Кейс автоматизации HR-консалтинга: больше контроля над данными, меньше рутины и ручной работы

Ситуация, когда компания пользуется сервисами, которые расположены на разных платформах — не редкость. Но что делать, если нужно уменьшить зависимость от внешних поставщиков и оптимизировать работу сотрудников так, чтобы они тратили меньше времени на сбор и внесение данных из разных систем вручную? Мы знаем решение и рассказываем о нем в этой статье.

Привет! Мы Creonit — digital production.

Мы автоматизируем бизнес-процессы компаний в разных сферах, поэтому знаем, с какими проблемами они сталкиваются. Сегодня хотим поговорить о проблемах компаний, которые работают с большим количеством инструментов на разных платформах, но хотят облегчить жизнь себе и своим сотрудникам, получить больше контроля над данными (и инструментами) и создать основу для своего дальнейшего роста.

Один из наших клиентов – компания Formatta, оказывает услуги HR-консалтинга полного цикла. Тестирует сотрудников и кандидатов b2b-компаний и помогает выявлять их сильные и слабые стороны.

Но при этом инструменты, которые использует компания, расположены на разных сервисах в пяти системах. В некоторых сбор данных по результатам тестов долгий, всю информацию приходится собирать и интерпретировать вручную. Работа с частью сервисов может быть приостановлена или затруднена, поэтому клиент хотел разработать собственное решение, чтобы меньше зависеть от сторонних сервисов. Formatta хотели сделать конкурентную уникальную платформу, чтобы их клиентам захотелось на нее перейти с привычных и проверенных годами платформ.

Поэтому мы спроектировали и разработали для клиента собственную платформу для HR-консалтинга. Расскажем поподробнее о процессе и решении.

Самое важно то, с чего все начинается. У нас — с аналитики. На этом этапе мы глубоко погружаемся в бизнес заказчика. Выясняем, как устроены бизнес-процессы в компании, какие есть потребности, как работают конкуренты. Определяем боли заказчика и их клиентов, прописываем дальнейшие планы развития продукта. В этом случае, какие еще инструменты Formatta планирует реализовать, чтобы сразу заложить под это архитектуру.

После этого составляем список User Stories, где описываем сценарии взаимодействия с сервисом на разных этапах. В нашем случае для трёх групп пользователей:

• администратор всей платформы (Formatta);
• администратор компании (клиенты Formatta);
• респондент (сотрудники компаний или кандидаты, для которых проводят тестирование).

После этого разбили получившиеся User Stories на 2 этапа: на первом этапе прописали все базовые сценарии, на втором этапе разработали более сложные сценарии управления тестами для администратора. Составили структуру этапов и написали техническое задание для его реализации.

Для нашего клиента крайне важно было, чтобы платформа соответствовала 152-ФЗ (закон о персональных данных). Архитектура платформы и хранение данных выстроены таким образом, что все положения этого закона соблюдаются.

Мы подключили обработчик, переданный нам Formatta и написанный на специальном языке для статистической обработки, который принимает сырую выборку данных о прохождении и результатах тестов и умеет их интерпретировать на понятный для аналитики Formatta язык. Также мы подготовили архитектуру для дальнейшего масштабирования.

В административной панели для сотрудников Formatta и клиентов есть все необходимые инструменты для формирования тестов, сбора, анализа и хранения результатов тестирований. У респондентов тоже есть свой личный кабинет, где они могут смотреть результаты своих тестов (если администратор компании разрешит) и проходить новые назначенные тесты.

В системе есть три роли: администратор всей платформы (Formatta), администратор компании (клиенты Formatta), респондент (сотрудник компании, проходит тесты и может смотреть результаты).

Заказывая HR-консалтинг, клиент Formatta приобретает пакеты тестирований, а мы создаем на платформе для него отдельную компанию. Администратор компании клиента имеет доступ к управлению респондентами, просмотром всех результатов, может заказывать отчёты по разным сотрудникам и видеть результаты общих срезов по компании.

В личном кабинете администратора компании можно смотреть, какие пакеты тестов для сотрудников у него куплены и какие были израсходованы.

Мы разработали административную панель, из которой Formatta может самостоятельно управлять сервисом:

• Компании (создавать и управлять компаниями, добавлять клиентов и пакеты тестов);
• Формы обратной связи (позволяет управлять формами обратной связи, заявки из формы собираются в этом разделе);
• Отчёты (предоставлен табличный формат отчётов, чтобы анализировать выборку, и PDF-отчёт с выводами по конкретному респонденту);
• Сотрудники компании (можно добавлять, изменять, удалять сотрудников);
• Сессии (логирование каждого прохождения теста респондентом);
• Управление контентом;
• Пользователи (роли и доступы);
• Другая функциональность, которая находится под NDA.

Личный кабинет позволяет клиентам Formatta управлять компанией, респондентами и тестами. Есть функциональность массового изменения респондентов, сессий и отчётов.

Список респондентов

Администратор может создавать респондентов по одному или массово из файла. У него есть возможность совершать любые действия с респондентами в сервисе. По каждому из респондентов можно посмотреть детальную информацию, в том числе и результаты его тестов, а также назначить ему тест.

Список сессий

Сессия — назначенное прохождение теста респондентом с использованием одного из пакетов отчётов. Все сессии логируются. Администратор может просматривать любые сессии, статусы, заказывать отчёты по тесту.

Список отчётов

В этом разделе выводятся все заказанные отчёты по респондентам с возможностью скачивать их в групповых и индивидуальных форматах (например, PDF).

Генерация отчёта происходит по итогам прохождения теста. Он генерируется на основании сырых данных проведённого теста, которые передаются в обработчик, написанный на специальном языке, который используют для статической обработки.

На сервере мы настроили запуск обработчика и передачу в него новых данных для обработки. После обработки генерируется CSV-файл, который парсится, записывается в базу данных и потом на основе него генерируется красивый файл с отчётом. Теперь все отчёты генерируются автоматически, больше не нужно собирать никакую информацию вручную. Есть возможность скачивать отчёты как по одному, так и массово.

Мы разработали платформу с инструментом для тестирования и возможностью дальнейшей разработки и внедрения новых инструментов. Подключили обработчик, который понимает результаты конкретного теста и умеет их интерпретировать на понятный для аналитики Formatta язык.

Мы автоматизировали многие рутинные операции по сбору и заполнению данных, которые раньше выполняли вручную (заполнение отчета о прохождении теста, задания списка вопросов, выгрузка сырых данных по тестам). Теперь для клиентов автоматически собираются удобные и оперативные отчёты.

Formatta теперь владеет собственным сервисом с заделом на будущие инструменты, они получили возможность постепенно переводить клиентов на свои инструменты через единую точку доступа — собственную платформу.