Управление портфелем проектов по методологии P3.express в Kaiten

Кейс Экспресс 42 про эффективное управление проектами в сфере DevOps.

В этом кейсе расскажем, как управлять проектами по методологии P3.express на примере Экспресс 42 — центра компетенций по построению процессов и платформ разработки ПО в digital-компаниях (DevOps). Как визуализировать шаги фреймворка на досках и сделать работу над проектами прозрачной для всех участников процесса — заказчиков, менеджеров и инженеров.

Своим опытом поделилась Юлия Фатеева — руководитель проектного офиса Экспресс 42, она занимается внедрением и оптимизацией процессов и поддержкой проектных руководителей.

Экспресс 42 предоставляет различные услуги в сфере DevOps — это и консалтинг, и проекты по выстраиванию DevOps процессов у заказчиков. Компания работает с крупными клиентами, такими как Авито, Тинькофф, Х5, Райффайзенбанк и др.

Кроме этого у Экспресс 42 есть собственные продукты — платформа для контейнерной разработки цифровых продуктов и система управления компетенциями StarsMap.

В среднем компания может одновременно работать над 10 проектами. Под каждый из них мы собираем команду из 5-8 специалистов, в которую входит руководитель проекта, аккаунт-менеджер, тех. лид, инженеры, и разработчики, при необходимости.

Для управления проектами мы выбрали методологию P3.express.

P3 расшифровывается как People, Projects & Products. P3.express — это фреймворк для управления проектами, который включает в себя 37 шагов от появления идеи проекта до получения выгод. Эти шаги делятся на 7 фаз.

Каждая фаза предполагает активную коммуникацию между участниками проекта, что позволяет избежать несостыковок и конфликтов и наладить связь между исполнителями и заказчиками.

Это не Agile подход, где работа над продуктом ведется итерациями. P3.express предполагает разбивку конечного продукта на некие составные части, над которыми одновременно работают разные члены команды. Очередность готовности каждого элемента продукта планируют руководители проекта.

Фреймворк работает по принципу Парето, где 20% усилий дают 80% результата.

В сервисе для управления проектами мы хотели визуализировать не только сами проекты и задачи, которые в них входят, но и сделать видимым выполнение шагов по фреймворку. Чтобы проджекты и участники команды понимали, как ведется работа по P3.express, и видели каждый шаг.

Мы создали в Kaiten типовые шаблоны досок для ведения проектов по нашей методологии.

Доска проекта состоит из двух частей:

• Канбан часть с этапами работы над конкретными техническими задачами «Очередь», «В работе» и «Готово»;
• и P3.express часть, разбитая на 7 колонок, которые визуализируют 7 фаз фреймворка. В каждой из колонке фазы лежат карточки с шагами работы по проекту. А внутри карточек — чек-листы, по которым нужно пройтись, и роли, которые в этом участвуют.

Этот шаблон используется для всех проектов. Он помогает придерживаться методологии P3.express. Например, когда мы стартуем проект, то смотрим в колонку «Запуск проекта» и выполняем шаги, которые в ней находятся: формируем команду, составляем project description, готовимся к запуску. И так по всем фазам. Проджект-менеджеру не нужно думать, что делать следующим шагом — все необходимые действия уже перечислены на его доске.

Приступая к новому проекту, проджект-менеджер делает копию этого шаблона и переносит доску на пространство Портфеля проектов, где мы следим за всеми текущими проектами.

Пространство с портфелем доступно всей компании. Каждый сотрудник может посмотреть, что происходит в его и в другом проекте, перенять опыт или поделиться своим мнением. Такой подход позволяет нам сделать работу прозрачной и увеличить вовлеченность сотрудников

Когда нам нужно продемонстрировать доску заказчику или когда мы работаем с внешними подрядчиками, то мы создаем отдельное пространство и копируем на него доску конкретного проекта. Так «внешние» участники получают доступ только к той информации, которая относится к их проекту.

Проджекты и тех-лиды в восторге от функции, которая позволяет создавать свои пространства, и копировать туда только доски тех проектов, с которыми они работают.

Для детального планирования проектов мы используем Диаграмму Ганта. На временной шкале распределяем задачи и людей, которые будут отвечать за их выполнение. Таким образом у нас получается распределять ресурсы и смотреть, чтобы их было достаточно для выполнения проекта в срок.

Еще по желанию используем трекер времени. Помимо работы над внешними проектами сотрудники могут выполнять некоторые внутренние задачи. И чтобы понимать, куда расходуется время, и учитывать это при распределении нагрузки, сотрудники запускают таймер при работе с дополнительными задачами.

Помимо проектных групп в Kaiten работают и другие отделы компании. Особенно хорошо адаптировались отделы продаж и HR.

На пространстве Отдела продаж колонки доски отображают все стадии взаимодействия с потенциальным клиентом: первый контакт, расчет, пресейл, оценка и т.д. Под каждый проект создается карточка и продвигается по колонкам.

Это удобно, потому что каждый сотрудник может зайти на это пространство, посмотреть, какие проекты находятся в проработке. Если проект покажется сотруднику интересным, то он может отметиться, что хочет в нем участвовать.

Кроме того, когда карточки на доске продаж попадают на этап оценки, где нужно вмешательство людей из производства, сразу видно, сколько из них нужно взять в работу и сколько ресурсов на это потребуется.

HR-отдел использует Kaiten в основном для онбординга новых сотрудников. У нас есть шаблон доски, с карточками-шагами, которые должен выполнить новый член команды. Например, знакомство с ключевыми людьми, изучение информации, контрольные точки и т.д. Когда новый человек приходит, для него создают пространство и помещают туда эту доску, и он сразу понимает, что его ждет на испытательном сроке.

Визуализация нашего процесса управления проектами помогает всем сотрудникам понимать, как мы ведем работу, и увеличивает вовлеченность инженеров в сам процесс. Без понятной картинки перед глазами в этом было бы сложно разобраться.

Kaiten помогает освободить голову для реально важных задач, потому что все процессные моменты записаны, шаблонизированы и автоматизированы.

Моя любимая фича Kaiten — это возможность создавать отдельные пространства и подтягивать на них доски, которые именно тебе нужны. Это очень удобно при работе с большим портфелем проектов.