Как мы управляем 150 сотрудниками на удалёнке с помощью командного календаря Planyway

У нас в Rubius 150 человек, гибкий график, офисы разработки в 2 городах и разных часовых поясах. Чтобы управлять всем этим безумием, ещё год назад мы начали внедрять в компании командный календарь Planyway.

В закладки

В статье рассказываем, как и для каких задач мы используем Planyway и почему этот сервис – то, что доктор прописал для нестабильных ситуаций вроде этой.

Planyway – это простой, быстрый и наглядный web-сервис для управления командой. В нём удобно планировать расписание и загрузку для всей команды, назначать и распределять задачи, контролировать дедлайны. К задаче можно прикреплять документы и файлы, добавлять чек-листы и оставлять комментарии для коллег.

Для работы нужны лишь доступ в интернет и аккаунт в Trello для хранения данных. Planyway можно пользоваться в виде отдельного веб-сервиса, мобильного приложения или расширений для Jira и Trello. Причём с Trello у Planyway двусторонняя синхронизация: все доски пользователей Trello автоматически подгружаются в Planyway, а все изменения моментально отображаются в обоих сервисах.

Как мы используем Planyway

Сейчас Planyway в компании используют все: от проектных менеджеров и разработчиков до маркетологов и офис-менеджеров.

Продуктовые команды

У продуктовых команд для каждого продукта отдельная доска со списками задач. В понедельник команда приоритезирует задачи, оценивает их по времени и составляет план работы на текущую неделю. Выбранные задачи переносим в календарь, распределяем между сотрудниками и сортируем по степени важности. С помощью цветных меток делим работы по направлениям: разработка, дизайн, аналитика и т.д.

Чтобы контролировать загрузку каждого, пользуемся отображением в разрезе по участникам. Так наглядно видно, если кто-то в аврале, а у кого-то, наоборот, появилось свободное "окно".

Как правило, команды работают в недельном масштабе: задачи назначаются на всю неделю, а сотрудники уже сами следят за сроками и решают, когда и чем им заниматься (для нас это эффективнее, чем планировать каждый день).

В конце недели делаем ретроспективу: по календарю хорошо видно, кто какие задачи выполнил. Если что-то не успели, выясняем почему, принимаем меры и переносим работы на следующую неделю.

Отдел маркетинга

Поначалу наш отдел маркетинга использовал Planyway как редакционный календарь: на месяц планировал в нём рассылки и публикации для блога, сайта и соцсетей. Теперь через Planyway координируется вся работа – от подготовки брошюр до рутины вроде обновления базы СМИ. Планируют, как правило, на неделю, а все задачи команда распределяет по категориям, например, "Маркетинговые материалы", "Новости" или "Конкурсы и мероприятия".

Если задача сложная и состоит из нескольких этапов, к ней крепится чек-лист с подзадачами. Например, подготовку новости разбивают на текст, иллюстрацию, согласование и публикацию, а создание буклетов – на содержание, дизайн, согласование и печать. У каждого этапа – свой исполнитель и срок. Все подзадачи отображаются в календаре как отдельные карточки, но с привязкой к основной задаче.

Проектные менеджеры

У PM'ов для каждого проекта отдельная доска: на ней планируются и ставятся задачи, назначаются исполнители. Горизонт планирования зависит от методологии, по которой работаем. Если задача понятная и фиксированная – расписываем её до самого конца. В работе одновременно 20–30 проектов, поэтому менеджерам сложно держать руку на пульсе. Эту проблему решили с Planyway – он позволяет визуализировать на одном таймлайне задачи по всем проектам. Это просто: менеджер добавляет нужные доски в календарь, выбирает отображение в разрезе по доскам и видит прогресс и дедлайны сразу по всем фронтам.

Также в Planyway менеджеры отслеживают загрузку команд или отдельных сотрудников, занятых в нескольких проектах.

Для тех, кто часто проводит встречи с заказчиками и любит фиксировать их в Google Calendar, в Planyway есть двусторонняя синхронизация. Все планы, быстро записанные в телефоне, автоматически переносятся в Planyway. Кстати некоторые наши сотрудники так объединяют на одном календаре рабочие и личные дела – сейчас это очень актуально.

