Кейс: как мы за месяц перевели всю работу с договорами производителя печенья Oreo на новую платформу

В статье описал, как мы перевели несколько сотен сотрудников и тысячи договоров в нашу систему EnDocs всего за три с половиной недели.

Привет! Я Сергей Егоров, руководитель продукта EnDocs. Это облачный инструмент для бизнеса: компания покупает подписку, после чего может создавать, согласовывать и подписывать любые документы в цифровом виде. Начать работать с нашим сервисом без долгих настроек и проектных работ могут не только компании SMB, но и крупные организации. Рассказываю, как мы переводили в наш сервис ООО «Мон’дэлис Русь» — производителя моего любимого печенья OREO в России.

Документооборот «Мон’дэлис Русь» работал на основе SharePoint — это пакет программ от Microsoft для организации совместной работы сотрудников, включающий в том числе работу с документами. Еще в марте 2022 года разработчик ПО заявил, что уходит из России, — продлевать подписку стало невозможно. Оплаченный период заканчивался в 2023-м, поэтому в «Мон’дэлис Русь» начали искать локальный сервис на замену.

Заказчик заблаговременно начал исследование рынка: три месяца менеджеры компании сравнивали разных поставщиков услуг. Соотносили условия, запрашивали коммерческие предложения, тестировали демоверсии. В итоге остановились на EnDocs, выбор на платформу пал по нескольким причинам:

• Сервис облачный. Для внедрения не потребуется штат программистов, месяцы работы, выделение своих серверов. В дальнейшем обслуживать инфраструктуру тоже не придется — этим займутся специалисты EnDocs.

• Интерфейс интуитивно понятный. У сервиса лаконичный дизайн, в котором несложно разобраться. Освоить программу можно самостоятельно, поэтому работа компании не замедлится из-за сложностей с обучением сотрудников.

• Можно настраивать систему самостоятельно. Администраторы системы могут создавать цепочки передачи документов между сотрудниками, настраивать поля документов, шаблоны и прочее. Привлечение вендора не требуется.

Плюсы EnDocs совпадали с представлениями о программе, которую искали специалисты «Мон’дэлис Русь». В июле 2023-го сотрудники компании связались с нами, чтобы начать внедрение сервиса.

ЭДО в «Мон’дэлис Русь» работал в больших масштабах: компания крупная, поэтому нужно подписывать десятки документов ежедневно. При этом один договор могут утверждать сразу несколько менеджеров в два-три этапа.

Исходные условия были такими:

• Документооборотом пользуются около четырехсот сотрудников. Это менеджеры, бухгалтеры, закупщики, логисты, руководители отделов. Всех работников нужно подключить к сервису с разными уровнями доступа.

• В компании подписывают несколько тысяч договоров в месяц. Это внушительный объем, который требует разных маршрутов согласования. Всех их необходимо настроить в новом сервисе.

В компании заказчика — сильная команда аналитиков и методологов, поэтому за короткое время клиент сформулировал требования к целевой системе и даже схемы процессов документооборота, которые были нужны. Помогло и то, что до этого заказчик уже работал в ЭДО — запрос получился максимально ясным и дополнительных уточнений не потребовалось.

Вместе с командой заказчика мы проанализировали целевые процессы и сравнили с возможностями нашей системы. Доработок требовалось мало: документооборот был масштабным и со сложными процессами, но типовая функциональность EnDocs почти полностью покрывала эти задачи. Поскольку в системе есть встроенный конструктор маршрутов, их не пришлось прописывать при помощи программистов.

Обычно проекты таких масштабов требуют нескольких месяцев разработки, привлечения больших команд консультантов, разработчиков и тестировщиков. Но мы осознали, что EnDocs легко подстраивается даже под документооборот больших размеров. Поэтому договорились о работе и поставили себе амбициозную цель — внедрить и запустить систему за месяц.

Закипела работа. Мы сразу выдали ключевым сотрудникам «Мон’дэлис Русь» доступы к системе и начали процесс ее настройки. Часто мы помогаем выпустить электронные подписи, но в этот раз не потребовалось: компания переходила с другой системы ЭДО, поэтому у всех работников уже были ЭП.

