Как обучать новичков в IT-компании с помощью Notion

Хотите, чтобы новые сотрудники быстрее влились в компанию и перешли к боевым задачам? Тогда без хорошего онбординга не обойтись. Раньше наша система обучения была громоздкой и запутанной. Но когда мы перешли в Notion, страдания закончились. Меня зовут Даша Козырь, я работаю в маркетинговой команде IT-компании enKod. Расскажу, как мы внедрили новый онбординг и почему Notion оказался идеальным сервисом для этой задачи.

Мы разрабатываем сервисы для автоматизации маркетинга. В основном все новички обучаются и работают в офисе, который находится в Рязани. Но мы также нанимаем удаленщиков из других городов и стран. К примеру, я живу в Эстонии и никогда не бываю в офисе. Поэтому было очень важно, чтобы онбординг был одинаково удобен для всех и его было легко проходить автономно.

Для того чтобы обучать и адаптировать новых сотрудников. Чем быстрее они вольются в контекст работы и поймут, как все устроено в компании, тем быстрее приступят к боевым задачам. Продуманный онбординг всегда помогает увеличить производительность.

Всю внутреннюю информацию компании мы хранили в нашей локальной википедии. Она довольно неудобная с точки зрения юзабилити — здесь сложно быстро найти нужный раздел и довольно тяжело поддерживать порядок. Нельзя актуализировать информацию, оставлять быстрые правки или комменты. Но самый большой минус – все данные по обучению находились в разных местах.

Когда в команду приходили новенькие, мы бросали им в личку множество ссылок, и им приходилось самим решать, что и в какой очередности изучать. Порядок не соблюдался и процесс затягивался. Стало ясно, что систему нужно перестраивать, поэтому наш операционный директор Никита Федосеев начал искать подходящий сервис.

• Во-первых, Notion довольно дорогой для России – 12 долларов за подписчика. Это намного дороже, чем, например, Planfix, с которым мы тоже работаем.

• Во-вторых, в тарифе, которым мы пользуемся, нет расширенных настроек безопасности. Это означает, что если я узнаю логин и пароль от чужого аккаунта, то легко смогу по нему зайти. Например, в нашу локальную вики можно зайти только через корпоративный VPN.

• Очень простая структура. Слева находится панель со списком всех страниц, а по центру расположена контентная часть. В целом сервис заточен не под комбайн, он предлагает уже готовую архитектуру, удобную для всех возможных кейсов.

• Здесь просто работать с контентом. Не нужно быть дизайнером, копирайтером и верстальщиком, чтобы создать классную и понятную страницу.

• Понятная навигация. Здесь очень легко ориентироваться, а сквозной поиск помогает быстро найти нужную информацию.

• Отлично подходит для кроссфункциональной работы. Можно увидеть, кто зашел на страницу, на какой строке человек находится и какие изменения вносит в контент.

• Удобная система комментариев. Некоторые ребята, например команда маркетинга, используют Notion как таск-менеджер. Здесь можно ставить задачи и обсуждать работу над ними.

Глобально онбординг делится на два больших блока. Вводная часть (для всех) и профессиональная (для разных команд). Для начала расскажу, из каких шагов состоит первая часть обучения и почему логика выстроена именно так.

Шаг № 1. Сначала нужно посмотреть вводное видео по Notion, чтобы было понятно, как работать с сервисом.

Шаг № 2. Посмотреть ролик о коммерческой тайне и подписать NDA (non-disclosure agreement — соглашение о неразглашении). Наша компания работает с данными клиентов, поэтому нам очень важно уменьшить любые риски утечки информации.

Шаг№ 3. Узнать о ценностях, традициях и основных процессах компании. Есть два варианта как это сделать. Те, кто работают в офисе, могут договориться о живой встрече с HR-специалистом. А удаленщики могут сходить на онлайн-митинг и посмотреть презентацию в Notion.

Шаг№ 4. Найти раздел своей команды и заполнить свою карточку. Так новички могут посмотреть составы разных отделов и посмотреть, как выглядят коллеги. Очень удобно, особенно для тех, кто никогда не бывает в офисе, как я.

