Как эффективно планировать проекты и не тратить на это недели: гайд для современных проджектов

Спойлер: быстро, четко и с помощью ИИ.

Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass.

Всего за 10 минут можно установить Compass на свой сервер. А еще советуем посмотреть рекомендательную программу с блекджеком и бонусами.

Планирование проекта — квест со множеством ловушек. Не упустить что-то из виду — трудно. Собрать все части в рабочий механизм — сложно. А уложиться в рамки и потратить минимум ресурсов — почти невозможно.

В статье раскрыли секреты планирования проектов в 2024 году. Рассказали, как расставить все детали по своим местам, сэкономить драгоценное время и какой составить план, если все пошло по «одному месту».

На первом этапе хорошо бы определить, что вообще хочет заказчик. Для начала соберите все требования и пожелания от клиента, руководства, команды и других заинтересованных лиц. Чем больше источников, тем лучше.

Используйте сразу несколько способов: интервью, анализ документов, изучение референсов. А чтобы не упустить ни одной мелочи и быстро сложить общую картину — используйте ИИ.

Например, для анализа общения с клиентом и созвонов с командой используйте Whisper и Mistral. Второй — это бесплатный и мощный чат-бот с большим диалоговым окном, рассказывали про него тут. А вот с Whisper придется повозиться, но взамен вы получите отличный транскрибатор.

Чтобы Whisper заработал, следуйте по этим шагам:

• Первым делом откройте ваш Google-диск;
• В меню создания нового файла выберете вкладку «Google Colaboratory»;
• В открывшемся окне нажмите на «Среда выполнения» и «Сменить среду»”
• Выберите «T4 GPU»;
• Теперь в пустую ячейку кода вводим команду:

• После этого начнется установка Whisper;
• Теперь загружаем видео или аудиозапись в «сессионное хранилище» слева, название обязательно на английском;
  
• И, наконец, финальный аккорд — пишем команду с названием вашего файла:
  

Поздравляем, теперь у вас есть годный бесплатный транскрибатор. Итоговый файл можно скачать в нескольких форматах, в том числе txt.

Далее скормите весь текст Mistral, он может обработать за раз около 20 000 слов. Теперь можно задавать вопросы боту, как личному ассистенту. То же самое можно проделать с любыми другими документами — просто загрузите файл в чат и дайте боту команду.

После того, как все данные собраны и изучены, нужно определить масштаб проекта — что в него входит, а что остается за бортом. Безграничный проект — это прямой путь к производственному аду. Четко обозначьте области, в которых будет работать команда, а какие следует оставить на потом или вообще не трогать.

Вместе с масштабом, как правило, формулируются и цели проекта. Делайте их конкретными, измеримыми и достижимыми — все по заветам SMART. Например, вместо абстрактной «оптимизации процессов» лучше сформулируйте так: «Сократить время обработки заказа на 25% к концу Q3».

Если четкая картина с границами и целями есть в голове — упростите себе работу и отдайте ее описание Claude. Это один из хедлайнеров среди чат-ботов. У бота есть бесплатная версия, которая в чем-то даже лучше GPT. Просто напишите базовую информацию, но очень подробно, а Claude сделает все остальное. Например, так:

Сразу определите, как будет оцениваться достижение цели. Согласуйте все с заинтересованными сторонами и пропишите критерии успеха в официальном документе.

После того, как цели проекта определены, а структура работ сформирована, хочется понять, сколько усилий и времени потребуется для их реализации.

Чтобы все сделать быстро и хирургически точно — используйте этот подход:

1. Выделите один день, чтобы составить подробный список всех задач и работ для проекта.
2. Оцените, сколько дней потребуется на выполнение каждой задачи. Можно проводить приблизительную оценку, сравнивая сложность задач друг с другом. Но обязательно присвойте каждой задаче плановое время в днях.
3. Направьте одну тестовую задачу команде, например, связанную с разработкой, и точно зафиксируйте, сколько времени на нее ушло.
4. Сравните реальные затраченные часы с вашей первоначальной оценкой. Отметьте, во сколько раз вы ошиблись в плановом времени.
5. Умножьте первоначальную оценку времени для всех остальных задач на коэффициент, полученный в результате сравнения с реальным временем выполнения.

В дополнение используйте аналитику с предыдущих проектов, если она конечно есть. На массивные задачи лучше закладывать Х1,5 часов. Учитывайте все нюансы: зависимости между задачами, критический путь проекта, возможные простои и задержки.

Как только определите масштаб, цели и сроки проекта, переходите к детализации всех шагов. Отлично подойдет декомпозиция — постепенно разбивайте крупные элементы на более мелкие. Начните с основных блоков или фаз проекта. Затем каждый блок структурируйте на задачи, а те в свою очередь — на подзадачи.

Итогом станет структурный план, где будут наглядно видны все составляющие проекта, их взаимосвязи и последовательность. Чтобы сразу получить базу или визуализировать процесс дробления задач — используйте Whimsical.

Достаточно просто зайти в рабочее пространство, написать задачу и нажать кнопку «Generate ideas». Дальше ИИ сам напишет все задачи. Процесс можно повторять к каждой подзадаче сколько угодно.

Дальше можно будет вручную разделить пакеты работ по функциональности, фазам, исполнителям и другим критериям.

