Как сделать онлайн-встречи более эффективными

Мне нравится поговорка «Не мой цирк - не мои обезьяны», поэтому я редко лезу к людям с непрошенными советами.

Но нет ничего печальнее видеть умных думающих людей, которые по роду своей деятельности вынуждены проводить львиную часть рабочего времени на онлайн и оффлайн встречах. Бесконечные синки, обсуждения, формирование планов и стратегий. Чем больше компания, тем больше встреч.

Не особенно помогает и тот факт, что встречи часто проводятся неэффективно. Вот типичный сценарий:

• собирается группа людей обсудить текущие вопросы
• агенда и топики обсуждения заранее либо не документируются вообще, либо документируются в общих чертах
  
• договоренности тоже либо не фиксируются, либо фиксируются на скорую руку
  
• итоги встречи прорабатываются плохо, потому что все участники в постоянном загрузе
  
• время идет, одна встреча перетекает в другую и все это ведет к тому, что обязательства либо не выполняются, либо копятся горой и вызывают стресс
  

Встречи ради встреч - классическая проблема управления компаниями любых масштабов. Качественное выстраивание процессов, направленных на то, чтобы обсуждения вели к каким-то конкретным результатам - скорее исключение из правил.

Поэтому позволю себе поделиться мыслями о том, как сделать рабочие встречи более эффективными:

• смысл любого разговора заключается в том, чтобы на выходе создавались конкретные задачи в централизованном таск-трекере. Не нужно надеяться, что каждый из участников самостоятельно зафиксирует себе куда-то что ему нужно делать. Все должно попадать в таск-трекер, который у всех на виду
• если по итогам встречи кому-то из участников не было назначено задач, значит вряд ли ему вообще стоило быть на встрече и тратить на нее свое время
  
• если кто-то присутствует на встрече, просто «чтобы быть в курсе происходящего», скорее всего, ему нужно не присутствовать, а читать краткую выжимку (summary) итогов, а не сидеть и слушать чужие разговоры. Соответственно в команде у кого-то должна быть роль секретаря, фиксирующего договоренности и дальнейшие планы
  
• руководитель команды, являющийся инициатором встречи, должен своей основной задачей считать минимизацию количества участников. Если в команде десять человек, которым нужно быть в курсе договоренностей, но реально в обсуждении активно участвуют только трое, то на встрече должно быть три человека, а остальные семь пусть потом читают summary встречи и видят поставленные им задачи в таск-трекере
  
• руководитель команды должен считать своей задачей избавить людей от обсуждений, а не вовлекать в них всех подряд
  

Проблема описанного подхода в том, что оформление результатов обсуждений в sammary и задачи - серьезная работа, на которую нужен ресурс. Но в конечном итоге эта инвестиция окупается и экономит массу человеко-часов, которые идут на решение задач.

Встречи - не работа, а разговоры о ней.
Соответственно, эффективная команда - это та, что меньше времени проводит в Zoom, чем конкуренты.

Подписывайтесь на мою телегу, чтобы читать больше такого.