5 лайфхаков, которые помогут разобраться с хаосом в Telegram

В текущей реальности большая часть моих корпоративных коммуникаций протекает в Telegram, который совершенно для этого непригоден. Там классно обмениваться мемами, но вести несколько параллельных контекстов и ничего не потерять бывает непросто. Особенно тяжко без тредов.

Давайте знакомиться. Меня зовут Антон Балакирев и я руководитель управления сервисов поиска недвижимости в Метр квадратный. Ежедневно, по рабочим вопросам приходится взаимодействовать с десятками людей и проблема систематизации коммуникаций встала остро.

Со временем мой аккаунт в телеграме быстро превратился в кладбище каналов, чатов, заметок, что привносит хаос и ощущение бесконтрольности ситуации. Инфопоток огромный, а контекст смешанный, что подтолкнуло меня задуматься о “своде правил”, который позволят оставаться продуктивным и не испытывать когнитивных эффектов.

Формулировка болей

Решение задачи начал с определения топа проблем, с которыми сталкиваюсь ежедневно. За начальную точку берем, что 98% задач не требует немедленного реагирования и могут быть реализованы за “приемлемое” время.

Информационный поток

Он действительно большой и слабо регулируемый. Мы можем только частично влиять на объем входящего потока. Например, отписаться от части каналов и чатов, но это не решает глобально проблему объема.

Смешение контекстов

В одном информационном пространстве пытаются ужиться совершенно разные сущности.

  • рабочие контакты, личные контакты
  • рабочие чаты, проектные чаты
  • семейные чаты
  • чаты с днями рождения, travel чаты, pet project чаты
  • различные чаты с друзьями средней численности
  • чаты оффлайн активностей (тренировки, йога, английский и тд)
  • профессиональные чаты и каналы (ProductСamp, ProductSense и тд)
  • новостные IT каналы
  • боты

Требуется некая приоритизация потоков, тк беспорядочная смена контекста расходует ресурсы внимания.

Моментальные задачи (сообщения из переписок)

В переписках проскакивают просьбы, задачи или контекст, который требует действий, зачастую отложенных.

С ходу может быть несколько быстрых решений, с низкой степенью эффективности.

  • Записывать на листочке, а позже перепоручать/отвечать/делать
  • Переводить сообщения в “Напишите мне письмо или создайте тикет в jira”
  • Писать “Напомните мне о "тут что угодно" за ХХ до дедлайна”
  • Моментально делегировать без погружения

Ни одно решение не готов рассматривать всерьез. Современный IT мир требует гибкости.

Поиск информации

Все, что было в чатах остается в чатах. Информация, когда нужна, требуется оперативно. Время на поиск нужного чата и сам поиск критически важен. Когда это время составляет 1-2 минуты с этим можно жить. Но при росте потока, со временем, “время поиска” будет пропорционально расти. Нам такое не подходит.

Голосовые сообщения

Тут сложно что-то комментировать.

  • Отсутствует возможность поиск по содержимому
  • Нет возможности послушать сообщение в момент получения

Как человек любящий все систематизировать решил, исправить ситуацию правилами обработки, которые позволят снять напряжение и легко двигаться в потоке при повседневной работе.

Выход есть

Нам повезло, телеграм превратился в комбайн из всего и вся и может гибко подстраиваться под запросы. Это и нужно.

Ловите 5 топовых хаков, которые мне помогли.

Zero Inbox

Подход пришел из корпоративной почты, но работает и в телеге. Суть его в том, чтобы держать Inbox пустым. Это позволит вам повысить продуктивность и отделять важные сообщения из потока.

Что делаем

Создаем отдельные папку “Inbox” и настраиваем ее так чтобы в нее попадали все непрочитанные личные сообщения, сообщения из чатов численностью до XX человек, исключаем каналы и крупные чаты (на сотни/тысячи человек).

Настраиваем всего 3 папки: Inbox1, Inbox2, Read. Это первый и второй приоритеты в сообщениях.

Первый приоритет: Рабочие и семейные чаты.

