100 за 10: как добиваться 100 целей, инвестируя 10% времени

Кристина Чернодуб, Solopreneur & change-focused coach, рассказывает о важности малых шагов для долгосрочных перемен в жизни и приводит действенные методы самомотивации.

Материал подготовлен на основе онлайн-встречи YNDX Family, неофициального сообщества текущих и бывших сотрудников группы Яндекса. Присоединяйся к комьюнити, если ты тоже выпускник-яндексоид :)

А полную запись встречи можно посмотреть по ссылке на нашем YouTube канале.

Меня зовут Кристина Чернодуб, я предприниматель и персональный коуч по продуктивности.

С 2018 по 2019 год я работала в Яндексе на второй линии службы поддержки Яндекс Драйва. Очень ценю свой опыт работы там, потому что благодаря обучению и практике, я значительно улучшила навыки коммуникации и умение разрешать конфликты.

Яндекс был первой “серьезной работой”, после которой весь мой опыт лежал в проджект менеджменте и коммуникациях, от инфлюенс-маркетинга до технологического стартапа в США.

Сегодня у меня свой интернет-магазин по продаже готовых Notion шаблонов на русском языке. Также я руковожу мини-агентством по созданию рабочих пространств в Notion для малого бизнеса: от документаций и пайплайнов до таск-трекинга.

Когда я работала менеджером, под моим руководством работали от 4 до 15 профессионалов, в том числе из разных команд. Чтобы облегчить себе жизнь, я отучилась на специализации “Коучинг для менеджеров” от Калифорнийского университета.

В какой-то момент я накопила столько опыта в бизнес процессах, управлении и коучинге, что ушла отстраивать свой бизнес и реализовывать мечту нести знания и помогать другим управлять своим поведением и жизнью. Чем сейчас и занимаюсь.

• Мой телеграм-канал про цели и продуктивность
• Онлайн-магазин с шаблонами Notion
• Мой LinkedIn

Во-первых, потому что всем актуально узнать, какие минимальные усилия можно делать, чтобы достигать целей.

Во-вторых многие клиенты, которые приходят ко мне в работу как к коучу, страдают от непоследовательного прогресса в жизни.

Типичная картина — собрал волю в кулак, работал как сумасшедший месяц-два, а потом наступили прокрастинация и переутомление на полгода. Или набрал себе 10 новых привычек и занятий на месяц, в итоге не выдержал и “слился”. Сначала приятно от того, что ты такой амбициозный и активный, за всё схватился, но в итоге это ведёт к разочарованию и новому опыту в копилку “лучше даже не пытаться”.

И так проходят месяцы, иногда годы, пока страх упущенной жизни не начинает где-то зудеть от того, что столько планов остаются только планами. Всем хочется последовательного и предсказуемого прогресса.

Все слышали про накопительный эффект от маленьких действий, но на жизнь это перенести сложно. Поэтому сегодня поговорим не только о том, почему именно 10 процентов, но и о том, как превратить это в реальность.

Прежде, чем мы погрузимся в тему, важно разобраться с терминами.

Управление временем нужно, чтобы быстрее и качественнее выполнять работу и получать деньги за меньшее количество затраченных усилий. В качестве бонуса — ещё и подольше отдохнуть. Благодаря продуктивности хочется достигнуть жизненных и карьерных целей, чтобы прийти к ещё большему счастью, комфорту, самоуважению и уверенности в себе. Согласись, приятно звучит.

Если считаем пирамиду Маслоу релевантной, то потребность в самоактуализации, то есть персональном росте и развитии, прогрессе в жизни, одна из наших важнейших потребностей. И её удовлетворение ведет к счастью и удовольствию от жизни.

Короче говоря, продуктивность нам нужна, чтобы работать быстрее, получать больше ресурсов и свободного времени.

Продуктивность — это система, у которой можно выделить несколько основных составляющих:

• Целеполагание. Без внутреннего, эмоционально-желанного ответа на вопрос “зачем?” ничего мы делать не будем.
• Планирование. Вспоминаем, что продуктивность — это эффективное распоряжение своими ресурсами. А чтобы ресурсами располагать, надо знать, сколько у нас есть и сколько и на что мы можем потратить.
• Реализация планов. Это внедрение в жизнь задуманного после целеполагания и распределения ресурсов.
• Бэкап план самопомощи. Это стратегия действий в случае, когда 1-2 шага в реализации плана не удались, чтобы мы в ужасе не “бросили” дальнейшие действия.

Эти составляющие не дают нам линейный процесс, они могут меняться местами.

