Как провести вебинар? Таймлайн и инструкция для подготовки

Вебинары — хороший инструмент для продвижения и укрепления имиджа эксперта. Но как организовать свой первый вебинар и ничего не упустить? Делимся опытом двух digital-агентств — «Умного маркетинга» и Artsofte.

Разбили рекомендации на две части, чтобы не утопить вас в подробностях. Уже выпустили материал о том, как выбрать тему, пригласить спикеров и каких результатов ожидать. Здесь рассказываем про организацию вебинара и рабочие процессы внутри команды.

Что мы делаем в процессе подготовки:

Собираем лендинг и готовим креативы

Привлекаем участников

Тестируем площадки и проводим репетиции

Настраиваем трансляции и ретрансляции

Используем привлеченную аудиторию и контент

В конце поделимся нашим регламентом проведения вебинаров.

Когда концепция вебинара готова, переходим к упаковке предложения для слушателей.

Мы собираем страницы вебинаров на конструкторе Tilda. На ней можно собрать что угодно без участия программиста, а на один лендинг уходит ~10 часов производства (у нас работают дизайнер и контент-менеджер).

Рекомендуем собирать лендинги из следующих блоков:

• первый экран содержит заголовок, краткое описание темы, дату и время проведения вебинара;
• программа вебинара — таймлайн, описание спикеров и краткое содержание докладов;
• навыки и знания, которые слушатель получит на вебинаре;
• кому вебинар будет полезен — про должности, типы бизнесов, уровень знаний по теме;
• оффер — какие бонусы организатор приготовил для зрителей;
• форма регистрации.

На наших страницах конверсия в регистрацию — 16%.

Главное в разработке креативов — выбрать оптимальную связку заголовка, описания и изображения. Мы находим такое сочетание с помощью комбинирования: разрабатываем 10 заголовков и 10 описаний → подбираем 10 иллюстраций → комбинируем между собой.

Эффективные креативы отбираем после запуска рекламных кампаний по результатам А/Б-тестирования.

Привлекать участников начинаем за 2 недели до вебинара не просто так. Проверили на собственном опыте: начнем раньше — пользователи могут потерять мотивацию и забыть о мероприятии, на которое регистрировались; позже — рискуем не успеть собрать достаточно участников.

Мы привлекаем аудиторию при помощи:

• таргетированной рекламы в Facebook/Instagram, по нашему опыту лучше всего работает Instagram;
• контекстной рекламы в РСЯ, у нас лучше работают не баннеры, а текстово-графические объявления;
• email-рассылок по нашим подписчикам, куда включаем участников прошлых вебинаров (приглашения рассылаем 2 раза с разными заголовками, второе письмо отправляем тем, кто не открыл первое, это увеличивает конверсию с e-mail рассылок);
• анонсов на площадках партнеров и по их базам рассылок.

В таргете можно использовать следующие аудитории:

• выгрузку из export-base.ru, там достаточно личных телефонов и email — их можно загрузить в ретаргетинговые аудитории рекламных систем, но этот способ работает через раз;
• собственную базу — на каждом вебинаре предлагаем слушателям подписаться на наши email-рассылки, чтобы в дальнейшем подогревать их другим контентом;
• аудитории по интересам и должностям.

Стоимость привлечения зависит от площадки, тематики и аудитории. У нас выходит 150-250 ₽ за регистрацию.

После того, как мы получили регистрации, важно не дать пользователю забыть про мероприятие.

Мы запускаем цепочку писем для подогрева интереса:

Для смс-рассылок мы используем сервис P1SMS.

Для email-рассылок — carrotquest.io, он же является нашей основной платформой для CRM-маркетинга. Сильные стороны сервиса — простая настройка автосообщений, нет проблем с попаданием писем в спам, есть аналитика по рассылкам.

Для рассылок можно использовать и другие сервисы, например, Unisender или SendPulse. У каждого из них свои особенности, надо иметь это ввиду.

