«Достаточно взглянуть на календарь и понять, куда уходит время»: как планировать дела с помощью метода Calendar Blocking Статьи редакции
Если весь день чем-то занимались, устали, а потом осознали, что ничего из запланированного не успели сделать — метод может помочь. Понадобится только «Google Календарь».
Разработчик Валерий Жила рассказал в Twitter-треде, как планирует дела и соблюдает баланс между жизнью и работой с помощью метода Calendar Blocking. Каждый день он вносит в расписание список дел и задач, которые ему предстоить выполнить. По его словам, такой метод помогает снизить тревожность, лучше концентрироваться на задачах и «разгрузить память».
Автор предупреждает: возможно, он не подойдёт тем, кто любит жить спонтанно и «ловить момент». Он скорее для тех, кому «нравится всё систематизировать, вести Zettelkasten и договариваться о встречах с друзьями не меньше чем, за неделю».
Как это работает
Перед тем, как приступить к составлению расписания, нужно поделить свои ежедневные дела на блоки или категории — например, работа, учёба, блогинг, отдых. Для каждого такого блока стоит создать отдельный календарь и пометить его своим цветом. Жила советует подбирать цвета так, чтобы они ассоциировались с конкретными делами.
- Календарь для отдыха, встреч с друзьями, рутины, «рамок дня» (время подъёма и отхода ко сну), Жила пометил синим цветом.
- Для учёбы — зелёным.
- Работы — оранжевым.
- Самообразования — розовым.
- Блогинга — коричневым.
В каждый блок дел можно вносить отдельные задачи. Удобней всего для этих целей использовать «Google Календарь», потому что в нём есть планировщик задач Tasks. Он позволяет «одним кликом добавлять мелкие задания в стиле Todoist прямо на блоки дел»: можно создать в календаре блок, но вместо «Мероприятия» выбрать «Задача».
Например, в блоке «Учёба» автор треда запланировал две задачи:
Подробно расписывать свой день не надо: календарь нужен, прежде всего, чтобы следить за балансом между работой и жизнью, а не для того, чтобы сделать как можно больше за день. «Он должен служить вторым мозгом, а не тюремным надзирателем», пишет разработчик.
Между задачами лучше закладывать время на передышку — от 30 минут. Если в течение дня появляются новые дела, то календарь можно скорректировать.
Как автор выстраивает свой день
Про планирование дел заранее
По словам автора, такое планирование со стороны выглядит громоздко, но на самом деле оно занимает не больше пяти минут в день.
Жила в течение недели записывал все свои дела в календарь
О результатах эксперимента
Также оказалось, что за работой он проводил значительно меньше времени, чем ощущалось. Автору часто хотелось, вписать в календарь параллельно с работой те дела, которыми он на самом деле занимался в эти часы — но делать этого нельзя: «ты либо смотри лекцию, либо убирай квартиру, либо работай».
Тоже пользуюсь техникой time blocking, особенно на работе. В календарь добавляю все свои задачи и оставляю окошки в графике, чтобы коллеги могли именно в них назначать встречи. Если так не делать то мой календарь превращается в кучу встреч по 30-60 минут, которые стоят в хаотичном порядке и между этими встречами ничего осмысленного сделать не получается.
Плохо, что под эту технику тайм менеджмента нет специального софта. Единственное, что мне удалось найти – это специальный модуль в Amazing Marvin.
Google календарь визуально красивый, но в нём нет аналитики и нет связки временных блоков с пулом задач в рамках этого временного блока.
Ну вот мы как раз пытаемся поженить трелло с гуглом для этого. Но вот вопрос - нет аналитики по задачам - а как Вы ее будете использовать? вот вы поняли, что энное количество неповторяемых задач у вас забрало 60% времени - что с этим делать?
или наоборот, видите что митинги компании/команды съедают 30% времени - что с этой аналитикой делать?
Я просто пытаюсь понять юзкейсы, может вы и правы, и аналитика рабочего времени пост-фактум нужна.
У меня временные блоки выводятся не под задачи, а под категории задач: встречи, рутина, тактические задачи, стратегические и т.д.
В качестве кейса, я 3 месяца помимо рисования блоков в календаре ещё трекал время, по итогу понял, что я слишком мало уделяю время тактическим задачам, а встречам много. Начал резать встречи, переводить некоторые в переписку и т.д. По результату видел динамику и это мотивировало, что я управляю процессами, а не они мной. Прикольно было бы, чтобы не нужно было отдельным приложением время трекать, а достаточно было бы в календаре блоки рисовать.