Второй приоритет: Остальные тематические чаты. Но не более XX штук. Значение XX у каждого свои.

Остальное: Каналы отправлены в папку Read. Ее смотрим по мере свободного времени. Все каналы убираются сразу в Архив, чтобы не попадались на глаза, дабы не соблазнять нас “интересным чтивом” в продуктивное время.

Что решаем

Разделяем инфопоток. Снижаем объем потока за счет фокусировки на важном.

Полезное

Отдельный приватный канал

В ходе активных диалогов появляются месседжи, которые нужно либо трансформировать в задачи, либо делегировать, предварительно подумав. Делать это "на лету" = терять топливо. В подавляющем большинстве случаев это можно сделать отложено. Для этого у нас должно появиться место отложенных действий и привычка проверять список в начале и конце дня.

Таким местом станет собственный закрытый канал. Основное преимущество в том, что рабочий процесс ведется на базе телеграма и на пересылке сообщения ты не теряешь времени (энергии) на транзакцию. В закрытый канал в течении дня пересылаю все с чем не нужно разбираться ASAP.

Второе преимущество в том, что записывать в канал свои мысли и идеи удобно и естественно. Мессенджер всегда открыт или под рукой. Отправил сообщение вечером, утром уже сформировал задачу тк привычка очищать лист уже натренирована.

Третье преимущество. При пересылке сообщений в канал всегда легко вернуться в то место, откуда оно было изначально отправлено. Это позволяет отписаться по результату в нужный чат когда все готово.

Четвертое преимущество. Ничего не теряется. Когда твоя нейронка натренирована то схема "переслал - обработал - удалил месседж из канала" работает безотказно. Бонусом имеем всегда актуальный список текущих артефактов.

Что делаем:

Создаем отдельный канал. Называем его “Daily List”, далее pin to top. Пересылаем все что требует внимания и разбираем сообщения в канале ежедневно.

Что решаем

Проблему обработки моментальных действий (сообщения из переписок)

Помечать важное непрочитанным

Больше подходит для f2f сообщений.

Каждый раз когда становится понятно, что нужно будет вернуться к диалогу позже с данными или решением, помечаем его непрочитанным. Оно автоматом попадает в папку Inbox1. Больше вы не забудете о необходимости сделать нужное и продолжить диалог.

Этот хак отличается от пересылки в канал тем, что действие не откладывается до вечера или утра следующего дня.

Что делаем

Right click на чате в левой панели, “Пометить как непрочитанное”.

Расписание отправки сообщений

Функция "Отправить позже" моя любимая. Она позволяет отправить отложенное сообщение в указанное время.

Использую в двух вариантах:

  • Договариваетесь с коллегой / другом / женой списаться в конкретный день. Напомнить о чем то, пингануть по задаче, запросить статус и тд. Пока мы в контексте задачи намного легче сразу написать нужное короткое сообщение и поставить таймер. Затраты минимальные. Это позволяет разгрузить себя от необходимости вспоминать и загружать себя “микро” задачей потом. Упрощенно, мы не крадем у себя время в будущем.
  • Когда приходят умные мысли в неподходящее время. Записать сразу и потом вернуться к артефакту бывает долго и дорого. Целых 2 действия, вместо одного простого. Тут важно, что мысль уже осознанная. Пример. Пишу сообщение и ставлю таймер в командный чат на понедельник 11:45, перед общей встречей.

Итого. Избавился от груза “не забыть рассказать команде о новый апдейтах в понедельник”. Сэкономил топливо. При этом не потревожил команду в субботу вечером. В понедельник мы не потеряли контекст. win-win-win.

Приятный бонус в том, что окружающие люди думают, что ты ничего не забываешь и на тебя можно положиться.

Что делаем

  • Нажимаем и удерживаем значок в виде самолетика перед отправкой сообщения
  • Выбираем "Отправить позже”
  • Устанавливаем дату и время отправки

Голосовые сообщения

Каждый из нас получал или получает аудио сообщения. Из очевидных минусов аудио - это невозможность поиска по тексту и отсутствие возможности прослушать сообщение при получении.