Если в вашем вебинаре нет нескольких планов, живых демонстраций и сложной драматургии, потребуется веб-камера с компьютером или смартфон с гарнитурой.

На Хабре есть дельная статья со сравнением разных камер в использовании на звонках в Zoom. Суть — нет смысла покупать дорогие веб-камеры, лучше использовать камеру смартфона. Если этого качества недостаточно — купите беззеркальную камеру.

Дополнительно может понадобиться:

• штатив — если вы выбрали для трансляции смартфон;
• свет — если света в помещении, откуда ведется трансляция, недостаточно.

Лучше сразу проверить качество картинки и работу всех устройств, чтобы не бегать с шипящими наушниками и микрофонами в начале репетиции.

Обязательно устройте предварительный созвон со всеми спикерами, чтобы:

• проверить технические моменты;
• обсудить small-talk перед началом вебинара — будет ли он и на какую тему;
• договориться о представлении друг друга, передаче слова и тайминге.

Рекомендуем создать чат в телеграмме для оперативной коммуникации со спикерами.

Стоит назначить в помощь докладчику ответственного за вопросы, который будет в режиме реального времени отвечать на простые в чате, а интересные отберет и озвучит докладчику в конце.

Если опасаетесь сложных вопросов, договоритесь, кто соберет для ответов на них нужные данные, пока докладчик выступает.

Что сделать за час до вебинара:

• проверить микрофон/шеринг экрана в тестовой комнате Zoom;
• включить спикеру камеру, подготовить запасные наушники;
• проверить свободное место в облаке Zoom;
• авторизоваться в аккаунт YouTube, в котором хотите вести ретрансляцию (в Zoom: Дополнительно → Трансляция на YouTube), проверить через инкогнито, что она началась;
• зайти в комнату и поставить заглушку на экран ожидания:

Запускаем демонстрацию экрана (демонстрируем браузер, а не весь рабочий стол) → открываем первый брендированный слайд с временем начала → ставим демонстрацию на паузу и через Win+Tab → переключаемся на другой рабочий стол, где можно заниматься своими делами.

Проверьте демонстрацию в YouTube с другого браузера/гаджета/из режима инкогнито. Не забывайте про задержку около 30 секунд.

Порядок действий во время вебинара:

• Заходим в вебинарную комнату за 10 минут до начала — там уже бывают люди. Здороваемся, говорим, что все по плану — старт через 10 минут, отключаемся.

Параллельно проверяем, что спикеры тоже на месте.

Обязательно начинаем запись! Да, трансляция на YouTube автоматом сохраняется, но вдруг что.

• Заходим ровно во время начала и еще раз здороваемся. Говорим приветственное слово, рассказываем про вебинар и представляем спикеров.

Спикеры подключаются с камерой. Могут кратко анонсировать свои доклады — это важно, если спикер хочет, чтобы его выслушали.

Приветствуется небольшой разговор перед началом — на 5-10 минут. Во время «ждем, пока все соберутся» можно обсудить новости отрасли и актуальную повестку.

• Проговариваем, что есть трансляция на YouTube и кидаем в чат в Zoom ссылку на нее для тех, кому удобно смотреть вебинар там. Говорим, что вопросы можно задавать и там, и там.

За вопросами следит организатор вебинара или его помощник.

• Фиксируем вопросы во время доклада нашего спикера. Интересные отбираем, чтобы озвучить спикеру в конце, на остальные отвечаем в чате.

Можно попросить коллег задать пару хороших заготовленных вопросов с левых аккаунтов, если активность будет низкая.

Если нет уверенности, что спикер знает ответ на вопрос, организатор просит помощника найти и распечатать для него дополнительные сведения.

• Благодарим спикеров и рассказываем участникам, когда они получат письмо с записью и оффером.
• Сохраняем запись.

Кстати, если кажется, что участников маловато, можно попросить зайти своих ребят в Zoom и на Youtube. Мы пару раз так делали.

