Как бизнесу определить стратегию в кризис и повысить эффективность сотрудников

Сотрудникам тяжело работать из-за новостного фона, а весь фокус сместился на осмысление происходящего. Отрицать нельзя — 24 февраля мы все проснулись в новой реальности. Как раньше уже не будет.

В статье рассказали, с какими проблемами мы столкнулись, как решаем сейчас, и как советуем поступить вам. Советы в этой статье взяты из личного опыта команды, все что описано тут — практический опыт на 100%.

1. Потеря ощущения безопасности

Вспомним пирамиду Маслоу — безопасность там на втором месте, сразу за такими потребностями как еда, вода, и сон. Если выбить из под ног эту ступень — те что выше буквально не имеют смысла.

2. Непонимание следующих шагов

В нынешней ситуации мы столкнулись с тем, что сотрудники не понимают, что делать дальше, — ведь то что было актуально раньше, стало будто и не нужно после начала войны. Мы в срочном порядке меняли планы и продумывали дальнейшие шаги с нуля, и это создавало тревогу.

3. Слабая позиция лидера

В первые 3 дня кризиса менеджеры в отделах не смогли взять удар на себя, и показывали сотрудникам апатию, слишком выражали переживания, а некоторые брали day-off. Если сотрудники видят, что менеджер не знает выхода из ситуации — они начинают паниковать и много ошибаться. Лидер загибается — и команда вслед за ним.

4. Тревожность из-за новостного фона и хаос в работе

Постоянный информационный поток, состоящий из новостей, фейков и слухов сильно влияет на продуктивность. Концентрация внимания оставляет желать лучшего, когда сознание приковано к новостям.

До кризиса сотрудники работали с большим объемом задач, с огромным потоком информации, и держали на этом фокус. Когда к этому потоку прибавились новости о войне — а это есть серьезный триггер — произошел хаос.

5. Страх потерять работу и просесть в доходе

Из-за кризиса клиенты отказываются от услуг, и у сотрудников выстраивается взаимосвязь — раз клиенты не могут платить, то меня сократят. Это угнетает и влияет на состояние.

6. Страх не получить оплату из-за санкций

В России отключили Swift, а многие банки попали под санкции. Это вызывает проблемы с оплатой и страх того, что деньги не дойдут.

7. Страх за близких

У многих сотрудников есть родственники в Украине. Очевидно, им сейчас тяжело. Для многих семья — это приоритет, поэтому фокус смещается на переживания за семью, что также влияет на эффективность.

8. Уникальность ситуации

Таких ситуаций раньше не было, поэтому многие действия мы совершаем впервые. Мы не можем привести пример такой же ситуации, из которой мы вышли. Это накладывает отпечаток на восприятие — сотрудники воспринимают происходящее негативнее, чем все есть в реальности.

9. Сокращение бюджета на незакрытые вакансии

В кризис важно делать фокус на текущих сотрудниках. Это затруднило некоторые процессы — мы искали новых сотрудников, но были вынуждены остановить найм. Время на поиски уже потрачено, и этого времени жаль. Это демотивировало команду, ведь новые люди помогли бы сделать ее эффективнее.

Во многих командах продуктивность сотрудников упала в 2 раза — и мы видели это по данным таск-менеджеров. Нам пришлось решать эту проблему, и вот как это сделать:

1. Предоставьте сотрудникам психологическую помощь

Мы дали сотрудникам контакты бесплатной помощи от партнеров — сервиса Meta, и отправили контакты чатов и групп помощи. Нам важно, чтобы сотрудник мог работать со специалистом, и справиться с тяжелыми переживаниями. Также мы подарили сотрудникам бесплатные пакеты на занятия по медитации в приложении Meditopia.

2. Создайте четкий Roadmap для каждого отдела

Это помогает упорядочить хаос и снять тревогу перед неизвестностью. Если есть четкие шаги, то мы думаем как их сделать, а не паникуем. Финансовому отделу нужно понять, как резать косты, отделу маркетинга — составить новую стратегию в условиях проблем с соцсетями.По каждому отделу мы определили контрольные точки, по которым будем фиксировать результат.