То, что я хочу вам сегодня предложить, можно называть agile-планированием в личной жизни. Изначально я встретила эту идею в книге Катерины Ленгольд Agile Life. Книгу рекомендую прочитать. Она короткая, понятная, конкретная и главное — прикладная.

Концепцию я полюбила и внедрила к себе в жизнь около года назад.

Agile — это гибкая система планирования и управления проектами. Её создали в ответ на появление разделённых команд, software разработки. Тогда традиционная система последовательного планирования работать перестала. Потому что она предполагала ригидность. Запланировали надолго вперёд до того, как преступили к действиям. Цели и сроки поставили, и всеми силами пытаетесь в них втиснуться. Но в разработке много всего может пойти не так, и адаптироваться придётся в процессе. Точно так и в жизни.

Agile планирование жизни предполагает, как и в менеджменте, дедлайны и этапы:

• Целеполагание.
• Выделение ресурсов.
• Реализация.
• Обдумывание результатов и рефлексия.

Традиционные спринты имеют разную длительность, но мы остановимся на трёхнедельном. Три недели мы активно действуем в соответствии с планами, и одну неделю у нас занимает целеполагание и выделение ресурсов, и рефлексия по результатам. Когда закончится трёхнедельный активный спринт, рефлексия и подведение итогов плавно перетекут в следующие цели и планирование на следующий спринт.

• проще сохранять фокус и мотивацию
  Дедлайн не будет давать расслабиться.
• реалистичные цели
  Когда время так ограничено, больше шансов поставить адекватные и достижимые, маленькие цели.
• суженное внимание помогает достигать целей быстрее

Поэтому три недели — это адекватный срок, за который можно успеть сделать что-то значительное, и при этом не задолбаться и не сойти с пути.

В продуктивности управление ресурсами — это важная часть.

Ты же на работе в омут с головой не бросаешься, пока не определишь цели и бюджет проекта? В жизни всё так же!

Наше поведение контролируется нашим мозгом. От мыслей и чувств до решений и действий.

Каждое повторяющееся действие, от чистки зубов определенным образом, до того, что и в какой последовательности мы делаем в течение дня, становится привычками и создает физические нейронные связи в мозге.

Они буквально прорастают. Это происходит для экономии ресурсов — пустить сигналы по уже готовым маршрутам просто. Как только нейронные связи созданы, изменение привычного поведения равно построению новых нейронных путей.

Это значит, что мозгу придётся дополнительно трудиться и работать на полную мощность, чтобы вырастить новые связи и вписать эти новые действия в общую систему. Такие процессы вызывают стресс, тревогу и срочное желание вернуть всё как было.

И представьте, что с вами случится, если менять много привычек за раз. Мозг будет не то что работать на пределе, его перегрузит стрессом. А стресс негативно влияет на качество принимаемых в жизни решений и контроль поведения. Через такие перегрузки мы приходим к срывам.

Это как делать ремонт в квартире. Если начать ремонт в одной комнате или зоне, можно спокойно жить в квартире дальше и постепенно проводить ремонт без ущерба всей жизни. А вот если сразу во всех комнатах, то придётся съезжать, жить станет невозможно.

С поведением получается так же, только от самих себя никуда съехать без последствий не получится. Поэтому мы и сделаем фокус на изменении только на 10% жизни.

Наша цель — не перегрузить самих себя нововведениями и не спровоцировать откаты с самосаботажем.

Первое, что важно понять, это сколько сейчас времени у вас и куда оно уходит. У каждого из нас есть 168 часов в неделе и они на что-то тратятся.

Скажем, что у нас в жизни есть 10 категорий:

Безусловные категории

• сон и отдых
• уход за собой
• семья и друзья
• спорт и здоровье

Рабочие категории:

• Работа
• Логистика
• Домашние дела

И личные категории:

• Развлечения
• Личное развитие и обучение
• Прокрастинация (соц сети и тд)

У каждой из категорий есть номер от одного до десяти. Нам нужно заполнить эту таблицу по каждому дню, чтобы посмотреть, на что и сколько часов уходит. После этого подсчитать, сколько за неделю в каждой категории у нас времени занято из суммарных 168 часов.

Пример:

Некоторые дни могут варьироваться и не всегда быть на 100 процентов такими, но вы сможете примерно понять, на что уходит время.

Мы можем контролировать только то, что понимаем. Эта задача поможет нам пересмотреть бюджет времени, который мы направляем на не такие уж важные вещи или в никуда.

Важное уточнение. Люди часто “оптимизируют” время за счёт первых четырех категорий: сон, близкие, здоровье, отдых. Так нельзя, об этом забудьте. Себе дороже потом здоровье восстанавливать.

