сессия нужна, когда необходимо обсудить важные вопросы всей командой и принять решения на будущее. Например, как развиваться в ближайший год, какие цели и ключевые показатели ставить, как изменить бизнес-процессы. Но часто бывает, что стратсессия не приносит желаемого результата. Мы в DWE Consulting провели больше 100 стратсессий и точно знаем, что может пойти не так. Рассказываем об ошибках, которые на первых порах допускают почти все.
DWE Consulting — проект двух экспертов в фасилитации, Анастасии Шалабановой и Настасьи Ломакиной-Мороз. Больше 10 лет мы занимаемся командным и индивидуальным коучингом, реализовали 30+ проектов развития корпоративной культуры и системы управления. Делимся накопленным опытом.
Ошибка 1. Цель стратегической сессии размыта
Перед тем, как проводить стратегическую сессию, важно определиться с ее основной целью. Забавно, но это может быть не только формирование стратегии. Не важно, какая цель — важно, чтобы она была одна. Стратсессия не решит все вопросы разом: не получится одновременно сформировать стратегию, провести тимбилдинг, разрешить конфликты между подразделениями и изменить корпоративную культуру.
Если важно провести знакомство или тимбилдинг — лучше выбрать корпоратив или запланировать встречу в неформальной обстановке. Чтобы разрешить конфликт — лучше не выносить его на широкую аудиторию, а поставить несколько 1:1 встреч.
Поэтому главный момент перед планированием стратегической сессии — четко ответить себе на вопрос «Какой результат будет самым лучшим в конце сессии?». И понять, что хотите получить на выходе: стратегию на год, сформулированную миссию компании, опорные моменты корпоративной культуры.
Ошибка 2. Отчетные презентации вместо ретроспективы
Бывает, что под стратегической сессией руководитель понимает «отчётный концерт» об успехах и провалах команд. К такому мероприятию команды готовят длинные и сложные презентации, и потом по 40 минут слушают доклады. В конце каждого доклада может быть обсуждение и планирование — но резюмировать сказанное в этом случае практически невозможно.
Если надо просто отчитаться перед руководителем — стратсессия вообще не нужна, лучше устроить отдельные встречи с каждой командой для обсуждения результатов. Если же всё-таки хочется поделиться друг с другом успехами, лучше провести внутри стратсессии ретроспективу, то есть обзор, анализ и обсуждение побед и поражений команд за прошлый период. Так коллеги смогут поделиться друг с другом своими достижениями и неудачами, а еще — создать общий контекст прошлого для движения в будущее.
Ретроспектива может лечь в основу любой стратсессии. Хорошая идея для ретро — разделить участников сессии на мини-группы, каждая из которых будет вспоминать и анализировать свой период. После — обязательно поделиться результатом в общем кругу.
В процессе выступления команд важно собирать обратную связь — в виде надписей на стикерах, если работаете очно, или в виде реакций, если сессия проходит в онлайне.
Провести ретроспективу и анализ её результатов, а также подобрать другие инструменты для стратегической сессии поможет бесплатный конструктор.
Ошибка 3. Сессию проводит руководитель
Важно, чтобы ведущим стратегической сессии был не руководитель. Начальник может быть хорошим и лояльным, но его слова все равно будут восприниматься как имеющие наибольший вес. Так свободного обсуждения не получится.
Если руководитель соберет стратегическую сессию, чтобы поделиться своим взглядом на планы компании, конструктивную обратную связь от коллег он вряд ли получит. В этом случае команда даже в случае возникновения обсуждения будет ждать постановки целей именно от руководителя и в итоге примет его высказывания не как предмет для дискуссии, а как прямое руководство к действию. Поэтому лучше, если фасилитировать встречу будет, например, HR или отдельно приглашенный ведущий.
С руководителем же можно договориться о том, что он высказывает свое мнение последним. Или, например, не выдвигает идеи самостоятельно, а только дополняет и уточняет те, что уже были предложены.
Ошибка 4. Неправильный состав участников
Не стоит делать организационную структуру единственным критерием, по которому зовут участников на стратегическую сессию. Продумать состав участников — это большая подготовительная работа, и она поможет сделать стратсессию эффективной. Всё получится, если позвать не только топ-менеджеров, но и тех, чьи компетенции нужны для целей сессии и кто готов брать на себя ответственность после принятия решений.
Например, был случай, когда вместо людей, которые работают с клиентами, приглашали коммерческого директора. Он не знал, какова емкость клиентов на ближайший год, какие отношения и сложности — поэтому адекватные референсные цифры без предварительного обсуждения с командой у него дать не получилось. В результате доход по клиентам спланировали примерно и «спустили» менеджерам по продажам. Выяснилось, что емкость клиентов такого дохода сделать не позволит, и начался процесс перепланирования уже снизу.
Другой пример: на стратсессию позвали буквально всех, около 80 человек. Большая часть из них не имели полномочий принимать решения и не были уверены в том, что могут предлагать идеи. Они молчали, руководитель разочаровывался. Но на самом деле это были просто вопросы не их компетенции.
Идеальная формула для плодотворного обсуждения: позвать на него тех, у кого есть полномочия, и тех, от кто часто берет на себя ответственность и имеет авторитет в команде.
Ошибка 5. Стратсессия как «продолжение банкета»
Последняя ошибка, которая может испортить вашу стратсессию — невовремя проведенное неформальное мероприятие. Если вы запланировали очную стратегическую сессию на два дня, то вечер первого дня должен быть спокойным. Иначе на второй день энергии участников не хватит.
Иными словами, банкет лучше всего устраивать в самом конце, вечером второго дня.
Но это не значит, что кофе-брейки тоже надо отменять — они как раз очень важны для продуктивной работы!
Однажды мы не учли этого правила. В результате HR разносил участникам мероприятия аспирин, а нам пришлось на ходу упрощать программу мероприятия в несколько раз.
Если при проведении стратегической сессии получится избежать ошибок, о которых мы рассказали — это будет большим успехом. Ниже — краткий чек-лист, который поможет не забыть про возможные ошибки при планировании мероприятия.
Чек-лист хорошей стратсессии
- Цель стратегической сессии — одна, она четко определена. Все участники, которые присоединяются к мероприятию, знают ее.
- Участники делятся успехами за прошедший период не в форме длинных и сложных презентаций, а, например, при помощи ретроспективы.
- Стратсессию проводит НЕ руководитель.
- Состав участников стратсессии тщательно продуман. На нее приглашены все, кто может повлиять на повестку. . Отмечание окончания стратегической сессии запланировано после самой сессии (не до и не в середине).
Почитать о том, как проводить стратегические сессии, и о других классных методах управления командами — в телеграм-канале проекта «DWE Consulting».
Комментарий удален модератором
Мне нравится идея проведения стратсессии, когда речь идёт о стратегии. Даже номинальные (будем говорить о стратегии) и ритуальные (сели в кружок) условия имеют хороший (продуктивный) эффект.
Однако меня расстраивает, что гибкость и неформальность методики (сессия, динамика малой группы), приводит к потере содержания (стратегия).
Все упирается в принцип - кухарка управляет государством. Может? Да. Но результат не соответствует ожиданиям. Стратсессии должна челенджить участников на стратегическое мышление, а фасилитатор должен этому способствовать.