Как мы повышали эффективность с помощью ритуалов и что из этого получилось

Когда люди слышат фразу «ритуалы на заводе», они обычно представляют себе шамана в комбинезоне. Доля правды в этом есть, хоть мы и постарались обойтись без танцев с бубном.

Впрочем, я забежал вперёд.

Привет! Это Ярослав Будаев из СИБУРа, и я продолжаю рассказ о том, как мы с помощью системы дашбордов сократили сроки реализации проектов в 2 раза. С самого начала я говорил о нюансах, которые делают систему дашбордов жизнеспособной и как она вписана в общую программу трансформации. Самым важным из них, пожалуй, является наша система ритуалов.

В системе нет ничего сложного – по сути, это просто набор регулярных действий с разной периодичностью, которые каскадируются от нашего корпоративного центра и генеральных директоров предприятий до менеджеров проектов. Регулярность и стандартизация этих действий помогают сделать новые инструменты, вроде наших дашбордов, привычными, а именно это и является залогом их эффективности.

Но полезные привычки, как известно, внедрять тяжело. Поэтому мы с самого начала подошли к делу скрупулёзно.

Сперва мы разработали максимально понятный алгоритм действий для работников, вовлечённых в проекты. Идея была в том, чтобы работники каждую неделю собирались для отслеживания результатов по каждому проекту, раз в месяц обсуждали и анализировали сроки выполнения работ, после чего ежеквартально разбирали системные сложности, которые требуют принятия управленческих решений на уровне генерального директора.

Так у нас получилось 3 ритуала, посвящённых:

• Ускорению реализации проектов;
• Анализу метрик эффективности;
  
• Системному анализу сроков.

На каждом из них в качестве источника информации применяется свой дашборд из каскада. Сейчас разберём эти ритуалы подробнее.

Начнём с самого регулярного и, как говорят у нас, гранулярного ритуала. У него есть очень важный подготовительный этап, на котором работники в преддверии встречи обновляют фактические данные в системе, после чего они подтягиваются в Tableau. Это обеспечивает актуальность информации на дашбордах.

После этого, имея перед глазами актуальные данные, участники проекта обсуждают ход его реализации и динамику изменения сроков. По итогам встречи они выносят решения и закрепляют их протоколом.

Таким образом, первый ритуал позволяет работникам регулярно и с комфортом выполнять срез по всем основным метрикам реализации проекта. И в зависимости от этих метрик понять, где есть проблемы, а где наоборот всё супер.

Благодаря регулярной актуализации данных можно не тратить время руководителей и не распылять их внимание на анализ ситуации, а сразу видеть перед глазами, где нужно принять управленческие решения. Это, кстати, работает вообще на всех уровнях, в чём и состоит магия дашбордов.

Но продолжим о ритуалах. На очереди второй, ежемесячный.

Раньше все отстающие проекты обсуждались разрозненно, отдельно с каждым менеджером. Из-за этого на разных проектах могли повторяться одинаковые проблемы, потому что людям не хватало регулярного обмена опытом.

С появлением ежемесячного ритуала менеджеры стали на регулярных встречах рассматривать все проекты и их особенности – как сложности, так и лучшие практики. Перед этими встречами и непосредственно на них они применяют наш дашборд с метриками выполнения работ в плановую дату и с плановой длительностью.

По итогам встреч менеджеры фиксируют информацию в «Базе выученных уроков», которая делает риск повторения ошибки минимальным и способствует распространению лучших практик в компании.

Как и в случае с первым ритуалом, принятые на встрече решения и выявленные проблемы также фиксируются на протоколах, после чего участники определяют фокусы внимания на ближайший месяц, вплоть до следующей встречи.

Общий результат оценивается раз в квартал. То есть, в рамках нашего третьего и заключительного ритуала!

Этим ритуалом руководят генеральные директора предприятий, руководители службы управления основными фондами, главные инженеры и руководители проектных офисов. Ежеквартально они анализируют достижение целей по нашему сквозному процессу I2I (от идеи до ввода в эксплуатацию), сроки реализации проектов, потенциальные сложности и проработку «выученных уроков».

В преддверии этой регулярной встречи её участники благодаря дашбордам могут анализировать проекты сразу на всех уровнях – от основных метрик «здоровья» процессов до эффективности конкретных менеджеров. О них мы подробно рассказали в первом материале.

Тема следующего материала – как мы обеспечили приживаемость нашей системы дашбордов и каскада ритуалов. Это будет заключительная часть моего рассказа о том, как мы в 2 раза ускорили реализации низкобюджетных инвестпроектов в СИБУРе и принесли компании более 3,5 млрд рублей.

А пока, по традиции, с радостью отвечу на ваши вопросы :)