Как в 2 раза сократить сроки выполнения проектов благодаря дашбордам
Привет! Меня зовут Ярослав Будаев, я отвечаю за трансформацию и цифровизацию капитального строительства в «Сибуре». В статье мы с командой в составе Егора Сумерина, Николая Горбунова и Андрея Ганзикова расскажем, как система сквозных дашбордов помогла нам сократить сроки выполнения низкобюджетных инвестпроектов почти в два раза — а если точнее, с 828 до 427 календарных дней
Предыстория
Начнём с предпосылок: зачем вообще нам понадобилось сокращать срок выполнения инвестиционный проектов в Компании. Когда мы летом 2020 года изучили процессы I2P (от идеи до проекта) и P2I (от проекта до ввода в эксплуатацию), средний срок выполнения низкобюджетного инвестпроекта составил чуть больше 2 лет и 3 месяцев
Низкобюджетный инвестиционный проект — это проект с CAPEХ до 200 млн.руб. и сроком реализации 2+ лет.
За тот же срок можно можно спроектировать и построить типовой ЖК или 2/3 станции метро неглубокого заложения.
Изучив мировой опыт реализации проектов, схожих с нашими, мы поставили перед собой цель — научиться выполнять низкобюджетные инвестиционные проекты за 414 календарных дней.
Да, ровно в два раза быстрее.
Решение
Для этого в декабре 2020 года мы начали внедрять сквозную систему дашбордов в Tableau, которая помогла сделать процессы прозрачными, а информацию для принятия верных управленческих решений – доступной каждому.
Система дашбордов каскадирует управленческую отчетность и позволяет в несколько кликов увидеть полную картину работы с низкобюджетными инвестпроектами в СИБУРе: от план/факта по срокам и длительности, до рейтинга предприятий/ФИО по метрикам эффективности.
Если раньше, чтобы оценить реализацию проектов, информацию собирали вручную, то теперь можно видеть полную картину в онлайн-режиме. В любой момент можно открыть дашборд, увидеть, что есть проблема, и задать конкретные вопросы: почему так происходит и какие меры принимаются.
Здесь работает предиктивная модель — мы видим не постфактум, что где-то уже не успели, а понимаем, что при сохранении нынешних темпов не сможем достичь целевых метрик.
В системе, например, есть полный обзор задач проекта в привязке к ФИО работников, жизненным циклам и портфельной аналитике с возможностью гибкой настройки. Информация собирается и анализируется по заданным ключевым показателям, которые можно отслеживать как на уровне конкретного сотрудника и проекта, так и на уровне предприятия или всего нашего холдинга.
В итоге инструмент позволяет эффективно управлять портфелем проектов и своевременно прогнозировать изменения сроков их реализации. Весь каскад дашбордов можно разделить на несколько уровней.
Первый дашборд — метрики здоровья процесса
Первый в нашем каскаде — сводный монитор эффективности реализации инвестиционных проектов. Здесь собраны ключевые показатели «здоровья» процессов I2P и P2I:
- Длительность этапов (как быстро мы бежим к цели)
- Процент работ, выполненных в целевые сроки (как качественно мы планируем)
- Объемные показатели (количество проектов, CAPEX, эффект на EBITDA)
Эти метрики формируют на дашборде рейтинг предприятий с динамикой за прошедший месяц. Динамика, например, по длительности процесса отражается в виде красных и зелёных треугольников (красный – повышение длительности, зелёный – понижение).
Второй дашборд — состояние проектов в портфеле
Второй в каскаде — статус реализации портфеля проектов. Это пузырьковая диаграмма длительности процессов с учетом влияния на EBITDA. Мы смотрим не только на средние данные по длительности, но и на средневзвешенные с учетом этого влияния.
Это очень важно, потому что если мы делаем 10 небольших проектов вовремя, но сильно отстаем в одном большом, то в среднем картина будет неплохой. В то время как на самом деле мы будем терять значительные средства, отодвигая получение большого результата.
Именно поэтому фокус сделан на времени получения эффекта, который мы измеряем через выполнение средневзвешенного срока процесса I2I.
Чем больше вклад проекта в EBITDA, тем выше баббл проекта и тем значительнее его влияние на результат предприятия при отклонении сроков.
По наведению на баббл доступна информация по ключевым параметрам проекта: предприятию, менеджеру, параметрам экономики, отставанию или ускорению в днях и деньгах, текущему и будущему критического пути, а также динамике плана по неделям.
Визуализация простая и понятная: если большой баббл проекта находится высоко и дрейфует вправо (с красным треугольником в подписи) значит, есть сложности с его реализацией, и это серьезно влияет на финансовые результаты предприятия.
На основании этих данных можно настроить фокус на то, где команде в первую очередь необходимо приложить дополнительные усилия.
На динамику можно повлиять двумя способами. Мы либо меняем темп реализации — улучшаем качество управления проектом и реализуем мероприятия по ускорению, — либо пересматриваем дистанцию: корректируем плановый срок ввода на следующем этапе проекта.
Третий дашборд — качество планирования
Третий тип дашбордов собирает информацию о выполнении работ проектов в плановые сроки. Все они распределяются по трем зонам: зеленая — нет отклонений, желтая — небольшое отклонение, и красная — значительное отклонение от плана.
