Выживут только удалёнщики: как сохранить время и нервы команды

7 функций для управления проектами, которых, возможно, нет в вашем таск-менеджере, но есть в Kaiten

В 2020 году работа из дома стала больше, чем трендом. Теперь это необходимость для компаний по всему миру. Менеджеры проектов вынуждены управлять удалёнными командами, а это значит, что к обычным рабочим проблемам добавились трудности с коммуникацией и синхронизацией.

В этой статье мы расскажем, как облегчить удалённое управление проектами с помощью таск-менеджера Kaiten, которым уже пользуются в Skyeng, Додо Пицца, Qiwi, Сколково, Мегафоне и других компаниях.

1. Отдельные карточки для каждой подзадачи

Наверняка вы давно перенесли свой рабочий процесс в таск-трекер: Trello, Битрикс24, Microsoft To-Do или какой-нибудь другой. У подобных программ есть стандартные параметры: описание задачи, дедлайн, ответственные. Когда над задачей работает один человек, этого вполне достаточно. Сотрудник выполняет свою задачу и двигает карточку по стандартными колонкам доски: «В очереди», «В процессе», «Готово».

Но что происходит, если над задачей работает несколько человек? Например, команда маркетинга готовит материал для публикации в блоге компании. В процессе участвуют сам заказчик, редактор, дизайнер и верстальщик. Каждый отвечает за свой кусок задачи. Кто и когда в этом случае двигает карточку? Как заказчику узнать, на каком этапе находится каждая из подзадач?

Kaiten решает эту проблему так: постановщик задачи создаёт дочерние карточки — подзадачи — и для каждой назначает ответственного. В ходе работы над задачей их статусы будут меняться. При этом в родительской карточке будут видны статусы каждой дочерней. Поэтому руководителю, чтобы узнать, на каком этапе находится задача, достаточно просто зайти на доску.

Для задачи созданы четыре дочерние карточки — для каждой из подзадач. Зайдя на доску, руководитель увидит, что две из них уже готовы, осталось сделать иллюстрации и сверстать. Чтобы это узнать, не надо никому писать в чатик и ждать ответа

2. Визуальные сигналы

Блокировка карточки

Обычно, если в работе над задачей возникла проблема, ответственный сообщает об этом руководителю на созвоне или пишет в чат. За день у руководителя могут быть десятки таких сообщений, поэтому легко что-то упустить.

Ещё один вариант — ответственный оставляет комментарий в карточке задачи в таск-менеджере. Но и в этом случае, чтобы понять причину сбоя, руководителю нужно заглянуть внутрь каждой карточки и прочитать комментарии.

Вот так выглядит комментарий о проблеме в Trello. Чтобы прочитать его, нужно зайти внутрь карточки

В Kaiten c этим проще: если что-то стопорит работу, сотрудник блокирует карточку и пишет причину. Причина может быть любая: заболел сотрудник, не получили согласование от клиента, поменялась концепция и т. п.

Если дочерняя карточка была заблокирована, родительская тоже станет красной

Огонёк срочности

Обычно, если появляется новая задача, которую нужно сделать в сжатые сроки, руководитель пишет удалённому сотруднику в чат. Но в этом случае есть риск, что сообщения могут потеряться в общем потоке, и к дедлайну задача будет не готова.

В Kaiten сообщить о срочности задачи можно более продуктивно — c помощью визуального символа — огонька и аббревиатуры ASAP (as soon as possible). Этот значок скажет исполнителю, что задачу нужно выполнить как можно скорее.

Катя наконец выздоровела, но срок сдачи материала все ближе и ближе. Дадим Кате знать, что завершить задачу нужно как можно скорее

Если вы хотите навести порядок в своем проекте и не знаете, с чего начать, зарегистрируйтесь в Kaiten и напишите в поддержку. Мы поможем настроить доски под ваши процессы.

Вячеслав Цырульник
Придумал Kaiten

3. Управление всеми проектами на одном пространстве

Если руководитель управляет несколькими проектами и для каждого есть отдельная доска в таск-менеджере, ему приходится переключаться между ними. Из-за этого он не видит всю картину целиком.

В Kaiten на одно рабочее пространство можно поставить доски разных отделов: маркетинга, IT-департамента, бухгалтерии и т. п. Так задачи будут синхронизированы между командами и руководителем, а документы храниться в общем рабочем пространстве. Это поможет руководителю компании держать под контролем все процессы по каждому департаменту.

Вот он: волшебный порядок на рабочем пространстве руководителя компании. Тут тебе и маркетинговые проекты, и it-департамент, и даже процесс онбординга и развития сотрудников. Все в одном месте

4. Чек-лист

Обычно в таск-менеджерах чек-лист используется для многошаговых задач, чтобы следить за ходом работы. Действительно, если разбить большую задачу на несколько маленьких, это поможет ничего не упустить.

В Kaiten чек-лист используется по такому же принципу, но его отличие в том, что любой пункт из списка можно конвертировать в дочернюю карточку, то есть подзадачу, и отправить на соответствующую доску: личную доску сотрудника, в общую очередь задач и т. д.

