5 ситуаций, когда рабочие созвоны крадут наше время и как этого избежать
Рассказываем, как перестать «воровать» время коллег и проводить эффективные встречи.
Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass.
К рабочим созвонам можно относиться по-разному — любить, принимать или просто терпеть. Факт в том, что они необходимы для совместной работы, особенно удаленной.
Еще один факт: никто не любит бесполезные созвоны. Мало что так забирает время и силы, как несколько встреч подряд. Особенно когда понимаешь, что мог не приходить, а в спину уже дышат дедлайны по срочным проектам.
Для компании бесполезные встречи тоже не несут ничего хорошего: с одной стороны выгорающие сотрудники, с другой — слив денег. Полезен созвон или нет, а зарплаты платить придется.
Мы выделили 5 основных раздражающих ситуаций, из-за которых созвоны бесят людей. Разберем их и поделимся решениями, которые помогли нам перестать испытывать боль за бесцельно прожитые часы.
Ситуация 1: можно было обойтись без созвона
Коллеги пишут «Го в зум, я создал» и обсуждают любое изменение на проекте по видеосвязи. Множество созвонов создает ощущение, что вся команда плотно работает над проектом, но это не так: на встрече, как правило, есть пара активных спикеров, а остальные молчат.
Несколько зумов в день начисто убивают продуктивность. На переключение между встречами и задачами тоже требуется время, и это съедает остатки рабочего дня. Если созвоны назначаются срочно, то у сотрудников и вовсе нет возможности планировать свой рабочий день.
Решение: сначала определитесь, какой цели вы хотите достичь встречей и зачем сотрудникам быть там всем вместе. Созвон — окей, если нужно:
- провести мозговой штурм и выбрать лучшее решение;
- определить и вместе спланировать дальнейшие шаги;
- принять несколько решений, где нужно учесть разные обстоятельства коллег;
- презентовать решение или продукт и ответить на вопросы по нему;
- обсудить общее настроение команды и разобраться со сложностями.
Даже в этих случаях всегда стоит подумать, что сэкономит больше времени — зум или текст с обсуждением в комментариях.
Созвон откровенно бесполезен, если нужно просто донести информацию, которая не требует активных обсуждений. Например, дать инструкцию или сообщить изменения на проекте. Для инструкции лучше подойдет скринкаст, для новостей — текстовое сообщение.
⭐ Совет: прежде чем назначить срочный зум, определите его желаемый итог. Так вы возможно увидите, что для его выполнения к созвону нужно подготовиться заранее, а значит он не может быть срочным.
Ситуация 2: бесконечные созвоны без конкретики
Проблема, которая вытекает из ситуации, когда созвоны назначаются по любому поводу. Если есть вопрос, но не до конца понятно, что именно вы будете обсуждать и к чему хотите прийти, созвон рискует превратиться в бесконечное хождение по кругу. В результате коллеги уходят от темы и начинают просто болтать, чтобы заполнить вакуум.
Решение: все участники созвона должны понимать, какие вопросы будут обсуждаться. Если вы точно определились, что тема для встречи весомая, значит понимаете, к какому итогу должна прийти команда. Пропишите шаги к этому результату и составьте расписание встречи. Это поможет не затягивать созвоны.
⭐ Совет: для крупных встреч назначайте фасилитатора. Он будет следить, чтобы участники не уходили далеко от темы и соблюдали расписание.
Ситуация 3: никто не готовится к встрече
На встрече нужно обсудить идеи и найти решение, а идей нет: никто не подготовился заранее и импровизация не сработала. Начинается общее размышление и встреча опять растягивается до бесконечности. Итогом становится не самый лучший вариант, слепленный наспех, чтобы хоть что-то решить.
Решение: если к созвону можно подготовиться, так и нужно сделать. В сообщении о встрече прикрепите ссылки на всю нужную информацию и общий рабочий документ, например, гуглдок. Попросите участников заранее подготовить и написать идеи. Тогда совещание сразу начнется с презентации решений, которые команда обсудит, докрутит и выберет лучший вариант.
⭐ Совет: договоритесь с коллегами включать камеры на созвонах — это дисциплинирует и побуждает человека лучше подготовиться к встрече.
Ситуация 4: лишние участники
Часть сотрудников могла вообще не присутствовать на созвоне, потому что там обсуждают другую сферу работы. Их позвали по умолчанию, как участников команды, ведь «Нам всем нужно быть в одном информационном поле».
Лишние участники превращаются в тихих привидений, которые просто ждут, когда это все закончится. Либо же задают странные вопросы, чтобы оправдать свое присутствие, что сбивает темп встречи. Они не могут делать свои задачи, пока не закончится созвон, но и пользы, как правило, никакой не приносят.
Решение: приглашенных к участию должен быть минимальный минимум. Иначе ни времени не хватит, ни вопрос не решится. Прежде чем автоматически отправить приглашение всей команде, определите, кому точно нужно участвовать в обсуждении, а кому достаточно будет узнать только результаты встречи. Вторых исключите.