Чтобы системно управлять качеством планирования, в дополнение к третьему дашборду запустили автоматизированный рейтинг участников проектов. В нем учитывается выполнение работ ключевыми сотрудниками процесса.
Для руководителей это понятный и прозрачный механизм управления мотивацией. Когда сотрудник стабильно в зеленой зоне — это повод его поощрить. Если же он находится в красной зоне — необходимо разобраться, что не получается, и понять, в чем проблема. Причиной может быть перегруз проектами, неоптимально выстроенное взаимодействие или личная неэффективность.
Кроме того, общедоступный рейтинг помогает обмену лучшими практиками. Если руководители проектов видят, что кто-то из коллег решает схожие задачи быстрее, они могут напрямую обратиться за советом или помощью, чтобы улучшить свой результат.
Итоги
Система дашбордов позволила нам за год снизить почти в два раза среднюю длительность низкобюджетного инвестпроекта и принести в копилку компании дополнительные 3,5 млрд.руб. эффекта.
+3,5 млрд.руб.
Путь от первых набросков до создания самого посещаемого дашборда в компании мы прошли за 10 месяцев. Это вполне можно назвать успехом, которые связан с нашим активным общением с пользователями.
Есть два ключевых момента, которые наши пользователи ценят больше всего.
Во-первых, актуальность информации — обновление дашбордов происходит ежедневно.
Во-вторых, насыщенность информацией и возможность взглянуть на проекты под новым углом — не только оценить текущее состояние проектов, но и сравнить их между собой и понять тренды.
Цель, к которой мы стремимся, — вывести всю необходимую информацию для принятия решений по инвестиционной деятельности компании в онлайн, сэкономив время на подготовку презентаций, сбор данных и составление отчетов, для более продуктивных задач.
Спасибо, что дочитали!
Если у вас есть вопросы – задавайте, будем рады на них ответить!
Каскад дашбордов существует не сам по себе, он встроен в систему ритуалов на предприятиях. Так обеспечивается его приживаемость и внедрение в операционные практики. В следующей статье мы расскажем, как организовали эти ритуалы, и чего добились с их помощью
Ярослав, добрый день! Впечатляющие результаты! Как вы обеспечиваете актуальность данных? Какая система является ресурсной для построения дэшбордов?
Злата, добрый день! Отвечу на правах разработчика, Ярослав может что-то добавит 1) актуальность данных с одной стороны поддерживается тем, что дэшборды встроены в еженедельные ритуалы, и если данные в систему не заносить, то это станет заметно (на ритуалах есть возможность заглядывать до конкретной работы и видеть на какой работе застряли) и придётся объяснять почему так получилось. С другой стороны kpi сотрудников напрямую расчитываются из дэшбордов, им просто выгодно ежедневно заходить и заносить данные, чтобы затем получить вознаграждение. Вовремя непроставленная дата считается просроченной и ухудшает статистику.
2) Под капотом а) primavera p6 как планировщик б) самописный инструмент для копирования данных из primavera, занесения фактических дат и показателей в) скрипт для ежедневного сбора данных и прокидывания их в базу
в дополнении к словам Егора, считаю, что приживаемость системы и актуальность данных в ней обеспечивается упрощением жизни огромного кол-ва сотрудников на местах.
Раньше, чтобы собрать отчет по запросу руководства надо было тратить дни-недели на его создание, сейчас это клик и минуты - мы высвободили много времени и перенаправили ресурс с бумажек и экселек на обдумывание и принятие верных управленческих решений на основе данных
С другой стороны, мы на уровне Членов Правления договорились, что ДБ единственное место правды и просто "убили" возможность запроса другого типа информации, что еще больше сфокусировало аудиторию на ДБ и после они дейсвительно стали единой точкой правды (а не как раньше у каждого свой "зеленый" эксель и спор был часами-днями у кого же он все же "зеленее))
Дополню коллег, на мой взгляд некоторыми важными очевидными вещами:
1: такие проекты без запроса и постоянной поддержки бизнес заказчика не взлетают, система ради системы (когда ей не пользуются) не приносит должного эффекта и тут очень важен выстроенный процесс контроля приживаемости
2: прозрачная система отчетности особенно в консервативной среде как стройка вызывает на местах чаще раздражение и опасения так как сразу видно кто красавчик, а кто «на вылет», но кратно повышает эффективность управления особенно таким большим портфелем проектов
3: система приносит эффективный канал эскалации проблем от исполнителя до ЛПР, и дискуссия выстраивается не обо всем и сразу, а имеет сфокусированный характер
4: аналитическая отчетность в привязке к системе мотивации действительно крайне важная связка
Егор, Ярослав, Андрей, спасибо за обратную связь, как вижу из комментариев, «больные места» у всех +/- одинаковые. Круто, что делитесь опытом и полученными инсайтами, жду следующую статью!
Здравствуйте. Вы на весь Холдинг уже распространили данный дашборд или на отдельном объекте функционирует система?
Каскад ДБ работает на всем Холдинге, все 10 предприятий работают в ней уже как год (в планы добавить туда активы ТАИФ)
Суммарный объем проектов анализируемый в системе около 250 штук с CAPEX более 5 млрд.руб., кол-во работ графика в системе более 80 тыс.