Каждый пункт из чек-листа может стать задачей в любой очереди на любом проекте

Ещё одна особенность чек-листа в Kaiten: по мере выполнения задач руководитель видит, сколько в процентном соотношении уже готово.

Прогресс выполнения задачи отображается прямо на карточке. Например, здесь видно, что два пункта из шести закрыты

5. Трекер для учёта затраченного времени

У каждой задачи есть стоимость, которая, кроме прочих вводных, рассчитывается, исходя из стоимости часа задействованных сотрудников. Не зная, сколько реально затрачивается времени на задачи, невозможно оценить стоимость проекта и его рентабельность. Кроме того, учёт времени помогает оценивать производительность команды в целом или каждого конкретного сотрудника и на основе этого распределять нагрузку более эффективно.

Так как не все таск-менеджеры умеют считать время, некоторые компании ведут задачи в одном месте, а время считают в другом. Kaiten объединяет обе эти функции.

Чтобы запустить таймер, нужно нажать на иконку в шапке карточке:

В комментарии сотрудник может уточнить, что именно он будет делать. Эту информацию можно учитывать в дальнейшем при планировании задачи. Например, редактор увидит, что на расшифровку интервью с экспертом уходит больше времени, чем заложено. Значит, нужно либо пересмотреть эти часы, либо найти способ делать расшифровку быстрее.

Всё затреканное время отображается внутри карточки задачи. Когда задача будет выполнена, руководитель увидит общее время работы над задачей:

Если какое-то время не было затрекано в момент работы над задачей, его можно добавить вручную. Оно также будет учтено

6. Повторяющиеся задачи

Часто на проекте бывают повторяющиеся задачи. Например, команда маркетинга после выхода материала на сайте должна каждый день обновлять отчёт по эффективности публикации. Вместо того, чтобы каждый раз создавать новую задачу, в Kaiten можно создать её один раз и указать периодичность. Задача будет создаваться и появляться на доске автоматически.

В Kaiten можно создать задачи, которые будут повторяться ежедневно, еженедельно или ежемесячно

7. Суммарный отчет по задачам

Если в конце флайте нужно узнать, насколько эффективно поработала команда или каждый отдельный сотрудник, составляется отчет по выполненным задачам. Часто это делается вручную: поднимаются доксы, календари, чаты и т. д., что снова отнимает время. Kaiten позволяет одним кликом выгрузить завершенные задачи за указанный период. В таблице будет вся необходимая информация: название задачи, период работы, ответственный, заказчик, участники и многое другое. Также его можно скачать.

Итак, что должно быть в командном трекере, чтобы удалёнка удалась:

  • Отдельные карточки для каждой подзадачи. Полезно, если над одной задачей работает несколько человек, каждый отвечает за свой кусок работы и нужно контролировать каждый этап.
  • Визуальные сигналы, чтобы пометить срочность или проблему с задачей.
  • Несколько досок на одно пространство, если управляете разными отделами и проектами.
  • Чек-листы, из пунктов которых можно сделать отдельные задачи.
  • Тайм-трекер, чтобы оценивать затраченное время на каждую задачу и проект в целом.
  • Повторяющиеся задачи, которые будут автоматически появляться на доске в заданное время: ежедневно, еженедельно, ежемесячно.
  • Суммарный отчет по выполненным задачам за любой период одним кликом.

Если ваш таск-менеджер не помогает решать ваши ежедневные управленческие задачи, попробуйте внедрить Kaiten, воспользовавшись бесплатным тарифом.

А какие трудности возникают у вас при управлении проектами? Напишите в комментариях, а мы попробуем подсказать, как с этим можно справиться в Kaiten.

Вячеслав Цырульник
Придумал Kaiten
{ "author_name": "Kaiten", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 8, "likes": 11, "favorites": 36, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 183185, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 02 Dec 2020 15:23:33 +0300", "is_special": false }
0
8 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
0

Уже несколько лет думаю о том, откуда берутся такие цены. 500 рублей в месяц для пользователя за простую доску канбан с небольшими плюшками. Не проще ли купить готовый скрипт за те же 500 рублей у индусов и развернуть у себя на сервере? Такое решение будет независимым от внешних факторов, секьюрным (если инспекцию кода провести), дешевым, надежным и масштабируемым.
Или я ошибаюсь?

Ответить
4

900 000 рублей за простой бюджетный седан.

Не проще ли купить железную руду, выплавить металл и сделать нужные детали, а потом купить у индусов все нужные прокладки, резинки, фильтры, электронику и собрать всё вместе. Потом останется только заказать сидения у ближайшей мебельной фабрики или сделать их самому.

Ответить
1

Есть ли возможность формировать графики ганта?

Ответить
1

Никита, добрый день! У нас есть модуль Таймлайн, который позволяет планировать работу над проектом и связанными с ним задачами: 

Ответить
1

Почему нет сравнения с YouTrack, Asana, ClickUp, и даже Notion?

Ответить
0

Не было такой задачи. Но это хорошая идея для будущих статей. Спасибо!

Ответить
0

Это был комментарий не в той ветке, всем привет :-)

Ответить

Комментарии

null