Почему мы внедрили BPM-систему и рекомендуем другим?

Хотя не все сотрудники поначалу приняли это с радостью...
В закладки

Рассказывает руководитель kt.team Андрей Путин.

Почему мы выбрали BPM

Главный тренд в бизнесе на ближайшие 5 лет — цифровизация процессов. Даже самые «традиционные» компании уже поняли: работать с помощью Excel, телефона и факсов — прошлый век. Нужно меняться, чтобы клиенты не ушли к более продвинутым конкурентам.

kt.team много работает над кастомизацией систем для B2B-сектора. Проанализировав и сравнив функционал различных CRM и BPM-систем, мы выбрали для собственного использования последние.

Почему? CRM «закрывала» только отношения с клиентами: такая система подходит отделу продаж, но не всей компании. ERP — «не наш профиль», мы не производство. Концепция BPM — управления бизнес-процессами — наиболее соответствует тому, как устроена работа kt.team.

Нам была нужна прозрачная система постановки и контроля задач, учёта времени и взаимодействия между несколькими офисами по России. BPMS чётко «закрыла» наши потребности. Мы интегрировали систему управления в работу всех подразделений: от продаж до разработки.

Первые итоги уже налицо: жизнь руководства, сотрудников и клиентов после внедрения BPM стала проще. Очевидные преимущества BPM вы найдёте на сайте любого интегратора или разработчика систем управления бизнес-процессами. Для себя мы выделили три неочевидных, но важных плюса, о которых обычно забывают упомянуть.

Плюс № 1. BPMS даёт вашему клиенту свободу самообслуживания

Это действительно огромный плюс. Вспомните себя: насколько вам нравится взаимодействовать с менеджерами по продажам? Сначала вести с ними переговоры по телефону, потом перебрасываться файлами (договоры, спецификации, счета, акты, накладные и пр.).

Ваш клиент тоже не хочет тратить на всё это время и энергию. Его не надо «водить за руку» по вашему каталогу и заваливать факсами. Он давно привык приобретать в интернет-магазинах нужные товары, вызывать такси и заказывать еду через приложения. Он знает, куда идти и что нажимать.

Лишнее общение с менеджером клиента только раздражает, особенно если процедура заказа повторяется ежемесячно и приходится ходить по кругу. Ему проще зайти на ваш портал, самостоятельно заказать нужную партию товара, передать реквизиты и получить автоматически сформированный пакет документов.

BPM-система даёт ему такую возможность. В результате вы получаете более удовлетворённого клиента и освобождаете сотни человеко-часов в месяц.

Плюс № 2. Платёжные документы со сложным ценообразованием формируются автоматически в 2 клика

…вновь исключая из процесса менеджера и человеческий фактор.

Это актуально для B2B-сектора с многофакторным ценообразованием, где цена за единицу товара зависит:

  • от размера партии — чем больше клиент покупает, тем ниже цена за единицу товара;
  • логистики — сформированы ли нужные грузовые единицы или стоимость доставки целиком возлагается на клиента;
  • сроков поставки — за «срочно» приходится платить;
  • срока годности партии — чем он ближе, тем ниже цена;
  • условий оплаты и наличия кредиторской задолженности…

Учесть всё это в «ручных» расчётах непросто. После внедрения BPMS бизнес-процесс каждый раз реализуется по коммерческому предложению для конкретного партнёра. Нужно только ввести в конструктор нужные условия — и документы будут сформированы с учётом всех факторов без участия менеджера.

Если что-то поменяется в условиях, достаточно будет один раз скорректировать значение нужного параметра. Все изменения будут автоматически учитываться в связанных бизнес-процессах.

Плюс № 3. BPM-система заменяет наставника

Когда в компанию приходит новый человек, ему приходится осваивать огромный объём нужной информации. «К кому обратиться, чтобы…», «что нажать, если…», «что сказать клиенту, когда…». Не важно, наняли вы стажёра или человека с опытом, — ему в любом случае придётся изучать ваши бизнес-процессы.

BPM-система полностью заменяет наставника. Если вы прописали бизнес-процессы, вам не придётся каждый раз рассказывать их персоналу и надеяться, что никто ничего не забудет. Все действия и ответственные лица уже есть в системе, каждый шаг понятен.

Даже если какой-то бизнес-процесс меняется — например, закупки стали дополнительно проходить стадию одобрения финансовым директором — вам достаточно внести этот пункт один раз. Сотрудники получат автоматическое уведомление, и с этого момента закупки будут проходить по новому алгоритму без долгого переучивания.

Означает ли всё это, что BPM-система нужна всем?

Нет. На этапе стартапа энтузиазма больше, чем системного подхода. Сотрудник может одновременно выполнять несколько функций. Бизнес-процессы в компании только формируются — они ещё гибкие и неотшлифованные. Внедрять на этом этапе BPMS бессмысленно.