Регулярный сон от 7 до 9 часов в сутки — абсолютная необходимость для здоровья, продуктивности, и нормального функционирования взрослых людей.

Так что эти области должны остаться сакральными.

В рабочей среде можно оптимизировать время на логистику, домашние дела (например, заказывать уборку или готовить еду на неделю вперёд).

А в непосредственной работе можно проанализировать, какие задачи отнимают больше всего времени впустую. И справиться с этим, к примеру, тайм блокингом, группировкой задач по типам или даже сменой времени суток, когда некоторые из них делаешь.

Обычно это самая оптимизируемая сфера жизни.

Напомню, что сюда входят развлечения, прокрастинация, и личностное развитие. Соц сети и телефон за отдых не считаются, игры тоже.

1) Проверь экранное время.

Сколько уходит времени в день, неделю, месяц на телефон и социальные сети? Есть ощущение, что время было потрачено не зря? Обычно цифры шокируют.

Даже у активно работающих людей экранное время варьируется от 4 до 8 часов в телефоне каждый день. В месяц 20-50 часов, у кого как. Это как дополнительная рабочая неделя, которая ушла не на что-то удовлетворительное, а на бесполезный скроллинг.

2) Планируй отдых заранее.

Чтобы не оказываться в ситуациях, когда выходные проходят перед компьютером, надо заранее выделять себе время в календаре под отдых, который “зарядит”. Это может быть чтение, спорт, прогулки, встречи с друзьями, каток. Что угодно, что отвлекает от рутины и, желательно, совмещено с физической активностью.

3) Определи время на соц сети.

Иногда бывает страшно посмотреть в статистику экранного времени за день, а потом ещё и месячную статистику увидеть. Может быть очень больно от бесцельно потраченного времени, особенно если пересчитать, сколько это проданного времени в год корпорациям, за которое не вам заплатили, а вы им.

Поэтому важно определить, что ты там получаешь, и сколько, и когда готов тратить на это время. И поставить его в расписание календаря.

Здесь разобрались: считаем бюджет времени и оптимизируем.

В среднем выходит около 10 часов в неделю на то, чтобы двигаться к поставленным целям.

Если у вас совсем не набирается — внимательно всмотритесь, куда уходит время и как можно срезать “временные косты”. Если совсем много времени свободного остается — поздравляю! Тратьте его с умом на работу и дела, но больше 10 часов в неделю на новые цели все равно не направляйте.

Потому что сорветесь и будете грустить. Многое в жизни менять разом нельзя, двигаемся постепенно.

Любые планы, цели, дела или мысли должны быть выгружены в диджитал. Желательно в одном конкретном месте. Notion, Notes, Google Docs, хоть в Excel.

Сама я пользуюсь связкой:

• Notion (у меня там Second Brain от Тиаго Форте) для хранения и обработки информации, постановки и трекинга всех задач, кроме домашних дел
• Google Calendar как связка с внешним миром
• Notion Calendar — полный дашборд всех моих дел, планов и задач
• Apple Reminders для домашних дел, типа покупки продуктов

Общие рекомендации — от одной до трёх целей или фокусов на спринт. Должен быть выделен бюджет времени.

Важно проставить подцели на каждую неделю: три основных цели-задачи для достижения цели спринта. Эти подцели должны быть разбиты на задачи на неделю вперёд.

В конце недели — чекпоинт, когда мы проверяем прогресс и рефлексируем о том, что получилось, а что — нет, делаем выводы и адаптируемся к следующей неделе.

Важные детали для постановки задач:

• время выполнения — до 30 минут за одну задачу
• задача чётко сформулирована, и понятно что, как и когда делать
• время на выполнение забронировано в календаре!
• загрузка по неделям примерно одинаковая

Наш герой Василий, 30 лет, разработчик. Василий много сидит и мало ведёт социальную жизнь, работает большую часть времени. Он больше так жить не хочет, да и спина болит.

Василий решает поставить цели на спринт о здоровье и общении.

В это входит наличие компании для еженедельной интересной активности, регулярная коммуникация, наличие людей, с кем можно пообщаться.

Дано: есть пара друзей, с ними Василий видится совсем редко, почти не общается.

Подцели:

• Встретиться с 3 людьми для совместной активности.Сделать список всех людей, с кем был утерян контакт.
• Написать сообщение каждому, чтобы узнать, как дела, чем занимаются и где находятся.
• Назначить встречу с каждым хотя бы онлайн.
• Познакомиться с 5 новыми людьми.Вступить в группы по интересам или по локации.
• Пройтись по списку друзей на Фейсбуке и написать 5 из тех, с кем не общался.
• Завести диалог с интересными коллегами.
• Позвать друга встретиться и предложить ему взять своих друзей.
• Провести выходные с родителями/коллегами/знакомыми.Сделать список комфортных активностей.
• Предложить релевантным людям вместе съездить или сходить куда-то.
• Проявлять инициативу в организации (тут нужна конкретика).

