Наблюдение: что некоторые SMM-щики не понимают, когда делают отчеты клиенту

Отчетность в SMM – обязательная часть работы, от которой не избавиться. Обычно SMM-щики пользуются гугл-таблицами, подключают Looker Studio (бывший Google Data Studio) или выгружают данные в сервисы аналитики. Я пользуюсь последним, а именно DataFan – на его примере покажу, как можно брендировать отчеты и зачем это вообще нужно.

По моему опыту оформление отчетов в SMM – это последнее, на что обращают внимание фрилансеры, команды или агентства. Главное выполнить работу, достичь KPI, а дизайн – дело десятое. Но я думаю, что визуализация играет не только эстетическую, но и практическую роль.

Проблема обычно такая: при формировании отчета нам обычно все понятно с набором данных – мы демонстрируем показатели (охваты, клики, лиды), которые ранее обговорили с клиентом. Как оформлять и подавать информацию — вопрос.

Пара примеров из практики. Когда я работал в диджитал-агентстве, мы вручную верстали отчеты по шаблону в Тильде, добавляли логотип заказчика, а потом отправляли ему ссылку на почту. Пока наскринишь креативы и диаграммы из рекламных кабинетов, время могло приблизиться к вечеру, а ты еще не кушал. Конец года – это вообще попытка выжить на 5 кружках кофе.

После агентства я оказался в инхаус-команде. Там с отчетами работали проще: кому-то из клиентов скидывали список лидов, другим – составляли еженедельные гугл-таблицы. Никто не заморачивался с визуализацией, кроме менеджера, которому предстояло защищать показатели на встречах с клиентами.

В итоге с визуалом в отчетах всегда были непонятки – то он есть, то его нет. Такой подход мне кажется не очень продуктивным. Вы можете хорошо работать, но большую роль играет то, как презентуется результат клиенту. Половина успеха хорошего отчета – в его визуализации и брендировании.

Вот для сравнения 2 отчета: один в гугл-таблице, другой – в дашборде.

Первый отчет в гугл-таблицах – это мешанина из цифр и столбцов, которые нужно обработать в голове и понять, что они значат. Не каждый клиент это будет делать. В итоге получается, что отчеты – это часто цифры ради цифр, которые без сравнения с прошлой неделей или другими показателям ничего не значат.

Простая визуализация через диаграммы и графики позволяет сразу оценить динамику, тренд, разницу. Клиент понимает, даже не разбираясь в цифрах, что работа была проделана и с аккаунтом все хорошо – на графиках все наглядно видно. Минус один – скрыть негативные показатели, подстраивая цифры под себя, не получиться 😀

Визуализация – это не просто красивый дизайн. Это коммуникация между исполнителем и заказчиком, когда в выигрыше остаются оба: SMM-щик видит данные с новой стороны, а заказчик получает показатели в простой и понятной форме.

Вот еще несколько причин, почему важно визуализировать отчеты:

• Оформленный отчет вызывает больше доверия. Вы заморочились с демонстрацией показателей и постарались сделать так, чтобы клиенту все было понятно – это всегда приятный бонус к работе с вами.

• Скомпонованные отчеты лучше отражают результаты работы. В SMM не всегда явно выражена результативность, оформленный отчет сработает лучше, как в примере выше – видно показатели вовлеченности, которые соцсети не считают самостоятельно, а вручную делать подсчет долго и нудно.

• Хорошая визуализация помогает сориентироваться в показателях. Меньше вопросов – больше времени обсудить повышение бюджета в этом месяце.
  

Научиться оформлять отчеты красиво – это только первый шаг. Второй – подгонять их индивидуально под каждого клиента. В DataFan, с которым я работаю, это делается через редактирование дашбордов.

Например, так выглядит стандартный отчет, который на первой странице подгружает сводку.

Что если клиенту нужны данные по реакциям, активности и вовлеченности? Он может найти их сам, листая отчет и анализируя показатели, – но не факт, что получится. Лучше сразу предоставить данные, которые были заранее согласованы в задачах или поставлены в KPI. Сделать это можно, добавив фирменный цвет, новые графики, диаграммы и показатели в режиме редактирования.

Теперь отчет стал брендированным. В чем плюсы:

• Собраны только те данные, которые нужны клиенту.
• Благодаря цветам и графике показатели считываются быстрее.
  

• Отчет автоматически обновляет показатели по датам – не нужно каждый месяц собирать их заново.

Вот 3 техники, которые помогают брендировать ваши отчеты.

Брендирование через логотип. Самое очевидное решение – прикрепить к шаблонному отчету логотип клиента. В идеале использовать png или векторные файлы без фона, которые легко встанут на любой фон вашего отчета.

Брендирование через фирменные цвета. К логотипу добавляются фирменные цвета заказчика – на фон документа, диаграммы или подложки.

Тут важно учесть фактор возможной печати. Все еще есть руководители, не обязательно старой закалки, которые предпочитают смотреть цифры на бумаге – подбирайте контрастные цвета, которые легко читаются даже в черно-белом варианте. Проверить можно так: сделайте скрин, накиньте фильтр в фоторедакторе и посмотрите, как читаются элементы отчета.

Индивидуальная адаптация отчета под клиента. Меняется не только визуал отчета, но и его структура. У каждого клиента – свои цели и задачи, поэтому вместо стандартного отчета для каждого заказчика разрабатывается свой шаблон.

В том же DataFan это можно сделать через редактирование дашборда – выбрать, какие данные брать из соцсети для столбцов и диаграмм, настроить расположение элементов и выбрать фоновые цвета. Создание такого отчета, конечно, требует времени, но оно будет потрачено один раз – только на первоначальную настройку.

Чек-лист по брендированию отчетов:

• Выгружайте данные из соцсетей через Google Looker или DataFan, чтобы не тратить время на ручной перенос или копирование.

• Используйте графики, диаграммы и таблицы для визуализации данных. Больше наглядности – меньше вопросов.
  
• Создавайте под каждого клиента брендированный отчет – используйте фирменные цвета, логотип, показатели из KPI. Это поможет быстрее считывать и лучше понимать данные.
  
• Помните, что отчеты могут быть напечатаны – предоставляйте две версии или используйте контрастные цвета.
  

В финале интересно узнать, как делаете отчеты вы. Если выработали свои принципы и фишки – расскажите в комментариях, с удовольствием обсужу.