@lgolikov

Смысл появляется, когда в организации есть чётко определённые роли и функции. И стабильные бизнес-процессы, которыми уже можно управлять. И вот тогда BPM-система поможет вам и вашим сотрудникам экономить время и нервы и повысить лояльность клиентов.

Две ссылки вместо заключения.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Леонид Голиков", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 13, "likes": 5, "favorites": 43, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 80368, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 23 Aug 2019 16:17:34 +0300", "is_special": false }
0
{ "id": 80368, "author_id": 250117, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/80368\/get","add":"\/comments\/80368\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/80368"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199123, "last_count_and_date": null }
13 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
2

Афророссиянка со второго фото тоже у Вас работает?

Ответить
2

Джеклин - Директор по маркетингу))
Инфа с их сайта

Ответить
0

и она замужем за Путиным! Инфа стопудов)) В начале статье написано о ком речь))

Ответить
1

Вот честно, я от этого комментария воздержался, хотя язык чесался очень )

Ответить
1

Статья капец.

Так что выбрали и сколько денег потратили?

Ответить
2

Не ответил на вопрос про деньги - сам не задумывался об этом применительно к нашей компании)) . Начал тут считать - получается примерно 0,6 млн деньгами и примерно 1,5 на сотрудников которые именно за BPM часть отвечали (разработчики и те кто тратил время на конструирование и внедрение БП).
В среднем, каждую неделю мы внедряем по одному новому процессу (без разработки, в конструкторе бизнес-процессов) и раз в месяц по одному существенному изменению в процессах с помощью дополнительной автоматизации.

Ответить
1

У нас - Битрикс-24 в качестве BPM. Клиентам внедряем ещё и Salesforce.

Ответить
1

Не могу полностью согласиться с абзацем "Означает ли всё это, что BPM-система нужна всем?"
во-первых, по аналогии с обучением - как говорится, три раза объяснил, уже даже сам понял... сесть и попытаться нарисовать схему бизнес-процесса хотя бы as is - уже дает возможность найти узкие места и нелогичности и исправить их.
во-вторых, системы управления бизнес процессами достаточно гибкие и могут следовать изменениям вашего бизнеса. Изменилась задача, добавилась зона ответственности, появились новые варианты движения процесса - рисуете изменения на схеме, публикуете процесс - новый экземпляр пойдет уже по новой схеме.

Ответить
1

По практике общения со стартапами, они могут так уж и быть поддерживать бизнес-процессы которые для них сделаны головным подразделением. Опять же, стартап стартапу рознь. Есть стартапы, которые в поиске своего продукта. Это компактные группы, которым пока быстрее обсудить все на бумажках/канбан-доске или ее аналогах в максимально простых трекерах задач (там Трелло какой-нибудь). Есть стартапы в смысле новые предприятия, которые свой продукт нашли и все дело в его поставке. Т.е. строго говоря это не стартапы в общепринятом понимании, а просто молодые маленькие предприятия. Там, полностью согласен, имеет смысл накидывать бизнес-процессы сразу (если у маленьких предприятий на это есть деньги и ресурсы ;)

Ответить
1

Prostoysoft нынче все выбирают.

Ответить
0

Это глум такой?

Ответить
0

Какую систему в итоге выбрали? К какому бюджету готовиться?

Ответить
1

Мы выбрали Битрикс-24 (потому что сами её внедряем). Бюджет - ну, мы постоянно выделили одного разработчика на добавления и исправления (это новые активити, это сложные всякие печатные формы и реализация workflow). Разработчик закреплен на проекте всегда.
Бюджет внедрения нужно смотреть по году, для клиентов это в лайтовом режиме около 200 тыс в месяц на маленькое подразделения или на департамент крупного (потому что разработки меньше чем реального внедрения в бизнес и всего что сопровождает бизнес-процессы: регламенты, обучение, продажа этих изменений внутри компании - это медленно и очень сложно). И через полгода возникнет еще плечо техподдержки. Но давайте честно: бизнес-процесс можно накидать и без денег (мы так и делали в целом), просто при усложнении бизнес-процессов возникают такие потребности, как упрощение процессов на схеме (упрощение поддержки), более сложные действия и т.п. Так что про бюджет мне очень сложно сказать абстрактно.

Кстати, мы изначально пытались использовать JIRA. Ведь она тоже может использоваться в качестве BPM: конструктор workflow и триггеры имеются, но сложность поддержки и отсутствие CRM в том (продвинутом) виде делают систему сложно интегрируемой именно в бизнес-процессы. Т.е. они нарисованы и работают в одной системе, а большая часть жизни компании в другой и это порождает проблемы. В этом смысле, возможность добавлять активити в схемы в Б24 (как и в Biztalk, Salesforce и т.п.) очень выручает.

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ] { "page_type": "default" }