Далее пробегитесь по списку участников и прикиньте, кто из них нужен на весь созвон, а кто необходим только для обсуждения 1-2 вопросов. Если есть возможность, перенесите беседу с ними в начало или конец встречи, и отпустите с миром после решения вопроса.
⭐ Совет: выявить лишних участников поможет честная обратная связь. Проводите периодические опросы сотрудников о необходимости их присутствия на типовых созвонах.
Если объединить все наши улучшения в одно, получится адженда — программа встречи. Она делается 5-7 минут, а экономит добрую половину созвона. Используйте этот текст как шаблон: отправьте свой вариант в чат проекта и обязательно прикрепите к приглашению в календаре.
Ситуация 5: все разошлись, а что делать — не понятно
Вроде и встреча была эффективной, и шаги дальнейшие обсудили, а почему-то ничего не происходит. Через время то, что обсуждалось с командой забывается, проблема так и остается нерешенной.
Решение: все созвоны, на которых принимаются решения, должны записываться. После совещания организатор готовит meeting notes — текстовое резюме. Это поможет участникам четко понимать следующие шаги и познакомит остальных коллег с итогами встречи.
Подводит итоги, как правило, организатор созвона или назначенный фасилитатор. Резюме должно содержать полученные договоренности, список ответственных и сроки выполнения.
⭐ Совет: запомните золотое правило «Если этого нет в итогах встречи, значит этого не было на встрече» и придерживайтесь его при составлении meeting notes.
Подведем итог
Избавиться от бесполезных созвонов поможет:
- Замена части встреч содержательными текстовыми сообщениями.
- Составление адженды перед встречей.
- Подведение итогов после встречи.
⭐ Совет напоследок: попробуйте раз в неделю устраивать свободный от созвонов день. Пусть сотрудники точно знают, что в этот день их не позовут на срочную встречу и смогут полностью распланировать свой рабочий день. Это поможет им выделить время на задачи, выполнение которых могло просесть из-за созонов, и меньше задерживать сроки.
Если хотите сделать эффективными не только созвоны, но и все рабочее общение — попробуйте корпоративный мессенджер Compass. Для команды до 10 человек сервис бесплатный. Если пользователей больше 10, у нас есть бесплатный пробный период на 30 дней. А еще Compass можно установить на своем сервере.
После таких созвонов нужно ещё снова сосредоточится на каких-либо задачах, да и перед созвоном нормальные люди хотя бы поверхностно к ним готовятся.
Гнать надо "эффективных" и чересчур инициативных менеджеров.
я и во время созвонов тоже работаю чаще всего, просто потому что из за того что созвон задач на день меньше не становится
А когда этих созвонов еще штук 5 в день, вечером сидишь и думаешь "что я вообще за сегодня сделал" 🙃
"эффективных(й)" бы менеджер сказал
"Го в зум, я создал"Думаю что многие не любят созваниваться с камерой, может быть напряжение у человека
Да, но без камеры тоже не айс. Думаешь слушает ли кто-то тебя за черным экраном или нет
согласен, сразу начинаю нервничать когда созвон с камерой, еще думаешь о том как "держать лицо"
Статья рассказывает о том, как проводить эффективные рабочие встречи и избежать бесполезных созвонов.
Саммари:
- Не все ситуации требуют созвонов.
- Планируйте цель встречи заранее.
- Избегайте бесконечных созвонов.
- Ведите адженду встреч.
- Подготовка ключевых участников важна.
- Включение камеры повышает вовлечённость.
- Приглашайте только необходимых участников.
- Проводите опросы о необходимости присутствия.
- Формируйте адженду для экономии времени.
- Записывайте итоги встречи.
- «Если не в итогах, того не было».
- Регулярный день без созвонов улучшает продуктивность.
- Рассмотрим использование Compass для коммуникаций.
Стараюсь выделять самое важное для вас.
Проведение созвонов это отдельный навык по мне. Чтобы как раз таки не было бесполезным пожиранием рабочего времени
Вот кстати поддерживаю. А то иногда зум становится трибуной руководителя
Просто изначально нужно готовить вопросы и кто за эти вопросы отвечает и в принципе составлять план звонка и продолжительность и если ответ не укладывается в продолжительность продолжить его обсуждение уже в личку
Если на собеседовании HR или руководитель говорят: «У нас не много созвонов в *день*» — это значит, что в компании п**дец и нужно бежать от туда.
Был опыт, когда созвоны забирали 6 из 8 рабочих часов, только потому что фаундер не хотел решать задачи в переписке. Больше чем на 2 месяца меня не хватило 🥲
Оставшиеся 2 часа на все остальные задачи – это жестоко
Интересная статейка, особенно картинки, это шедеврально!
Согласен, котиков все любят!
Мне кажется, раз в неделю достаточно
Смотря какие проекты и ниша бизнеса
Или раз в день на 15 минут, чтобы синхронизироваться по текущим задачам и результатам
Как показал заголовок, опять во всем виноваты рабочие :-)
Созвон это крайняя мера.