Платных и бесплатных площадок множество. Мы расскажем про те, с которыми у нас и наших коллег есть опыт работы. Если вы проводили вебинары на других платформах — пожалуйста поделитесь впечатлениями в комментариях.

ClickMeeting — платформа для проведения вебинаров онлайн. Любители учиться онлайн наверняка с ней сталкивались, ей пользуются многие компании.

Возможности:

• кастомизация оформления переговорной;
• удобный чат с возможностью выделения вопросов и проведения опросов;
• рестриминг на YouTube и Facebook.

Но главное преимущество сервиса в подробной аналитике:

Чтобы провести мероприятие с аудиторией до 100 зрителей, придется заплатить ~6 000 ₽ — это месячная оплата минимального тарифа. Мы выбрали менее затратное решение.

Zoom подходит для проведения вебинаров не хуже специализированных инструментов.

Преимущества:

• высокая стабильность работы;
• простой интерфейс и быстрый доступ к событию;
• удобный чат и рестриминг в социальные сети.

Платные тарифы Zoom позволяют увеличить количество зрителей, продлить трансляцию и добавить брендирование. Самый дешевый — в 1200 ₽ за месяц — позволяет проводить конференции до 1000 зрителей без ограничений по времени, вести рестриминг в социальных сетях и сохранять записи трансляций.

Изначально площадку рассматривали как подстраховку на случай технических проблем. Практика показала, что треть аудитории предпочитает смотреть вебинар на YouTube, поэтому теперь параллельная трансляция есть всегда.

Еще одно преимущество YouTube — сразу после вебинара мы получаем готовую запись, которой удобно делиться.

Казалось бы, закончился последний доклад, выключены камеры и звук, остановлена трансляция — можно расслабиться. Вот тут вспоминаем, что наша задача не только «нести свет знания» — нужно продолжить коммуникацию с потенциальными клиентами.

Что для этого делаем:

• В течение недели прозваниваем интересные контакты и собираем обратную связь по вебинару: был ли полезен доклад, можем ли мы найти точки соприкосновения для сотрудничества.
• Запускаем ремаркетинг на аудиторию вебинара.

Сперва переделываем лендинг — теперь мы отправляем запись вебинара в обмен на контакты пользователя.

Что меняем:

• Убираем даты — пользователь запрашивает запись, а не регистрируется на вебинар.
• Настраиваем триггерное письмо со ссылкой на запись вебинара.

После этого запускаем кампании на новую аудиторию — look-alike или по интересам, которую ведем на адаптированный лендинг, чтобы пополнять свою базу, которую затем сможем подогревать регулярными рассылками и рекламой.

Из одного доклада можно сделать 1-2 статьи и серию постов. Artsofte делает расшифровку вебинара и выкладывает на сайт вместе с записью:

Девелоперский проект как продукт: грамотно создаем и успешно реализуем

Маркетинг застройщика: как влиять на качество заявок из интернета и не снизить их количество?

Производство экспертного контента трудозатратно, а такой подход помогает сэкономить время авторов и редакторов.

Повторить вебинар в 2-3 раза проще, чем запустить его с нуля. Можно попробовать собрать аудиторию — не получится, просто отмените событие без больших потерь.

Также запись вебинара можно использовать для проведения автовебинаров. Для пользователя они проходят также, как обычные прямые эфиры, но на самом деле это имитация на основе записи.

За счет чего можно создать эффект живого вебинара:

• автоматическая отправка заранее подготовленных сообщений в чат;
• автоматическая синхронизация действий спикера с видео: он говорит, что отправит в чат ссылку на файл → в это время в чате появляется сообщение.

В теории так можно снизить трудозатраты на проведение вебинаров и поставить их на поток. До тестирования мы еще не дошли, если у вас есть опыт и рекомендации по сервисам — будем рады.

Адаптировали наш регламент проведения вебинаров для общего пользования — доступен по ссылке.

Если у вас есть опыт проведения вебинаров — свои и лайфхаки — поделитесь ими в комментариях, будет здорово обменяться знаниями.