Пример внутренних инструкций и плана

3. Утвердите четкую позицию для лидеров команды

Мы провели встречи с лидерами направлений, в которых разобрали кейсы прошлых кризисов, и как с ними справлялись другие компании. Показали лидерам, как можно работать с такими ситуациями, и создали у них ощущение того, что все под контролем и все решаемо. Если от лидера команды исходит уверенность — это чувство передастся и сотрудникам. Чтобы повысить доверие, мы каждый день отправляем ребятам рассылку, в которой отвечаем на вопросы, и комментим происходящее в мире.

4. Помогайте сотрудникам блюсти информационную диету

Это поможет снизить уровень тревоги и сконцентрироваться на работе.

5. Гарантируйте выплаты зарплат

Соберите команду на общую встречу и покажите позицию компании, расскажите как в нынешней ситуации на нас влияют обстоятельства. По возможности заранее выплатите обещанную зарплату.

6. Решите проблемы с оплатой через зарубежные источники

Есть много сервисов, которые позволяют принимать оплату от иностранных источников. Например — Solar staff и Letsdeel.

7. Организуйте встречу с командой

Прежде чем назначать встречу, мы советуем создать анонимную гугл-форму, в которой сотрудники опишут свои страхи и проблемы, и зададут любые вопросы. Эти вопросы вы обсудите на встрече, чтобы развеять страхи. Мы четко дали понять — мы не будем никого увольнять. Да, у компании есть трудности, но мы будем их решать. С помощью встречи мы объяснили ситуацию в компании и убрали страх неизвестности.

8. Помогайте материально сотрудникам из Украины

Эти деньги пригодятся украинцам на то чтобы уехать из зоны боевых действий, и на базовые нужды — еду, воду, и связь. Важно показать, что каждый член команды вам важен.

9. Встречи в формате One-to-One

Это встречи, которые провели руководители направлений с ребятами из команды лично. На созвонах мы проговорили все проблемы и триггеры, узнали, что мешает человеку и какая у него ситуация в семье. Важно было отнестись с пониманием к каждому, и выстроить план выхода из сложной ситуации. После этих встреч у сотрудников появился конкретный план, и понимание того, как решатся все вопросы.

1. Оценить точку А — на каком месте находится компания.

2. Изменить точку B — цель, к которой вы двигаетесь, и действия по ее выполнению. Цели, которые вы ставили до войны — уже не актуальны, потому что реальность кардинально изменилась.

3. Отказаться от необязательных трат

Мы поступили так:

👉🏻 Проверили подписки на приложения и исключили оттуда те, которые мы не используем

👉🏻 Провели аудит сервисов и удалили оттуда всех пользователей, за подписку которых мы платили, но они с нами они уже не работают: корпоративные почты в Google, юзеров в Notion, Miro, и в других сервисах.

👉🏻 Поставили найм на паузу, оставив только ключевые горящие позиции. Деньги с заложенного хэдкаунта распределили на подушку безопасности под выплаты зарплат сотрудникам.

👉🏻 Поставили маркетинговые спринты на паузу. Это решение приняли для того, чтобы в турбулентное время не сделать ошибку, находясь в панике и не слить бюджет. Поэтому мы продумаем новую стратегию, и далее будем закупать трафик.

4. Перейти на работу по принципу Fail fast win cheap — сделать упор на быстрый результат

Вот что это значит:

👉🏻 Это принцип, который помогает получить максимальное количество опыта в короткие сроки. Концепция проста: как можно раньше браковать гипотезу, которая не приносит результата. Нет смысла тратить время на увеличение конверсии на 0,01% в одним способом, если за это время можно в 5 раз увеличить конверсию другим.

👉🏻 Снизьте затраты на тестирование гипотез. Есть масса недорогих способов проверки гипотез, в книге «Руководство инноватора по росту» описано около 30 таких подходов.

👉🏻 Измените порядок проведения экспериментов.