Обе проблемы решает Voicybot. Пересылаешь аудио - получаешь текст. Удобно.

Плюсы:

  • Остается история по всем аудиосообщениям
  • Не испытываете проблем с теми кто их отправляет

Бонусные советы

Добавлю еще несколько базовых приемов “от кэпа”.

  • Отключите все нотификации о новых сообщениях на уровне ОС. Нет необходимости реактивно реагировать на все. Это позволит самому управлять фокусом и временем работы. Не позволяйте выдернуть вас из этого состояния в пиковые моменты продуктивности.
  • Запретите входящие телеграм звонки. По действительно важному и срочному вам позвонят на личный номер.
  • Включите запрет на добавление в новые чаты тем кого нет в контактах. Исключайте из привычек других добавлять вас в чаты по принципу “просто чтобы был”. Если вы реально нужны вам напишут. Это будет хороший момент узнать действительно ли вы там нужны.
  • Убирайте в архив все чаты/каналы с которыми не взаимодействуете каждый день. Это визуально очистит "рабочее пространство" и даст возможность не напрягаться о 38 непрочитанных сообщений в канале “Все о садоводстве”.

Заключение

Данные простые правила обработки входящего потока помогли мне снизить когнитивную нагрузку и значительно уменьшили шансы на выгорание. Надеюсь вам они тоже помогут.

Полезная литература

3 книги, которые вдохновили на организацию рабочих процессов и повысили продуктивность. На удаленке это особенно актуально и полезно.

See you😎

0
23 комментария
Написать комментарий...
Осень золотая

Большая часть решается: "Disable notifications"

Ответить
Развернуть ветку
Николай Лискин

Так не пойдет. Нужно придумать проблему, а потом придумать решение проблемы. Запускаем телеграм канал по решению проблем телеграм каналов 

Ответить
Развернуть ветку
Khabib96

приглашаю вас на вебинар по закрытию болей владельцев телеграм-каналов

Ответить
Развернуть ветку
Оксана Саликова

Полезная статья, спасибо! Единственное могу добавить только то, что в телеграме появилась функция "таймкоды  для видеороликов, аудиозаписей и голосовых сообщений" . Очень удобно, если сообщение/видео длинное + забота о том, кто это будет слушать.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Михаил Керимов

2. Установите Телеграм и подпишитесь на мой канал. 

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Khabib96

тогда бы мы не узнали как "закрываются" несуществующие для 80% "боли"

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Anton Balakirev
Автор

Это могло бы сработать если круг интересов ограничивался только работой.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
О, я не из Англии...

Чем это лучше создания отдельной папки для рабочих чатов?

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
О, я не из Англии...

В телеге аккаунты переключаются в один клик. В чем разница с папками? 
Тогда уж разные устройства дом/работа. 

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
О, я не из Англии...

Ну да, отличие радикальное, конечно. Я бы сказал - принципиальное. 

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
О, я не из Англии...

Если нет простой самодисциплины - то все костыли будут отличаться только формой ручки. 

Ответить
Развернуть ветку
Семен Смирнов

Ахтунг, Дэвид Аллен на VC

Ответить
Развернуть ветку
Petr

Ого, круто, возьму на вооружение!

Ответить
Развернуть ветку
Kirill Pankin
Третье преимущество. При пересылке сообщений в канал всегда легко вернуться в то место, откуда оно было изначально отправлено. Это позволяет отписаться по результату в нужный чат когда все готово.

Вот это не понял. :( Можно перейти к оригиналу пересланного сообщения? Как?

Ответить
Развернуть ветку
Kirill Pankin

Короче, это переход к оригиналу пересланного сообщения доступен исключительно в псевдо-чате "Сохраненные сообщения". Там у таких сообщений справа отображается большая кнопка со стрелкой ">".
Ни в каналах, ни в группах (чатах) такого нет, увы.

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Bukhalenkov

Спасибо! Реально дельные советы

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 23 комментария
null