Шаг № 5. Обычно на этом этапе офисные сотрудники настраивают нужный софт на своих ноутбуках. В Notion есть список программ, которые нужны всем, и профильные сервисы для разработчиков, аккаунт-менеджеров и специалистов по Machine Learning. К каждому сервису есть инструкция о том как установить, как залогиниться и как настроить.

Шаг № 6. Рассказать о себе коллегам. У нас в enKod принято писать приветственные письма. Фишка в том, что сделать это нужно в нашей платформе enKod. Это сделано для того, чтобы все ребята могли познакомиться с сервисом уже в первый рабочий день. В соответствующем разделе есть целый мануал о том, как войти в платформу, как сверстать письмо и как его отправить. Запутаться очень трудно.

Шаг № 7. В конце дня каждый новичок отправляется на митинг со своим наставником. На нем он узнает об испытательном сроке, точках роста и о том, как устроена наша система управления.

Шаг № 1. Следующий день начинается со знакомства с нашей корпоративной культурой и офисными правилами. В Notion есть большой блок с разделами на все случаи жизни. Здесь можно узнать о том, как забронировать переговорку, взять книгу в библиотеке или разобраться с нашей системой сортировки мусора.

Шаг № 2. На второй день немного углубляемся в изучение продукта и конкурентов. Каждый новичок должен понимать, как устроена наша платформа и какие проблемы она помогает решать клиентам.

Шаг № 3. Изучить методичку новичка. В этом разделе собраны полезные привычки, которые помогут классно выполнять свою работу.

В финале онбординга новые сотрудники отправляются на финальный митинг и отвечают на вопросы наставников.

После онбординга человек может приступать к обучению. Для этого нужно выбрать нужный раздел, например «back-end разработчик» или «дизайнер» и приступать к заданиям.

В каждой команде обучение проходит по-разному, а структуру выстраивает тимлид отдела. Например, в моей маркетинговой команде обучение длится месяц и состоит из четырех блоков. В каждом из них есть раздел с теорией и практикой, а в конце недели нужно сдать тест, чтобы показать усвоенные знания.

Почему обучение занимает четыре недели? Испытательный срок у нас длится примерно два месяца. Это достаточно жесткое ограничение — ни быстрее, ни медленнее его пройти нельзя. Первые четыре недели новичок учится и выполняет где-то 20% боевых задач, а затем полностью переходит в боевой режим.

Чтобы оценить удобство обучения в Notion, я протестировала обучение для копирайтеров. Оно делится на два блока. Первый посвящен изучению продукта и модулей нашей платформы (всего их четыре). В конце каждой недели проходит персональный митинг с наставником, где нужно выполнить тест по модулю. Эта часть общая для всех в команде — маркетологов, дизайнеров и копирайтеров.

Вторая часть более узкоспециализированная. В моем случае она посвящена написанию SEO-статей. Вся информация и задания удобно поделены по разделам и расположены в хронологическом порядке — от простого к сложному. Начиная с теории о SEO-копирайтинге, семантическом ядре и ключевиках, заканчивая практикой написания статьи. В конце каждой недели нужно выполнить практическое задание и пройти тест по изученным материалам.

Результаты, которых нужно добиться на каждом этапе, вынесены в отдельный раздел. Это очень удобно, ведь ты всегда знаешь, на чем нужно сосредоточиться и чему уделить внимание. В целом, обучение довольно легко проходить самостоятельно, не атакуя вопросами наставника. Структура и описание заданий — все четко и понятно.

Сейчас не у всех отделов enKod есть структурированное обучение в Notion. Поэтому в будущем тимлиды команд будут добавлять в сервис задания для новичков и расширять библиотеку знаний. Но в некоторых отделах, например у дизайнеров, система обучения в Notion уже полностью сформирована. О том, как именно обучают новеньких дизайнеров, можно почитать в отдельной статье.

В маркетинговой команде мы собираемся дополнять и улучшать обучающие разделы. Из ближайших планов — структурировать знания по таргетированной и контекстной рекламе и описать систему грейдов. Кроме того, мы планируем и дальше использовать Notion как таск-менеджер.