Не цифровой этикет, а цифровое уважение. Как мы в Notamedia выстраиваем коммуникации между сотрудниками

Сейчас в нашем штате 350 человек, значительная часть из которых работает удаленно, а некоторые даже в отличных от Москвы часовых поясах. Поэтому для нас важно грамотно выстроить коммуникации между сотрудниками: без вреда для бизнес-процессов, но одновременно в комфортном режиме для людей. Рассказываем наши правила цифрового этикета, которых мы придерживаемся в Notamedia, чтобы не раздражать друг друга.

Наша компания на рынке 19 лет, и команда стабильно растет. Только за 6 месяцев 2023 года штат вырос на 50 человек по сравнению с декабрем 2022 года. Добавьте сюда наличие у компании четырех зарубежных офисов и большое число удаленных сотрудников, проживающих по всей России! Без единых сложившихся правил коммуникации при таких вводных не обойтись. Нужно, чтобы все сотрудники — и офисные, и удаленщики, и сотрудники разных подразделений и разных геолокаций, — эффективно взаимодействовали друг с другом в онлайне. Отсутствие таких правил может привести к конфликтам в коллективе, недопониманиям и срывам сроков по задачам.

В этой статье поговорим про главные каналы коммуникации: переписки, встречи и созвоны, постановку задач друг другу, а также немного расскажем про наш стиль общения.

Канал коммуникации

Главные каналы коммуникации между сотрудниками в Notamedia — это корпоративный портал и Telegram.

Корпоративный портал:

• для обсуждения задач / вопросов и деталей по ним;
• для фиксирования договоренностей.
  

Telegram:

• для обсуждения требующих срочного решения вопросов;
• для сбора информации и коротких мозговых штурмов.
  

Кому-то удобнее общаться только в Telegram, кому-то — в чате на корппортале. Новичкам мы советуем так: уточни у коллеги, где ему удобнее общаться, и переходите на общение там.

Для общения с клиентами, партнерами и подрядчиками используем почту или также Telegram.

Почта:

• для согласования артефактов, процессов в работе с клиентами;

• для отправки больших файлов, презентаций.

Сначала — писать, потом — звонить

Представьте: у вас запущен сложный мыслительный процесс, вы выполняете важную и срочную задачу. И тут — бац, без предупреждения звонит коллега, а вы даже не знаете, зачем. Отвлекаться — очень неудобно, можно сбиться, потерять мысль.

Поэтому мы сначала пишем коллеге и задаем интересующий вопрос. Если предстоит многое обсудить / в рамках переписки вопрос будет решаться долго / не удается достичь взаимопонимания, то пишем и уточняем, когда удобно созвониться, и лишь после этого организуем созвон. Вам за это будут благодарны, поверьте.

Войсы — только после апрува

Голосовые сообщения — отдельная боль для многих. Обычно люди делятся на два типа: ярые противники голосовых и те, кто их даже любит (а особенно — их записывать).

Мы придерживаемся такого правила: не записываем голосовые сообщения, если ранее коллега не давал понять, что ему подходит такой формат общения. Если попросили записать мысль голосовым и получили «ок» — смело записываем и отправляем.

Важно: при записи войса стараемся уложиться максимум в 2-3 минуты и ясно, четко, без лишних пауз и «воды» отразить суть своего послания. Слушать голосовое сообщение на 10 минут с длинными паузами, обилием «эээ…», «нууу…» и различных слов-паразитов мало кому захочется, не так ли?

Совет: сначала сформулируйте мысль и проговорите текст голосового про себя, затем записывайте.

Коммуникация и границы рабочего времени

У нас предусмотрен гибкий график, и рабочий день может начинаться с 9 до 11 по Москве. А еще часть сотрудников работает в других часовых поясах, поэтому при отправке сообщений мы учитываем это. Так что если в нерабочее время возник вопрос не срочного характера, мы откладываем сообщение для коллеги на утро следующего рабочего дня.

Но специфика бизнеса в сфере заказной разработки такова, что часто задача может возникнуть в любое время дня и ночи, требуя оперативного решения. Поэтому у нас есть часть коллег, в том числе топ-менеджмент, которые отвечают и в более позднее или раннее время.

Не игнорируем сообщения от коллег

Не частая, но иногда встречающаяся ситуация для многих: весь день загружен встречами и нет времени читать мессенджер или корппортал. Но при этом мы не игнорируем сообщения. Даже если сотрудник в цейтноте, он отвечает собеседнику, обозначив сроки, когда сможет дать более развернутый ответ.

Согласитесь, неприятно, когда ваше сообщение прочитали и не ответили. По отзывам наших коллег, такое здорово выводит из себя! Даже больше, чем когда сообщение висит непрочитанным. У нас даже есть корпоративный хештег на такие случаи — #прочиталинеответил .