Согласны
Но вот дейли хороши, если по утрам на 10-15 минут
Лицо человека который не понимает что происходит даже и представлять не нужно)
Пять баллов)))
Как бы я хотел, что бы этих созвонов не было. Ладно, не совсем, но чем реже, тем лучше. Почти любой созвон можно уместить в несколько тезисов и скинуть в общий чат. В тексте все понятно, всегда можно пересмотреть и вспомнить, не отвертишься, мол не не говорили, вот тебе черным по белому написано
Как мы вас понимаем
Но иногда созвоны – неизбежное зло
У нас есть дейли ежедневный минут на 10-15, пробить статусы и какие-то нюансы если есть. В целом норм
Звучит как удобная штука, 10-15 минут не пару часов
Да, отличный формат 👍
Комментарий удален автором поста
Когда работаешь на удаленке, а встреча рано утром
Согласен, без подведения итогов встречи все опять забудется очень быстро
Или команда будет спорить, потому что по итогам созвона не решили, кто и что делает
Мне сильно удобнее с созвонись, есть ощущение, что более однозначно инфа воспринимается по задачам. Имхо
Тут кому как удобнее
Есть люди, которые прям очень любят созвоны
meeting notes а это еще тот геморой)
Но это лучше, чем забыть через 5 минут, о чем вообще договорились на созвоне
У нас в конторе есть только 1 (один!) проектный менеджер, который умеет правильно проводить совещания с командой. Заранее доводит список обсуждаемых вопросов, на каждый вопрос по 5 минут, сразу предлагает несколько решений со своими плюсами и минусами. После совещания - протокол с принятыми решениями. Почему остальные так не умеют - я реально хз.
Все умеют, просто экономят энергию, и не хотят заниматься всеми приготовлениями к созвону
Отличный текст. Самое то, чтобы почитать после созвона.
Из опыта. Приходил в компанию, долго там не задержался (исключительно по своей воле), но это уже другая история. Принимал дела от предыдущего человека на моем месте. Девушка исключительно звонила. Исключительно голосом. И где-то на втором созвоне с ней резко ощутил просто невыносимую моральную боль, после которой уже и до физической было рукой подать. Произошло это так примерно...
(после минут 20 общения)
- ээээ....так... что там...у нас дальше.... ээээ...а, вот ещё!
Внезапно я максимально детализированно увидел ту часть склада в голове, в который я честно пытался складировать все то, что она мне говорила. Там была девственная пустота.
Немедленно выпаливаю следующее:
- Так. Смотри. Все понимаю, но и ты меня пойми. Все то же самое, пожалуйста, но напиши и пришли в мессенджер.
А ещё там начальник любил делать так. У всех стоят телефоны. Чтобы позвать тебя на обсуждение чего-то или на какую-то плановую встречу, он звонит и просит зайти. В итоге утром корректно и вежливо попросил его ПИСАТЬ в мессенджер, так как ради слов "зайди, пожалуйста" поднимать трубку и набирать внутренний номер не стоит себя так утруждать. Ответом было: "ну...ладно, если так тебе удобно". "Ещё как удобно", говорю. "Кстати, есть отличная статья: "Конец эпохи господина Белла".
Вот все голосом слушать – прямо больно стало 🙃
Думаю что в любом случае необходимо созваниваться, если в другом случае никак не пообщаться с сотрудниками. Определить план работы, поставить задачи. Да и в конце концов это контроль исполнения задачи, соблюдение сроков. Важно не затягивать их, всё коротко и по существу. И дальше работать.
Я вообще за краткость, потому что, если созвон длится более 20 минут, то проще уже говорить со стеной, так как она в себя впитает больше, чем сотрудники!
Ненавижу созвоны не по делу, 60% пустой треп
Это всё и так очевидно.
Главный вопрос: если ты не менеджер, а тебя втягивает в эти бессмысленные созвоны или совещания в переговорках руководитель - как донести ему все эти тезисы?))
а по-моему прекрасный шанс повтыкать пол рабочего дня
Внедряйте текстовую коммуникацию, созвоны suck
Я на таких созвонах часто просто сворачиваю всё и просто работаю параллельно
я вместо работы выбираю только созвоны
могу вместо вас присутствовать на созвонах, о цене договоримся
Все советы чудесные, только в реальности они не работают))
Причин для неэффективных созвонов - миллиарды. И никуда от этого вы не уйдете. И чем больше компания - с тем меньшей вероятностью там следят за "стоимостью" созвонов временем сотрудников.
Особенно прекрасно, когда 5 плановых созвонов, кототорые идут паровозом, и спонтанные. Сидишь такой работает и бац звонок с телеграма, потом ещё 1, потом куча сообщений от коллег, задачи, ещё задачи, ещё созвоны. Вот закончился рабочий день, ещё хотят позвонить закинуть 3 срочные задачи. Ор. гнев. гнёт.