👉🏻 Ускорьте процесс принятия решений. Из-за медленного процесса принятия решений компании могут позволить плохим гипотезам существовать долго. Закрытие неудачных проектов вовремя позволяет избежать ненужных трат и сконцентрировать ресурсы на лучших гипотезах.

👉🏻 По результатам тестов выделяйте наиболее эффективные гипотезы и внедряйте их в бизнес-модель.

5. Определить единый фокус и Owner-а процесса, который будет направлять команду в этом направлении

Несогласованность решений внутри отделов, боязнь рисков и разрозненность информации ограничивают скорость и эффективность изменений — из-за этого улучшение бизнеса происходит медленно. Owner процесса — это тот человек, который определяет направление, следит чтобы команда не теряла фокус и двигалась в нужном русле.

6. Определить контрольные точки

Контрольные точки нужны для того, чтобы фиксировать измеримый результат. Они нужны, чтобы декомпозировать глобальную цель, а также нужны для гибкости — чтобы быстро среагировать в процессе и успеть изменить подход, если что-то пойдет не так. Owner процесса будет следить за тем как команда идет к цели, и вести процесс.

Мы собрали несколько советов, основанных на нашем опыте. Да, военная операция — уникальное для нас испытание. Но мы успешно пережили начало и разгар пандемии и надеемся на лучшее:

1. Отбросьте долгосрочные планы

Откажитесь от долгосрочных планов и сконцентрируйтесь на планах на 3-6 месяцев. Планировать дальше в условиях турбулентности нет смысла.

2. Ускорьте тестирование гипотез

Тестируя гипотезы мы сможем определить, что работает, а что нет. Помните — сработать могут вещи, которые раньше никогда не срабатывали.

3. Сосредоточьтесь на самом важном

Например, на монетизации собственной базы клиентов. Привлечение нового клиента обходится бизнесу в 5, а то и в 10 раз дороже, чем сохранение старых. В большинстве проектов уже есть аудитория с которой можно выстраивать диалог через SMS, e-mail, мессенджеры.

Что по рекламе: Для брендов сейчас проще работать на brand awareness — то бишь, на повышение осведомленности о преимуществах и уникальных чертах бренда. Оставьте ремаркетинговые предложения и выберите из коммуникации офферы, которые помогут повлиять на ситуацию.

4. Выходите на зарубежные рынки

Если вы из сферы EdTech, то не нужно паниковать. Россия занимает всего 1,2% мирового рынка образования.

Выход на иностранные рынки позволит компаниям привлечь международных инвесторов. Например, EdTech-сервис EBAC, созданный сооснователем Skillbox для рынка Бразилии, смог заработать 1 млн. $ в первые 6 месяцев.

Для тех, у кого нет возможности открыть представительство за рубежом — используйте сервис FirstBase. С помощью него можно удаленно открыть счет и работать с компаниями по всему миру всего за $400.

5. Осваивайте новые каналы

Онлайн-бизнесу сейчас будет несладко. Инстаграм, Facebook, Youtube и Twitter замедляют, а возможно — скоро закроют. Переходите в Телеграм, осваивайте ВК. И не забывайте про VPN.

6. Развивайтесь в новых направлениях

Подумайте, в каких сферах и нишах может развиваться ваш бизнес, какие продукты можно запустить.

7. Сделайте фокус на рассрочки

У людей будет сильно меньше денег. Санкции, обесценивание рубля, рост цен — все это заставит экономить. Не продавайте дорогие продукты без рассрочек, в нынешнее время это будет неэффективно.

Помните: трудные времена проходят, а опыт — остается. Мы надеемся, что кризис закончится как можно скорее, и мы все выйдем из него с наименьшими потерями.

В своем телеграм-канале мы рассказываем об опыте выхода на зарубежный рынок, и даем советы, которые помогут справиться с кризисом. Уже сейчас в канале больше 30 материалов о развитии бизнеса.

Ещё мы в Skvortsoff.info бесплатно консультируем компании по открытию счета и запуска рекламы зарубежом.

Расскажите, что случилось в вашей команде, и как вы решаете трудности 👇🏻