Менеджеры компании попросили реализовать в EnDocs две доработки — они требовались, чтобы поддержать текущие процессы согласования:

Добавили выбор файлов для отправки в Диадок. Раньше отправлялись все файлы, которые прошли маршрут согласования. Теперь руководитель может отметить, какой именно файл отправить контрагенту. Так внутренние документы остаются в компании, а контрагентам и надзорным органам поступают только нужные файлы.

Добавили возможность хранения ссылок на уставные документы. Уставные документы контрагентов хранятся у «Мон’дэлис Русь» на внешнем хранилище. Для упрощения работы согласующим необходимо было размещать ссылки на эти документы в EnDocs. Мы реализовали это в виде дополнительного поля в карточке контрагента с возможностью быстрого перехода по ссылке.

Все доработки заняли у нас неделю, и теперь они доступны всем пользователям сервиса. Получается, благодаря менеджерам «Мон’дэлис Русь» мы еще и улучшили свой сервис :)

Для максимально быстрой подготовки и запуска системы мы решили подготовить центр экспертизы внутри заказчика. Для этого сформировали группу ключевых пользователей, для которых провели ряд тренингов по системе EnDocs, в том числе по ее настройке и конфигурированию. Ключевые пользователи научились самостоятельно настраивать необходимые маршруты согласования, менять реквизиты документов, добавлять новых пользователей, настраивать права доступа и многому другому.

Чтобы методический отдел «Мон’дэлис Русь» смог разработать программу обучения для сотрудников, мы организовали несколько встреч с менеджерами компании. На встречах провели тренинг по системе EnDocs и описали ее возможности. Объяснили, как добавлять новых пользователей и настраивать им права доступа, строить маршруты согласований, вносить документы в сервис.

Специалисты по обучению «Мон’дэлис Русь» адаптировали руководство по использованию EnDocs для своей компании. Они разбили сотрудников по группам и провели серию тренингов. В дополнение создали внутреннюю инструкцию, которую распространили среди работников. Система интуитивно понятная, поэтому на всё обучение потребовалось всего неделю.

Главный страх (что пользователи враждебно воспримут новую систему) не реализовался. Судя по отзывам, новая система оказалась гораздо более дружелюбна и удобна в использовании. Большим плюсом для пользователей также стала возможность работы с мобильных телефонов.

Пользователи ЭДО в «Мон’дэлис Русь» легко освоили новый сервис документооборота. Доработки перед внедрением заняли неделю, и еще две ушли на обучение работников и настройку системы. Команда «Мон’дэлис Русь» отметила, что новая система оказалась гораздо удобнее старой. Переход на новую систему дал еще несколько преимуществ:

• Обслуживание системы полностью легло на EnDocs. IT-отдел «Мон’дэлис Русь» не пришлось нагружать обслуживанием документооборота. Серверы и другое оборудование тоже не нужны — вся инфраструктура работает на нашей стороне.

• Расширили документооборот в компании. Сервис просто масштабируется — достаточно только добавить новых пользователей. Если согласование требует нового процесса, его можно настроить в специальном конструкторе.

• Документооборот стал дешевле. Стоимость подключения пользователя в EnDocs как минимум в два раза ниже, чем в предыдущем сервисе.

Компания использует документооборот уже несколько месяцев, и руководители уже строят планы по расширению ЭДО. В будущем они хотят перенести в EnDocs доверенности и согласование контрагентов. Для этого в сервисе уже есть поддержка машиночитаемых доверенностей.

Руководители «Мон’дэлис Русь» хотят перенести в EnDocs и старые документы из прошлого сервиса. Для этого мы пишем клиентам интеграции, которые в автоматическом режиме передают файлы из систем от других разработчиков.

Если тоже развиваете бизнес и хотите перевести его на электронный документооборот — напишите нам. Мы покажем, как работает сервис, и дадим доступ к демоверсии. Вы сможете опробовать EnDocs самостоятельно и понять, подходит ли сервис вашей компании.