Как эффективно планировать проекты и не тратить на это недели: гайд для современных проджектов
Спойлер: быстро, четко и с помощью ИИ.
Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass.
Всего за 10 минут можно установить Compass на свой сервер. А еще советуем посмотреть рекомендательную программу с блекджеком и бонусами.
Планирование проекта — квест со множеством ловушек. Не упустить что-то из виду — трудно. Собрать все части в рабочий механизм — сложно. А уложиться в рамки и потратить минимум ресурсов — почти невозможно.
В статье раскрыли секреты планирования проектов в 2024 году. Рассказали, как расставить все детали по своим местам, сэкономить драгоценное время и какой составить план, если все пошло по «одному месту».
Этапы планирования
1. Собираем ТЗ
На первом этапе хорошо бы определить, что вообще хочет заказчик. Для начала соберите все требования и пожелания от клиента, руководства, команды и других заинтересованных лиц. Чем больше источников, тем лучше.
Используйте сразу несколько способов: интервью, анализ документов, изучение референсов. А чтобы не упустить ни одной мелочи и быстро сложить общую картину — используйте ИИ.
Например, для анализа общения с клиентом и созвонов с командой используйте Whisper и Mistral. Второй — это бесплатный и мощный чат-бот с большим диалоговым окном, рассказывали про него тут. А вот с Whisper придется повозиться, но взамен вы получите отличный транскрибатор.
Чтобы Whisper заработал, следуйте по этим шагам:
- Первым делом откройте ваш Google-диск;
- В меню создания нового файла выберете вкладку «Google Colaboratory»;
- В открывшемся окне нажмите на «Среда выполнения» и «Сменить среду»”
- Выберите «T4 GPU»;
- Теперь в пустую ячейку кода вводим команду:
- После этого начнется установка Whisper;
- Теперь загружаем видео или аудиозапись в «сессионное хранилище» слева, название обязательно на английском;
- И, наконец, финальный аккорд — пишем команду с названием вашего файла:
Поздравляем, теперь у вас есть годный бесплатный транскрибатор. Итоговый файл можно скачать в нескольких форматах, в том числе txt.
Далее скормите весь текст Mistral, он может обработать за раз около 20 000 слов. Теперь можно задавать вопросы боту, как личному ассистенту. То же самое можно проделать с любыми другими документами — просто загрузите файл в чат и дайте боту команду.
2. Определяем масштабы и цели
После того, как все данные собраны и изучены, нужно определить масштаб проекта — что в него входит, а что остается за бортом. Безграничный проект — это прямой путь к производственному аду. Четко обозначьте области, в которых будет работать команда, а какие следует оставить на потом или вообще не трогать.
Вместе с масштабом, как правило, формулируются и цели проекта. Делайте их конкретными, измеримыми и достижимыми — все по заветам SMART. Например, вместо абстрактной «оптимизации процессов» лучше сформулируйте так: «Сократить время обработки заказа на 25% к концу Q3».
Если четкая картина с границами и целями есть в голове — упростите себе работу и отдайте ее описание Claude. Это один из хедлайнеров среди чат-ботов. У бота есть бесплатная версия, которая в чем-то даже лучше GPT. Просто напишите базовую информацию, но очень подробно, а Claude сделает все остальное. Например, так:
Сразу определите, как будет оцениваться достижение цели. Согласуйте все с заинтересованными сторонами и пропишите критерии успеха в официальном документе.
3. Оцениваем сроки
После того, как цели проекта определены, а структура работ сформирована, хочется понять, сколько усилий и времени потребуется для их реализации.
Чтобы все сделать быстро и хирургически точно — используйте этот подход:
- Выделите один день, чтобы составить подробный список всех задач и работ для проекта.
- Оцените, сколько дней потребуется на выполнение каждой задачи. Можно проводить приблизительную оценку, сравнивая сложность задач друг с другом. Но обязательно присвойте каждой задаче плановое время в днях.
- Направьте одну тестовую задачу команде, например, связанную с разработкой, и точно зафиксируйте, сколько времени на нее ушло.
- Сравните реальные затраченные часы с вашей первоначальной оценкой. Отметьте, во сколько раз вы ошиблись в плановом времени.
- Умножьте первоначальную оценку времени для всех остальных задач на коэффициент, полученный в результате сравнения с реальным временем выполнения.
В дополнение используйте аналитику с предыдущих проектов, если она конечно есть. На массивные задачи лучше закладывать Х1,5 часов. Учитывайте все нюансы: зависимости между задачами, критический путь проекта, возможные простои и задержки.
4. Разбиваем проект на задачи
Как только определите масштаб, цели и сроки проекта, переходите к детализации всех шагов. Отлично подойдет декомпозиция — постепенно разбивайте крупные элементы на более мелкие. Начните с основных блоков или фаз проекта. Затем каждый блок структурируйте на задачи, а те в свою очередь — на подзадачи.
