5 ситуаций, когда рабочие созвоны крадут наше время и как этого избежать

Рассказываем, как перестать «воровать» время коллег и проводить эффективные встречи.

Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass.

К рабочим созвонам можно относиться по-разному — любить, принимать или просто терпеть. Факт в том, что они необходимы для совместной работы, особенно удаленной.

Еще один факт: никто не любит бесполезные созвоны. Мало что так забирает время и силы, как несколько встреч подряд. Особенно когда понимаешь, что мог не приходить, а в спину уже дышат дедлайны по срочным проектам.

Для компании бесполезные встречи тоже не несут ничего хорошего: с одной стороны выгорающие сотрудники, с другой — слив денег. Полезен созвон или нет, а зарплаты платить придется.

Мы выделили 5 основных раздражающих ситуаций, из-за которых созвоны бесят людей. Разберем их и поделимся решениями, которые помогли нам перестать испытывать боль за бесцельно прожитые часы.

Коллеги пишут «Го в зум, я создал» и обсуждают любое изменение на проекте по видеосвязи. Множество созвонов создает ощущение, что вся команда плотно работает над проектом, но это не так: на встрече, как правило, есть пара активных спикеров, а остальные молчат.

Несколько зумов в день начисто убивают продуктивность. На переключение между встречами и задачами тоже требуется время, и это съедает остатки рабочего дня. Если созвоны назначаются срочно, то у сотрудников и вовсе нет возможности планировать свой рабочий день.

Решение: сначала определитесь, какой цели вы хотите достичь встречей и зачем сотрудникам быть там всем вместе. Созвон — окей, если нужно:

• провести мозговой штурм и выбрать лучшее решение;
• определить и вместе спланировать дальнейшие шаги;
• принять несколько решений, где нужно учесть разные обстоятельства коллег;
• презентовать решение или продукт и ответить на вопросы по нему;
• обсудить общее настроение команды и разобраться со сложностями.

Даже в этих случаях всегда стоит подумать, что сэкономит больше времени — зум или текст с обсуждением в комментариях.

Созвон откровенно бесполезен, если нужно просто донести информацию, которая не требует активных обсуждений. Например, дать инструкцию или сообщить изменения на проекте. Для инструкции лучше подойдет скринкаст, для новостей — текстовое сообщение.

⭐ Совет: прежде чем назначить срочный зум, определите его желаемый итог. Так вы возможно увидите, что для его выполнения к созвону нужно подготовиться заранее, а значит он не может быть срочным.

Проблема, которая вытекает из ситуации, когда созвоны назначаются по любому поводу. Если есть вопрос, но не до конца понятно, что именно вы будете обсуждать и к чему хотите прийти, созвон рискует превратиться в бесконечное хождение по кругу. В результате коллеги уходят от темы и начинают просто болтать, чтобы заполнить вакуум.

Решение: все участники созвона должны понимать, какие вопросы будут обсуждаться. Если вы точно определились, что тема для встречи весомая, значит понимаете, к какому итогу должна прийти команда. Пропишите шаги к этому результату и составьте расписание встречи. Это поможет не затягивать созвоны.

⭐ Совет: для крупных встреч назначайте фасилитатора. Он будет следить, чтобы участники не уходили далеко от темы и соблюдали расписание.

На встрече нужно обсудить идеи и найти решение, а идей нет: никто не подготовился заранее и импровизация не сработала. Начинается общее размышление и встреча опять растягивается до бесконечности. Итогом становится не самый лучший вариант, слепленный наспех, чтобы хоть что-то решить.

Решение: если к созвону можно подготовиться, так и нужно сделать. В сообщении о встрече прикрепите ссылки на всю нужную информацию и общий рабочий документ, например, гуглдок. Попросите участников заранее подготовить и написать идеи. Тогда совещание сразу начнется с презентации решений, которые команда обсудит, докрутит и выберет лучший вариант.

⭐ Совет: договоритесь с коллегами включать камеры на созвонах — это дисциплинирует и побуждает человека лучше подготовиться к встрече.

Часть сотрудников могла вообще не присутствовать на созвоне, потому что там обсуждают другую сферу работы. Их позвали по умолчанию, как участников команды, ведь «Нам всем нужно быть в одном информационном поле».

Лишние участники превращаются в тихих привидений, которые просто ждут, когда это все закончится. Либо же задают странные вопросы, чтобы оправдать свое присутствие, что сбивает темп встречи. Они не могут делать свои задачи, пока не закончится созвон, но и пользы, как правило, никакой не приносят.

Решение: приглашенных к участию должен быть минимальный минимум. Иначе ни времени не хватит, ни вопрос не решится. Прежде чем автоматически отправить приглашение всей команде, определите, кому точно нужно участвовать в обсуждении, а кому достаточно будет узнать только результаты встречи. Вторых исключите.

Далее пробегитесь по списку участников и прикиньте, кто из них нужен на весь созвон, а кто необходим только для обсуждения 1-2 вопросов. Если есть возможность, перенесите беседу с ними в начало или конец встречи, и отпустите с миром после решения вопроса.

⭐ Совет: выявить лишних участников поможет честная обратная связь. Проводите периодические опросы сотрудников о необходимости их присутствия на типовых созвонах.

Если объединить все наши улучшения в одно, получится адженда — программа встречи. Она делается 5-7 минут, а экономит добрую половину созвона. Используйте этот текст как шаблон: отправьте свой вариант в чат проекта и обязательно прикрепите к приглашению в календаре.

Вроде и встреча была эффективной, и шаги дальнейшие обсудили, а почему-то ничего не происходит. Через время то, что обсуждалось с командой забывается, проблема так и остается нерешенной.

Решение: все созвоны, на которых принимаются решения, должны записываться. После совещания организатор готовит meeting notes — текстовое резюме. Это поможет участникам четко понимать следующие шаги и познакомит остальных коллег с итогами встречи.

Подводит итоги, как правило, организатор созвона или назначенный фасилитатор. Резюме должно содержать полученные договоренности, список ответственных и сроки выполнения.

⭐ Совет: запомните золотое правило «Если этого нет в итогах встречи, значит этого не было на встрече» и придерживайтесь его при составлении meeting notes.

Избавиться от бесполезных созвонов поможет:

• Замена части встреч содержательными текстовыми сообщениями.
• Составление адженды перед встречей.
• Подведение итогов после встречи.

⭐ Совет напоследок: попробуйте раз в неделю устраивать свободный от созвонов день. Пусть сотрудники точно знают, что в этот день их не позовут на срочную встречу и смогут полностью распланировать свой рабочий день. Это поможет им выделить время на задачи, выполнение которых могло просесть из-за созонов, и меньше задерживать сроки.

Если хотите сделать эффективными не только созвоны, но и все рабочее общение — попробуйте корпоративный мессенджер Compass. Для команды до 10 человек сервис бесплатный. Если пользователей больше 10, у нас есть бесплатный пробный период на 30 дней. А еще Compass можно установить на своем сервере.

• Жизненный цикл проекта: как его пройти, ничего не упустив
• Видеоконференцсвязь: что такое ВКС доступным языком
  
• Календарный план проекта: что это и как его составить
  
• IT-рекрутер: обязанности, навыки, востребованность на рынке
  
• Закон Мерфи: что это и какую пользу приносит бизнесу