Гайд: как привязать корпоративную почту к Google-аккаунту за 5 минут

Рассказываю, как привязать корпоративную почту вида [email protected] к Google-аккаунту и перестать позориться, отправляя личную почту [email protected] при запросе доступа к Google-документам.

Привет! Я Максим Павлов из KTS. Мы разрабатываем цифровые продукты для бизнеса на заказ. В работе мы часто используем гугл-документы. Поэтому кроме создания корпоративной почты для каждого нового сотрудника, мы также просили их создать гугл-почту вида [email protected].

Это было нужно, чтобы понять, кому конкретно выдан доступ, и меньше позориться, если нужно запрашивать доступ у клиентов.

Однако это создаёт впечатление не слаженного бизнеса с сотней сотрудников, а маленькой конторки из двух разработчиков и Зины — бухгалтера на аутсорсе. Недавно я разобрался, как положить этому конец.

Обычно в крупных компаниях я видел следующие варианты:

• Корпоративная почта от Яндекса за 249 рублей в месяц за сотрудника или через Mail.ru за 112 рублей в месяц за сотрудника.
• Свой собственный почтовый сервер, доступ к которому сотрудники получают через Outlook.

Первый нюанс — стоимость. В месяц за одну учётную запись нужно будет заплатить от $6 до $18 при оплате сразу за год. У нас в KTS, например, работает 100 сотрудников. Получается, что за месяц мы заплатим минимум $600, а за год и все $7200. При курсе $1 – ₽85 это «влетает» в 612 тысяч рублей — что уже довольно ощутимо.

К тому же сейчас, чтобы оплатить гугл-сервисы, нужно искать зарубежные карты, что добавляет комиссии на перевод денег и может быть довольно проблематично.

Есть два пути, как можно синхронизировать почты:

• Короткий путь. Всё кроме гугл календаря. В этом случае вы получаете возможность просматривать гугл-документы, если доступ был отправлен на корпоративную почту. А также вы можете заходить на встречи Google Meet без дополнительного подтверждения организатора. Это важно, так как в случае, если организатора встречи нет на созвоне, то человек не может зайти на него. В итоге всем срочно приходится создавать новую конференцию.

• Дополнительный трек. Подключение гугл календаря. Помимо всех перечисленных функций выше вы получаете ещё возможность просматривать приглашения на встречи в гугл-календаре. Также можно настроить пересылку сообщений из вашей корпоративной Яндекс или mail.ru почты в Google-почту.

Для просмотра документов и входа в Google Meet без необходимости дополнительно подтверждать ваше участие. Расписываю дальше каждый этап.

1. Перейдите по ссылке для добавления корпоративной почты как дополнительной
2. Во всплывшем окне введите свой текущий пароль от почты
3. Введите дополнительный адрес электронной почты (ваш корпоративный email)

4. На вашу корпоративную почту была отправлена ссылка. Перейдите по ней для подтверждения действия

Итог: Аккаунт готов, а авторизация заняла не больше 5 минут. Теперь вы можете просматривать google-документы и получать приглашения на встречи без необходимости дополнительных подтверждений.

Если кроме выдачи доступов к гугл-документам и подключения к Google Meet без подтверждения организатора вам, как и мне, хочется видеть все встречи в гугл календаре, нужно совершить дополнительные приседания.

Небольшой ликбез по тому, как работают календари: при отправке приглашения на встречу календарь организатора автоматически отправляет письмо, к которому прикрепляется специальный файл формата ICS. В нём содержится вся информация по встрече: кто организатор, когда пройдёт встреча, кто на неё приглашён.

Этот файл считывается календарем, который привязан к почте и в этом календаре отображается событие.

Наша задача — сделать так, чтобы все сообщения из корпоративной почты подтягивались в ящик google-почты. Тогда и вся информация по встречам будет дублироваться в Google Календаре. Расписываю дальше каждый этап, как это сделать.

Шаг№1. Разрешите доступ к почтовому ящику с помощью почтового клиента POP3

1. Перейдите по следующей ссылке в настройки Яндекс.Почты
2. Разрешите доступ к почтовому ящику с помощью протокола POP3
3. Поставьте галочку напротив «входящих»
4. Сохраните изменения

Шаг №2. Создайте пароль для внешнего приложения

1. Откройте страницу «Пароли приложений»
2. Если требуется, то дайте согласие на использование паролей приложений
3. Кликните на плюсик в разделе «почта»

4. Придумайте имя пароля. Например, “google”

5. Нажмите «далее». Там высветится ваш новый пароль — сохраните его.

1. Перейдите по ссылке в настройки паролей для внешних приложений
2. Нажмите «Добавить»

3. Введите название приложения, чтобы не забыть, для какой программы пароль

4. Скопируйте код

Шаг №3. Разрешите приём сообщений из вашего корпоративного аккаунта

1. Перейдите по ссылке в настройки гугл-почты.
   
2. В графе «Получать почту из других аккаунтов» нажмите на «Добавить почтовый аккаунт». Вас перекинет в новое жёлтое окно.
3. Введите адрес вашей корпоративной почты.

3. Кликните на строку «Импортировать письма из другого аккаунта (POP3)»

4. В строку «Имя пользователя» введите ваш полный почтовый адрес

5. В строку «Пароль» введите пароль, который сохранили в предыдущем шаге

6. В строку «POP-сервер» введите “pop.yandex.ru” или “pop.mail.ru” (в зависимости от того, какой почтой вы пользуетесь)

7. В выпадающем списке «Порт» выбираем 995

8. Проставьте галочку напротив строки «Всегда использовать защищенное соединение (SSL) при получении писем»

9. Если вы хотите и отправлять сообщения с google-почты, используя корпоративный домен, то поставьте галочку напротив строки «Да, я хочу иметь возможность отправлять письма с адреса __»

Шаг №4. Разрешите отображать на перенаправленные приглашения

1. Перейдите по ссылке в настройки своего гугл-календаря
2. Нажмите на свой основной календарь, выберите вкладку «другие уведомления»
3. Скорее всего, у вас пока не появилась галочка возможность поставить галочку «Разрешить отвечать на приглашения, перенаправленные с дополнительных адресов электронной почты». Обычно она появляется в промежутке от 15 минут до часа.
   
   Если не появилось за 15 минут, то зайдите через полтора часа, галочка скорее всего будет уже на месте.

Итог: теперь вы можете просматривать google-документы, доступ на которые был отправлен на корпоративную почту. Появилась возможность просматривать приглашения на встречи в Google Meet, которые были высланы на корпоративную почту. При подключении к конференциям организатору теперь не нужно дополнительно подтверждать ваше участие. Также вы можете читать письма из корпоративной почты на google-почте.

Самый продвинутый вариант настройки синхронизации почты занимает не больше 30 минут, но позволяет экономить от $72 в год на сотрудника. Если у вас уже не пять сотрудников, то в год это выливается в крупную сумму.

Изначально я писал эту статью как инструкцию для наших сотрудников, но решил, что она может быть полезна не только нам. Если вдруг у вас всё получится и это то, что вы хотели давным давно сделать, но не знали как, то буду рад фидбеку в комментариях.

***

Больше про то, как мы управляем KTS в нашем телеграм-канале — Программисты делают бизнес.