Чем хорош Planyway для удалённой работы

Что изменилось в нашей работе с Planyway, когда мы всей командой перешли на удалённый режим? НИЧЕГО. И это самое классное – нам не пришлось срочно искать какое-то новое решение для дистанционной работы, перестраивать все свои процессы и обучать людей. Разве что митинги теперь проводим чуть чаще и онлайн, а не в кабинете. Но и их планируем с Planyway:

  • по понедельникам 30-минутный Skype с командой: оцениваем фронт работы и распределяем задачи,
  • каждое утро в 11.00 короткая планёрка: проговариваем, кто что сделал вчера и что наметили на сегодня,

  • по средам, если это необходимо, onе-on-one с каждым сотрудником в команде: обсуждаем проблемы если они есть и ищем решения,
  • в пятницу снова общий Skype на 30 минут: делимся результатами недели, смотрим, кто что не успел, и почему так вышло.

Чтобы видеть общую картину по задачам, во время созвонов так же используем Planyway – это экономит нам минут 15 в обсуждении.

Да, сейчас менеджерам приходится чуть чаще заглядывать в таймлайн, чтобы понять, чем занята команда. А часть сотрудников стала планировать работу на день (а не на неделю, как раньше), чтобы не отходить от графика и не терять продуктивность. Но в остальном – мы сохранили привычные темпы и качество.

Что в итоге

Planyway – отличный инструмент для организации командной работы на удалёнке. Менеджерам и тимлидам он помогает планировать проекты, распределять загрузку, ставить и контролировать задачи. Сотрудникам – лучше расставлять приоритеты и не забывать про сроки. Но что самое главное – когда мы вернёмся в офис, в нашей работе практически ничего не изменится. Менеджеры будут так же менеджерить задачи в командном календаре, разработчики кодить и укладываться в дедлайны, а маркетологи запускать эффективные рекламные кампании.

Если вы пока не решили, как отладить взаимодействие с командой на удалёнке или просто ищите хороший командный календарь для работы – смело пробуйте Planyway.

{ "author_name": "Абрамов Алексей", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 13, "likes": 12, "favorites": 39, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 122153, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 22 Apr 2020 13:07:39 +0300", "is_special": false }
Маркетинг
Как продвигать бизнес в кризис в соцсетях
Семь практических рекомендаций директора «Студии Чижова» по эффективному продвижению бизнеса в кризис: от выстраивания…
Объявление на vc.ru
0
13 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
4

Спасибо за статью! Не знала про двустороннюю синхронизацию с гугл-календарём. А вот синхронизация с Trello у Planyway действительно удобная. У нас половина отдела использует standalone, а половина - расширение для trello, данные при этом не теряются.   

Ответить
4

Хороший пример. Обязательно попробуем Planyway. Без современных нормальных инструментов, если команда больше 20 человек, далеко на удалёнке не уедешь !

Ответить
1

сразу вопрос, какая стоимость программы?

Ответить
4

Есть бесплатная версия с базовым функционалом. Есть платные подписки с расширенным функционалом: для 1 пользователя, для маленьких команд и для больших. Планы можно посмотреть на сайте https://planyway.com/pricing 

Ответить
2

Давно использую для рабочих задачах. Когда мобильная версия появилась, то полностью перешёл на planyway и для личных задач и рабочих. 

Ответить
–1

Велосипед же. И причем очень дорогой.
Есть Asana.

Ответить
5

Там не только в цене разница. Асана построена на несколько иной концепции. Там приходится переключаться между видами: задачи, таймлайн и календарь. Да и вообще, достаточно громоздкая конструкция.
В Пленивее это всё под рукой, это удобно + интеграция с Трелло из коробки (если кто-то из команды не использует Planyway).

Да и много ещё отличий по мелочам. Иначе не было бы 500 000 пользователей по всему миру, причём Apple, IBM и IKEA в числе платящих.

Ответить
4

Асана $11 баксов за юзера против $2,5 тут, куда уже дешевле?

Ответить
1

А есть ли у Planyway мобильная версия?

Ответить
2

Есть версии под Apple и Android, но там не весь функционал. Только календарь и список задач (нет таймлайна). Оно скорее для того, чтобы на ходу свериться с расписанием или закинуть новую задачу. С другой стороны, это и есть основные функции использования приложения на мобильном. Всё-таки полноценно ревьюить весь проект удобнее в веб-сервисе с монитора.

Ответить
0

Прикольно, когда одни сотрудники в комментариях задают вопросы, а другие им отвечают.

Ответить
0

Есть яндекс трекер, огонь прямо

Ответить
0

Да, он хорош. Но совершенно ненаглядный. Через время в таких системах начинаешь тонуть в куче задач, срывать сроки. Ничего лучше team timeline скрещенной с agile доской не придумано. Потому что на досках удобно структурировать, а на таймлайне или календаре удобно соотносить задачи друг с другом, оценивать нагрузку и риски. Именно поэтому сейчас все инструменты переживают бурный рост из замысловатых ToDo-трекеров в простые и наглядные таймлайны.

Ответить

Прямой эфир