Компании в России переходят на hot desking: чем грозят «горячие столы» сотрудникам и работодателям?

Летом, после весеннего локдауна, мало кто знал, что такое hot desking. Просили объяснить и вообще говорить по-русски. А теперь термин стал нарицательным, встал в один ряд с джипом и ксероксом.

Прошло меньше полугода, в России появился новый рынок. И теперь заявка или звонок со словами «нам нужен хот дескинг» — это уже норма.

Hot desking — это столы, которые не закреплены за сотрудниками. Перед тем, как прийти в офис, сотрудник бронирует себе стол. Такой подход позволяет иметь меньше столов, чем сотрудников. Обычно вдвое меньше.

Профит очевиден — экономия на аренде или возможность переехать в офис поменьше, но на 1-2 класса выше.

Экономия — не единственный положительный эффект. Приятных побочек целый букет:

• Аналитика: вы видите, сколько человек посещае ваш офис в пике и на дистанции в выбранный отрезок времени.
• Clean look: столы не завалены личными вещами, вещи хранятся в локерах сотрудников, офис выглядит круто и технологично.
• Не только лук, но и реальная чистота: намного проще поддерживать гигиену рабочих пространств, а значит сотрудники будут реже болеть.
• Agile не на словах, а на деле: командам ничего не стоит пересобираться хоть по несколько раз в день.
• Здоровые отношения в коллективе: люди больше знакомятся и общаются, потому что соседи по столам теперь меняются регулярно.
• Выше продуктивность сотрудников благодаря постоянной смене места работы — это уже доказано и не раз.

Такие хайповые заголовки можно увидеть в амеиканских СМИ, это статьи за 2018-2019 год. Там гибкие офисы появились задолго до пандемии, но стали максимально популярными только после того, как китайский гражданин отобедал летучей мышью.

В России мы тоже столкнулись с протестом на первых порах. Представители компаний крутили пальцем у виска: гибкие рабочие места — это же не гигиенично, все перезаражаются. Да и вообще скоро всё венётся на круги своя, абсолютно все сотрудники будут ходить в офисы каждый день.

Но практике имеем вот что: быстрая ежедневная санитарная обработка рабочих мест делает их максимально безопасными для сотрудников, а ходить в офис всем и каждый день просто нет необходимости.

Кстати, в упомянутых американских статьях не было ни единого примера компании, умершей или потерявшей деньги после внедрения хот дескинга.

Мы выпустили MVP бронирования рабочих мест UnSpot пару месяцев назад. Продукт оказался настолько востребованным, что:

• Клиентам нужно больше функционала, но пока готовы пользоваться тем, что есть, потому что очень нужно.
• У нас появился лист ожидания: компании ждут реализации интеграции с их календарями.
• Банки и прочие серьезные организации согласны использовать сервис в облаке, требования СБ отходят на второй план на фоне высокой потребности в решении.

Hot Desking — это обычно от 100 столов, реже — от 50. У нас пока лимитов нет, можно начинать с любого количества.

К нам обычно обращаются компании с количеством сотрудников 200-400 (средний и средне-крупный бизнес) и большие корпораты с 1000+ рабочих мест.

Основная причина обращения — у нас слишком большой офис, нам такой не нужен, надо с этим что-то делать.

В такой ситуации можно переехать в офис поменьше, но как управлять потоками сотрудников? Ведь столов будет сильно меньше, чем людей.

Для любителей эксель-табличек и ручного труда: практика HR-специалистов показала, что если в компании больше 15 сотрудников, попытки реализовать хот дескинг вручную обречены на провал.