В это входит регулярная физическая активность хотя бы на грани с нормой.

Дано: сидячий образ жизни работа-дом, в спортзале не был лет 5, почти никуда не ходит.

Подцели:

• Пройти 30,000 шагов за неделю (примерно по 5,000 шагов в день). Заменить Н поездок в день на пешую прогулку.
• Сходить в магазин вместо доставки.
• Скачать покемон го и искать покемонов на районе.
• Узнать о 30 вариантах физической активности, чтобы выбрать 5 подходящих и все попробовать.Найти статьи, ресурсы.
• Прочитать, какие есть варианты.
• Отметить подходящие, указать, почему.
• Запланировать в расписании вариант 1.
• Запланировать в расписании вариант 2.
• …
• Сделать утреннюю зарядку минимум 15 раз за спринт .Найти несколько вариантов зарядок на Ютубе, по 5 минут каждая.
• Каждый день пробовать новую (важно указать КОГДА).
• Посмотреть видео о пользе зарядки.

Эти примеры иллюстрируют логику, но в реальной жизни обязательно должен быть выделен бюджет времени на каждую задачу и забронирован в календаре.

В конце каждой недели Василий смотрит на проделанную работу, на выполненные или невыполненные задачи, и анализирует:

• какие результаты
• что можно улучшить (наверняка научился быть скромнее в своих планах)
• как эффективнее спланировать следующую неделю
• и конечно: что пошло не так

Потому что обязательно не так пойдет многое.

У достижения любой цели есть 5 этапов:

• Целеполагание.
• Проблемы и препятствия.
• Анализ того, что пошло не так.
• Планирование решений по результатам диагностики.
• Дальнейшие действия!

Важно это помнить и быть к себе добрее. Напоминай себе, что неудачи или препятствия — это всего лишь необходимая части пути, а не сигнал, что всё провалено.

Самые простые техники управления тревогой и стрессом, которые доступны каждому в любое время — это контроль дыхания.

Когда мы в стрессе, гормоны выбрасываются в кровь, пульс ускоряется и вызывает ещё больше тревоги. А мысли уже потом догоняют соматическую реакцию организма. Дыхательные техники замедляют кровоток и “успокаивают” пульс, что помогает расслабиться, снять стресс или тревогу.

Дыхательных техник очень много, важно попробовать несколько, чтобы найти “свои”.

• вдыхаем, считая до четырёх
• задерживаем дыхание на семь счётов
• выдыхаем, считая до восьми

• вдыхаем, считая до шести
• задерживаем дыхание на три счёта
• выдыхаем, считая до девяти

Техника, которой я научилась в Йельском университете, зарекомендовала себя огромной эффективностью в долгосрочной и краткосрочной перспективе. Поэтому её можно использовать как для планирования дня, недели, так и месяца, квартала, или полугода.

Больший срок не предлагаю, потому что мы все-таки реалисты.

WOOP это аббревиатура от wish, outcomes, obstacles, plan

• Желание (Wish): Сначала определи своё самое важное желание или цель на данный момент. Это должно быть что-то конкретное и достижимое в ближайшее время.
• Результат (Outcome): Подумай о лучшем возможном исходе, который ты можешь достичь, если твоё желание исполнится. Представь себе это как можно ярче и эмоциональнее.
• Препятствия (Obstacles): Обдумай все возможные внешние и внутренние препятствия, которые могут помешать тебе достичь желаемого. Это могут быть сомнения, страхи, привычки, обстоятельства или другие люди и т. д.
• План (Plan): Создай план действий, который поможет тебе преодолеть эти препятствия. Используй формулу "Если... То...", где ты определяешь конкретные действия для преодоления препятствий.
• Запиши этот план на бумаге или в заметках.
• Формат как в разработке: If препятствие 1, then я сделаю это
• И такой план нужен для каждого препятствия. Когда будешь выполнять, обращайся к нему, он поможет не свернуть с дороги.

Анализ времени и распределения ресурсов позволит понять, где можно оптимизировать свою деятельность и сделать её более продуктивной. Но также важно находить баланс между работой, отдыхом и личным развитием, чтобы поддерживать высокую продуктивность и уровень мотивации. Этот подход позволит тебе не только оптимизировать свою деятельность, но и постоянно совершенствоваться!

#yandex #яндекс #мотивация #цели #целеполагание #таймменеджмент #тайм_менеджмент