Удобное место встречи

Если встреча происходит в офлайне, мы не забываем бронировать переговорную комнату на нужное количество человек. Перед встречей смотрим на корпоративном портале, свободна ли переговорка на нужное время, и бронируем ее заранее.

Частый формат встреч — когда часть сотрудников присутствует лично, а другая часть подключается онлайн. Поэтому организатор встречи прикрепляет ссылку на онлайн-созвон для удаленных сотрудников в календарь. Тогда они подключаются онлайн, а офисные сотрудники встречаются в переговорке.

Не опаздываем на встречи

Время сотрудников — ценнейший ресурс. Поэтому пунктуальность — наше все, и мы стараемся не опаздывать на встречи. Если случился форс-мажор — например, позвонил клиент, и нужно ему ответить, — то предупреждаем коллег об опоздании.

Видеть друг друга на созвоне

Стараемся включать камеру при созвоне с коллегами, чтобы собеседники могли видеть друг друга. Это не только уважительно, но и позволяет «считывать» эмоции и настроение друг друга, а значит — эффективнее общаться и решать вопросы.

Однако никто не будет заставлять это делать, если, например, включать камеру в данный момент неудобно или не хочется. Исключение — онлайн-встречи с клиентами, партнерами и кандидатами. Здесь однозначно включаем.

Подготовка к встрече

Мы готовимся к встречам заранее. Во-первых, при онлайн-встречах проверяем стабильность интернета, гарнитуру. Проверяем, не проходит ли у других коллег, которые сидят с нами в кабинете, также созвонов. Если накладывается несколько созвонов, уходим в тихое место или переговорную комнату, чтобы не мешать ни коллегам, ни самому себе, и не создавать эффект «колл-центра».

Во-вторых, инициатор встречи приходит на нее с определенным списком вопросов, которые нужно обсудить.

Где ставим задачи

На корпоративном портале. Обязательно указываем срок выполнения, исполнителя, наблюдателей. Если задача мелкая и неважная, например, внести небольшие правки в макет, то можно по согласованию с сотрудником обойтись без отдельной задачи и просто обозначить, что нужно сделать, в переписке.

SMART — наше все

Ставим задачи друг другу по системе SMART — то есть конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные во времени.

Пример такой задачи для дизайнеров на примере этой статьи:

«Нужно подготовить иллюстрации к статье про цифровой этикет в Notamedia. Размер 700*345 пикселей, количество — 5 шт, формат — PNG. Свои пожелания по визуалу оставил в комментариях к статье в гугл-доке: [ссылка с открытым доступом для дизайнера]. Дедлайн — 29 июня, 19:00. Результат прошу прикрепить к задаче в виде ссылки на иллюстрации в Figma».

Дедлайны, дедлайны и снова дедлайны

Когда сотрудник берет в работу задачу, то старается выполнить ее в указанные сроки, которые проговариваются заранее. Если понимает, что дедлайн слишком ограничен — договаривается о переносе на более поздний срок, с аргументацией, почему необходим перенос.

Информировать о ходе выполнения

Если сотрудник, ставивший задачу, спрашивает о ходе выполнения, нормально ответить ему, на какой стадии находится задача. Перенести срок выполнения задачи может как постановщик, так и исполнитель — но только после согласования друг с другом.

На «вы» или на «ты»?

Мы стремимся создать дружелюбную и открытую атмосферу в коллективе.

Поэтому в Notamedia принято обращаться друг к другу на «ты», о чем мы информируем сотрудников в первый же рабочий день. Иногда бывает, что поначалу некоторым новичкам неловко обращаться на «ты» к коллегам, но со временем эта неловкость проходит. При этом мы остаемся в парадигме делового общения, без фамильярностей.

Мы за дружбу и взаимоуважение

Мы уверены, что благоприятная обстановка в коллективе и наличие дружественных связей между коллегами — это один из ключевых факторов удержания сотрудников.

Поэтому у нас непринужденная атмосфера. Мы поздравляем друг друга с важными датами: днем рождения, свадьбой, пополнением в семье. Часто остаемся в пятницу после работы и общаемся, играем в настольные игры. Многие коллеги и вне работы проводят совместно время, ходят на мероприятия.

Не приемлем токсичность

Мы не приветствуем сплетни, необоснованные обвинения и токсичные комментарии в адрес коллег и компании. В целом можем сказать, что такие сотрудники у нас и не работают, потому что при найме мы большое внимание уделяем соответствию по софт-скилам, а не только хардам.

Такая система коммуникаций и правил общения выстраивалась годами. Зато мы можем с уверенностью сказать, что она работает.

Расскажите в комментариях, что вас раздражает в общении с коллегами? И какие правила коммуникаций есть в вашей компании?

#коммуникации #правилакоммуникации #цифровойэтикет #коммуникациимеждусотрудниками #корпоративнаякультура #внутренниекоммуникации