Итогом станет структурный план, где будут наглядно видны все составляющие проекта, их взаимосвязи и последовательность. Чтобы сразу получить базу или визуализировать процесс дробления задач — используйте Whimsical.
Достаточно просто зайти в рабочее пространство, написать задачу и нажать кнопку «Generate ideas». Дальше ИИ сам напишет все задачи. Процесс можно повторять к каждой подзадаче сколько угодно.
Дальше можно будет вручную разделить пакеты работ по функциональности, фазам, исполнителям и другим критериям.
5. Делаем график проекта
После того, как у проекта появилась структура, определите последовательность каждой задачи. Даже если все составляющие сделаны вовремя, но в неправильном порядке — проект может сорваться.
Один из самых распространенных инструментов для этого — диаграмма Ганта. Она наглядно показывает задачи, их взаимосвязи и контрольные события. Как правило, инструмент есть в любой уважающей себя CRM. Но можно ограничиться и Notion.
Построение диаграммы начинается с определения зависимостей между процессами и критериями: предыдущая задача, ресурсы, дедлайны. Затем рассчитываются оптимальные сроки для каждого пакета работ с учетом ограничений.
На этом этапе особенно важно проработать критический путь — цепочку задач, с общим «узким местом», через которое вынужден пройти весь проект. Резерв на критическом пути минимален, любая задержка ведет к срыву сроков.
6. Распределяем ресурсы
После того как сделали график работ, стало ясно, какие ресурсы и в каком объеме понадобятся для каждой задачи. Грамотное управление этими ресурсами — залог успеха проекта.
А чтобы управление было грамотным — используйте метод критического пути (CPM). Если проще, это способ визуализировать и анализировать последовательность задач в проекте с учетом их взаимосвязей и длительности. С помощью CPM можно увидеть самый длинный путь работ от начала до конца и задержки, которые этому пути вредят.
CPM показывает приоритеты в работе, которым нужно уделить максимум внимания и ресурсов. Он также помогает рассчитать резервы времени для некритичных задач, на которые в случае нехватки ресурсов можно выделить меньше времени или вовсе отложить их.
Как использовать CPM:
- Составьте список всех задач проекта в виде иерархической структуры.
- Определите взаимозависимости задач — какие задачи не могут начаться, пока не закончатся предыдущие.
- Оцените длительность каждой задачи, исходя из требуемых ресурсов.
- Постройте график проекта, отобразите последовательность задач и их зависимости.
- Рассчитайте ранние и поздние сроки старта/финиша каждой задачи, чтобы выявить критический путь.
- Распределите ресурсы в первую очередь на критичные задачи, у которых нет резерва. Для некритичных задач с резервом времени можно выделить меньше ресурсов или перенести их старт.
- Отслеживайте выполнение задач на критическом пути и при необходимости применяйте методы сжатия сроков — ускорение, распараллеливание работ, привлечение дополнительных ресурсов.
7. Делаем план, если все пойдет не по плану
Даже самый тщательно спланированный проект может попасть в турбулентность — от задержек поставщиков и больничных сотрудников никто не застрахован. Игнорировать возможные риски — еще один путь к фиаско. Чтобы все сделать грамотно, двигайтесь по следующим этапам:
Определите риски. Соберите команду и подумайте, что может пойти не так. Используйте мозговой штурм, а базу для него поможет написать ИИ. Владелец «приложения с фотками» как раз в этом месяце опубликовал новую бесплатную языковую модель — Llama-3. Потыкать ее можно в Poe. Мы написали простой промт и получили более чем развернутый ответ:
Оцените риски. Подумайте над тем, почему проблема может появиться и как она может навредить проекту. Для этого обычно используются матрицы вероятности и влияния. Особое внимание — рискам в красном углу ринга.
Спланируйте действия. Подготовьте разные стратегии реагирования, для начала хватит 4: избежание риска, смягчение его воздействия, передача риска третьей стороне и принятие риска под контроль. Здесь тоже поможет Llama. У нее большое контекстное окно, можно загрузить всю документацию проекта и попросить дать четкий план к разным ситуациям.
Адаптируйтесь. Управление рисками — это постоянный процесс. По мере продвижения проекта будут появляться новые риски, а существующие могут меняться. Поэтому регулярно пересматривайте планы реагирования и обновляйте их при необходимости.
Ведите записи. Все риски, их оценка и планы реагирования должны быть записаны в плане управления рисками. Этот документ будет основой для мониторинга и контроля рисков в ходе проекта.
8. Сделайте коммуникацию в команде простой
Даже идеально спланированный проект может сорваться из-за плохой коммуникации между участниками. Поэтому сделайте обмен информацией гладким и простым. Так сотрудники будут понимать друг друга быстрее, задачи станут выполняются качественнее, а в индустрии появится новый «единорог».
Чтобы все работало как часы — нужно отдельное пространство для проекта. Пространство, которое не будет пересекаться с личными чатами, новостными пабликами или другими задачами компании.