После того, как у проекта появилась структура, определите последовательность каждой задачи. Даже если все составляющие сделаны вовремя, но в неправильном порядке — проект может сорваться.

Один из самых распространенных инструментов для этого — диаграмма Ганта. Она наглядно показывает задачи, их взаимосвязи и контрольные события. Как правило, инструмент есть в любой уважающей себя CRM. Но можно ограничиться и Notion.

Построение диаграммы начинается с определения зависимостей между процессами и критериями: предыдущая задача, ресурсы, дедлайны. Затем рассчитываются оптимальные сроки для каждого пакета работ с учетом ограничений.

На этом этапе особенно важно проработать критический путь — цепочку задач, с общим «узким местом», через которое вынужден пройти весь проект. Резерв на критическом пути минимален, любая задержка ведет к срыву сроков.

После того как сделали график работ, стало ясно, какие ресурсы и в каком объеме понадобятся для каждой задачи. Грамотное управление этими ресурсами — залог успеха проекта.

А чтобы управление было грамотным — используйте метод критического пути (CPM). Если проще, это способ визуализировать и анализировать последовательность задач в проекте с учетом их взаимосвязей и длительности. С помощью CPM можно увидеть самый длинный путь работ от начала до конца и задержки, которые этому пути вредят.

CPM показывает приоритеты в работе, которым нужно уделить максимум внимания и ресурсов. Он также помогает рассчитать резервы времени для некритичных задач, на которые в случае нехватки ресурсов можно выделить меньше времени или вовсе отложить их.

Как использовать CPM:

• Составьте список всех задач проекта в виде иерархической структуры.
• Определите взаимозависимости задач — какие задачи не могут начаться, пока не закончатся предыдущие.
  
• Оцените длительность каждой задачи, исходя из требуемых ресурсов.
  
• Постройте график проекта, отобразите последовательность задач и их зависимости.
  
• Рассчитайте ранние и поздние сроки старта/финиша каждой задачи, чтобы выявить критический путь.
  
• Распределите ресурсы в первую очередь на критичные задачи, у которых нет резерва. Для некритичных задач с резервом времени можно выделить меньше ресурсов или перенести их старт.
  
• Отслеживайте выполнение задач на критическом пути и при необходимости применяйте методы сжатия сроков — ускорение, распараллеливание работ, привлечение дополнительных ресурсов.
  

Даже самый тщательно спланированный проект может попасть в турбулентность — от задержек поставщиков и больничных сотрудников никто не застрахован. Игнорировать возможные риски — еще один путь к фиаско. Чтобы все сделать грамотно, двигайтесь по следующим этапам:

Определите риски. Соберите команду и подумайте, что может пойти не так. Используйте мозговой штурм, а базу для него поможет написать ИИ. Владелец «приложения с фотками» как раз в этом месяце опубликовал новую бесплатную языковую модель — Llama-3. Потыкать ее можно в Poe. Мы написали простой промт и получили более чем развернутый ответ:

Оцените риски. Подумайте над тем, почему проблема может появиться и как она может навредить проекту. Для этого обычно используются матрицы вероятности и влияния. Особое внимание — рискам в красном углу ринга.

Спланируйте действия. Подготовьте разные стратегии реагирования, для начала хватит 4: избежание риска, смягчение его воздействия, передача риска третьей стороне и принятие риска под контроль. Здесь тоже поможет Llama. У нее большое контекстное окно, можно загрузить всю документацию проекта и попросить дать четкий план к разным ситуациям.

Адаптируйтесь. Управление рисками — это постоянный процесс. По мере продвижения проекта будут появляться новые риски, а существующие могут меняться. Поэтому регулярно пересматривайте планы реагирования и обновляйте их при необходимости.

Ведите записи. Все риски, их оценка и планы реагирования должны быть записаны в плане управления рисками. Этот документ будет основой для мониторинга и контроля рисков в ходе проекта.

Даже идеально спланированный проект может сорваться из-за плохой коммуникации между участниками. Поэтому сделайте обмен информацией гладким и простым. Так сотрудники будут понимать друг друга быстрее, задачи станут выполняются качественнее, а в индустрии появится новый «единорог».

Чтобы все работало как часы — нужно отдельное пространство для проекта. Пространство, которое не будет пересекаться с личными чатами, новостными пабликами или другими задачами компании.

А чтобы ничего не терялось в переписках — отдайте предпочтение мессенджеру с тредам. Они помогут разделить обсуждения на отдельные тематические ветки и сосредоточиться на конкретных задачах и проблемах.

Ну и вишенка на торте — когда команда может не бояться за свои данные, так как все общение происходит на собственном сервере. Это особенно важно для компаний, которые работают с чувствительными данными.

Создайте безопасное и эффективное рабочее пространство с Compass.

Теперь можно установить мессенджер на свой сервер всего за 10 минут.

А если хотите раскрыть потенциал деловых связей, участвуйте в нашей рекомендательной программе и получайте стабильный ежемесячный доход. Узнать больше и зарегистрироваться можно тут.

• Работа в команде: как организовать командную работу
  
• Неудачи в бизнесе: что нужно знать, чтобы не потерять компанию
• Как достичь успеха: 7 базовых правил
• Общение на работе: как наладить отношения с коллегами
  
• Как достичь цели в жизни и в работе