А чтобы ничего не терялось в переписках — отдайте предпочтение мессенджеру с тредам. Они помогут разделить обсуждения на отдельные тематические ветки и сосредоточиться на конкретных задачах и проблемах.
Ну и вишенка на торте — когда команда может не бояться за свои данные, так как все общение происходит на собственном сервере. Это особенно важно для компаний, которые работают с чувствительными данными.
Создайте безопасное и эффективное рабочее пространство с Compass.
Теперь можно установить мессенджер на свой сервер всего за 10 минут.
А если хотите раскрыть потенциал деловых связей, участвуйте в нашей рекомендательной программе и получайте стабильный ежемесячный доход. Узнать больше и зарегистрироваться можно тут.
Видео на превью забавное 😃
Мемы наше все!
Превью компасс выходят на новый уровень?)
Как нанять Тони Старка к себе проджектом? 😅
Создать через ии ассистента Тони Старка!
А, ну или так, да 🙃
Хорошая попытка, Джарвис 😄
Клонирование или черная магия 🙃
Завидую даже немного (может и много) тем, кто интегрирует в свои процессы рабочие всякие штучки с ИИ. Все обещаю себе, что тоже начнём
Это проще, чем вы думаете) Достаточно половину выходного дня выделить, чтобы позалипать видосики ИИ-блогеров, лучше иностранных, типа Matt Wolfe, ну и гайды Compass естественно)
После этого станет понятно, что и как можно сбросить на ИИ. Сама так сделала, просто нужно этому время уделить.
Кстати, у Matt Wolfe классный канал, подписана и смотрю часто новые видео в плейлисте туториалы.
Пока только до залипания дошел)
Значит половина дела уже сделана 😂
Так всегда, сами себя завтраками кормим в прямом и переносном смысле
Это как с утренними пробежками, вечное "начну с понедельника"
Стоит объяснить самому себе, почему ИИ-сервисы в работе необходимы, и просто начать ими пользоваться
На самом деле экономит время выполняя рутиную работу.
Прямо полноценный туториал 😱
Сама удивилась, но для меня было бы сложно все это применить, пару дней бы только разбиралась 😁
Надеемся, что поможет вам в планировании проектов 😊
Желательно конечно что бы все шло как у Летова)
По плану 😌
да ё, поля на картинках
Нам подбросили 🙃
Надо сохранить, полезно, спасибо!
Всегда пожалуйста, рады помочь 🤗
весьма содержательно, держите пятюню
поймали пятюню
По сути сейчас вооружившись пачкой сервисов и умение ими пользоваться можно столько проектов быстро делать. Но уметь пользоваться огромным кол-вом сервисов наверное не легко
Вопрос наличия под рукой сервисов, опыта и времени, чтобы этот опыт получить 😊
Главное найти "те самые", а не загружать себя кучей бесполезных среднячков. Пол года назад в моей папке браузера было 25-30 вкладок с ИИ, сегодня их 6 - остальные не прошли проверку временем ))
Поэкспериментировал с несколькими нейросетями, но все равно пока только использую те, что на слуху - Midjourney и ChatGPT.
Отличный пошаговый чек-лист. Надо попробовать.
🤗🤝
Умение пользоваться и правильно взаимодействовать с ИИ: все-таки ценное умение. Интегрировав его в процессы, можно значительно упростить себе работу, только прежде надо научиться работать с ИИ. Однако следуя гайду, кажется все не так уж сложно. Спасибо, очень хорошая статья.
Спасибо, что прочитали 🤗
"А чтобы ничего не терялось в переписках — отдайте предпочтение мессенджеру с тредам. Они помогут разделить обсуждения на отдельные тематические ветки и сосредоточиться на конкретных задачах и проблемах.". Вот это действительно удобно. Когда куча чатов, хочется взвыть, а тут все понятно и по полочкам. Отдельный лайк за такое направление. И в целом ща статью, спасибо!
Подтверждаю, транскрибатор - вещь недооцененная. Очень удобный в работе инструмент. А возможность задавать вопросы боту, как личному ассистенту - вообще огонь, отличный симбиоз!
Согласны, но сервисов для транскрибации много, есть, из чего выбрать.
Вот, что еще пробовали, зашло: https://pisec.app/
эх, вот бы все эти прелести перенести на практику)
Стоит просто попробовать 😊
можно из этого курс сделать) спасибо за информацию
Рады, что информация полезная 🤗
Люди за транскриб бабки платят, а вы бесплатно такую годноту слили, спасибо!
Compass - Робин Гуд )
Очень полезно, можно применять. На мой взгляд самое важное это коммуникация в команде. Без неё вообще никак и никуда. И чем проще тем лучше.
Определите взаимозависимости задач — какие задачи не могут начаться, пока не закончатся предыдущие.- очень редко встречаю структурирование такое, что очень жаль
Я бы еще добавил этап, такой как оценка рисков, чтобы потом не было шока, если что-то пойдет не так)
Скоро вообще думать отучатся.
Навигаторы уже развили в массах топографический кретинизм )